淺談水利工程檔案的整理

程偉麗 劉秀賢 魏 萍

（東平縣水利局 山東 東平 271500）

1 水利工程檔案的重要性

水利檔案是一代又一代水利人在改造山河、治水興利的社會實踐中逐步積累起來的成果和經(jīng)驗，它是水利工作的歷史見證，是水利建設(shè)的參考依據(jù)，是水利科研的可靠資料，也是向水利干部群眾進(jìn)行宣傳教育的生動素材，更是水利發(fā)展歷史和水利工程施工人員活動的真實記錄和寶貴財富。

水利檔案是水利工程管理、運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作決策、設(shè)計的重要依據(jù)，對水利工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。所以水利部領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。它對工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。

收集、整理、利用和管理好水利技術(shù)檔案，可以更好地為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)，是水利建設(shè)和管理者的責(zé)任。

2 水利工程檔案的基本要求

水利技術(shù)檔案產(chǎn)生于基本建設(shè)全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運(yùn)行（使用）等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。水利工程技術(shù)檔案管理工作，關(guān)鍵要注意其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。對一些中小型水利工程，可在工程結(jié)束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規(guī)模大，投資大，周期長，就應(yīng)該按可研前期準(zhǔn)備，設(shè)計、施工和竣工驗收等幾個時期進(jìn)行同步歸檔整理。

從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且要形成文件，用制度固定下來。所謂統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)化就是對檔案和檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查，統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，對水利工程各階段技術(shù)檔案工作實現(xiàn)統(tǒng)計監(jiān)督。具體就是統(tǒng)計技術(shù)檔案的收進(jìn)、移出、結(jié)存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及其它等相關(guān)的各項內(nèi)容。只有使用統(tǒng)一的計量單位，統(tǒng)一格式的報表，才能有完整可靠的技術(shù)檔案數(shù)據(jù)。

檔案存放的庫房管理也要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，庫房標(biāo)準(zhǔn)化管理要有一套標(biāo)準(zhǔn)的辦法，庫房的建設(shè)包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，還要設(shè)有良好的通風(fēng)設(shè)備，保持庫房通風(fēng)，濕度等項指標(biāo)都要達(dá)到《檔案法》的要求。檔案庫房的設(shè)計還應(yīng)有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達(dá)到利用查找迅速、準(zhǔn)確。目前檔案查找效率多半根據(jù)檔案人員對檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術(shù)檔案專業(yè)性較強(qiáng)，其檔案不能象書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術(shù)檔案，因而檢索工具也要做到標(biāo)準(zhǔn)化，這也是檔案檔案管理考核的重要內(nèi)容。

4 水利工程檔案的分類

3 水利工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

首先，應(yīng)確定積累、立卷、歸檔等各環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其次建立標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關(guān)系及工作的周轉(zhuǎn)運(yùn)行圖等等，使其達(dá)到程序化。

水利工程檔案的分類，就是根據(jù)水利工程檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)和相互之間的聯(lián)系，把水利工程檔案劃分成一定的類別，從而使全部檔案形成一個縱橫關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。對水利工程檔案進(jìn)行分類的要求是：（1）要符合水利工程檔案形成的規(guī)律與特點(diǎn)。（2）只能采用一種分類方法。分類標(biāo)準(zhǔn)不一，會造成分類中的類別交叉現(xiàn)象，不利于管理與利用。水利工程的分類，通常運(yùn)用的有：按工程項目分類；按專業(yè)性質(zhì)分類；按流域分類；按年度分類；按專題分類。但實踐證明：一般水利工程檔案最基本的分類方法是工程分類法，即按工程項目進(jìn)行分類。這種分類方法，其大類的排列，可以按流域的大小順序排列，也可以按方位順序排列。其支流屬類的排列，可以按各支流在流域中位置，從上游向下游順序排列。各工程項目按時間的先后順序列，某些工程不是建在支流上而是在干流上的，是干流的直屬項目則以干流號和工程項目號直接表示。

此外，還有專業(yè)——工程項目分類法；設(shè)計階段——工程項目分類法。其著眼在按專業(yè)按設(shè)計階段分類，就不再具體分析了。

為了便于水利工程檔案的保管、統(tǒng)計、鑒定和利用，必須要對其編號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編碼結(jié)合各工程項目較為科學(xué)，對各類水利工程檔案，均可采取三、四、五層次的編號方法。這種分類、編號的優(yōu)點(diǎn)是：層次較多，眉目清楚，編號的方法簡便，以數(shù)字組成，各類間聯(lián)系緊密，查找方便，利于保密，同時，由于每項工程檔案按照自己的順序排列、編號，就解決了各自形成新的檔案續(xù)問題。

5 水利工程檔案整理的意義

搞好水利工程檔案的整理、分類、是對檔案進(jìn)行鑒定工作的基礎(chǔ)。只有經(jīng)過系統(tǒng)地整理分類后，才能進(jìn)行鑒別和比較，正確地確保其保存價值。

搞好水利工程檔案的整理、分類，便于了解和掌握整個水利工程檔案形成的過程和真實面貌。便于檔案人員熟悉家底，查找迅速。

搞好水利工程檔案的整理、分類，便于各項統(tǒng)計工作，是做好統(tǒng)計工作的重要基礎(chǔ)。