談對高校檔案利用服務能力提升的對策

李劍虹

（廣東機電職業(yè)技術學院 廣東 廣州 510510）

高校檔案是高校發(fā)展記憶的基石，是高校歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質量和完整程度影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存。 檔案工作是一項基礎性工作，提供檔案利用率是工作永恒的主題，做好這項工作對學校的發(fā)展必定大有裨益。

1 加快信息化建設，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

我們每個人都強烈地感受到信息快速發(fā)展所帶來的巨大沖擊，一方面，信息技術為現(xiàn)代檔案管理開辟了美好前景，另一方面， 信息技術也使得文件和檔案管理工作面臨著更多、更新、更復雜的難題。 新形勢下，檔案信息化建設是檔案部門適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路。 高校在檔案信息化建設中，要努力解決三個方面的問題：一是建設跨學校的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足； 二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設學校電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設和學校校務政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與學校公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。 做好檔案信息化建設，要爭取學校的大力支持，信息化建設的投入只有起點，沒有終點。爭取把檔案信息資源的開發(fā)與利用納入到學校、教育部門的信息化建設規(guī)劃中去。 只有學校的有力支持，檔案的信息化、現(xiàn)代化建設才能得到保證，為提高檔案利用率夯實基礎。

2 為學校中心工作服務，加強檔案資源建設

高校檔案館在制訂歸檔范圍和期限時，應特別重視學校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點建設項目、重大科研項目、重大改革工程、重要工作內容的檔案材料的范圍和期限，以便為學校保存有價值的歷史資料，同時也為學校的檔案信息化建設提供優(yōu)質的檔案資源。 對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務，全程跟蹤，同步發(fā)展，爭取實行預立卷，這樣會取得良好效果。

高校在檔案資源的積累和保存方面有得天獨厚的優(yōu)勢，例如，上海交通大學原校長謝繩武先生，有一次去檔案館查找一位南洋公學時期畢業(yè)的老校友的資料，由于上海交大歷史檔案全部數(shù)字化了，接待人員僅用了幾分鐘的時間就查到了這位校友的資料，謝校長喜出望外，對檔案館的工作大加贊賞，并當場表態(tài)再撥款50 萬元，支持檔案館繼續(xù)做好檔案的數(shù)字化工作。這是以服務促發(fā)展的真實寫照。又比如，南京大學檔案館積極拓寬服務功能，豐富服務形式和手段，為學生拍攝畢業(yè)證照片，既全面真實地保存了學生資料，加強了檔案資源建設，又擴大了資金來源，一舉多得。 他們建立的拉貝紀念館，也是拓展和利用檔案資源的生動例子，得到了德國西門子公司等的資金支持。

3 發(fā)掘高校文化資源，推進檔案服務創(chuàng)新

歷史是一面鏡子，檔案館可以建設成為愛國主義教育基地。 它既是凝聚校友飲水思源的紐帶，也是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂，還可作為推介學校的窗口、融資助學的媒介。 開發(fā)檔案信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進大眾，可以弘揚學校辦學傳統(tǒng)，提升大學文化，凝練大學精神，鼓舞、激勵、引導廣大師生心往一處想，勁往一處使，為學校改革和發(fā)展提供強大的精神動力。

大學是人才培養(yǎng)、 科學研究和社會服務的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所。 《周易》說：“觀乎人文，以化成天下。 ”意思是說，觀察人類文明的進展，就能用人文精神來教化天下。 所謂人文教化就是用人文精神教化人，文化的過程是教育，教育的目的是文化。 高校檔案館要積極發(fā)掘學校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設，檔案館與校史館要相互銜接、相互補充。 要充分利用檔案館豐富的校史資源，積極開展各類檔案資源的宣傳展示活動，如在學校重大紀念活動時搞小型展覽，在重要的政治活動、重要的紀念日、名人誕辰時發(fā)行紀念冊、回憶文集，舉辦陳列展等，更有效地發(fā)揮檔案館的作用，使其切實成為愛國主義教育的基地，以深厚的文化底蘊為社會主義核心價值體系建設提供強大的精神力量。

4 加大檔案工作的宣傳力度， 反饋信息改進工作，提高服務質量

通過多種渠道加大檔案工作的宣傳力度，由于檔案工作過去長期處于封閉狀態(tài)， 檔案服務大眾的功能不為世人所知，大眾利用檔案意識淡薄。 因此，學校無論是宣傳意識還是宣傳方式都應該加強宣傳力度，引導人們樹立正確利用檔案的意識，提供利用檔案的渠道和方法。 通過學校網(wǎng)站，新聞專欄，宣傳欄，圖片展，校報，宣傳冊等手段廣泛宣傳利用檔案的有關信息，介紹檔案利用的類型、內容、查閱方式以及借閱手續(xù)等，在提高檔案工作知名度的前提下，讓廣大師生員工不斷了解利用檔案的意義和方法， 逐步強化利用檔案的意識。 檔案信息的反饋是改進服務、預測服務方向，提高服務質量的有效手段。 在提供利用的同時，一方面及時向廣大師生及有關人員了解利用檔案效果的實例， 以此來宣傳檔案工作，擴大檔案工作的影響；另一方面針對反饋信息進行分析研究，發(fā)現(xiàn)存在的不足，及時加以改進，從而更好的提供信息服務。 高校檔案利用的信息反饋應該考慮到利用主體的特點，這樣才更有針對性。 高校檔案的利用主體是校內各單位、教職員工和學生， 而且從空間分布上來說是在學校范圍之內，開展效益反饋工作比較容易。 尤其是單位和教職員工，穩(wěn)定性大，利用頻率也高，聯(lián)系起來也方便，各種措施可以交替使用。另一類是畢業(yè)生。這類利用主體雖然人數(shù)相對少，但空間分布極為分散，這就為效益反饋工作帶來了很大難度。 但是往往所得的效益實例會比較典型， 我們除了采取實地調查、電話采訪以及分發(fā)檔案信息反饋表等方式外，還可以通過網(wǎng)絡開展，如通過郵件、QQ 等現(xiàn)代化聯(lián)系方式分法檔案信息反饋表等。

5 提高檔案利用工作積極性的策略

5.1 利用主體： 高校檔案的利用主體可以大體分為兩類，一類是校內各單位、教職員工和學生，這是高校檔案最大的利用主體，尤其是單位和教職員工，穩(wěn)定性大，利用頻率也高。一類是畢業(yè)生。 這類利用主體雖然人數(shù)相對少，空間分布極為分散，這就為效益反饋工作帶來了很大難度。

5.2 檔案類別： 教學檔案利用頻率最高， 財會檔案次之，黨群、行政類檔案第三。

5.3 檔案利用特點

5.3.1 周期性明顯。 從類別上看，高校檔案中教學檔案的數(shù)量最多、利用頻率也是最高的，這與學校以教學工作為中心是相一致的。 于此相對應，高校檔案的利用在實踐中呈現(xiàn)出明顯的周期性。 具體而言，最頻繁的是5-6 月份，一方面這一時期是畢業(yè)生求職、 出國留學等需要辦理有關手續(xù)的高峰期，另一方面，準備評審材料的教職員工也需要查閱檔案材料。

5.3.2 波動性強。 高校檔案利用與高校政策及建設緊密相關，如高校校園建設、本科評估等，會使高校基建檔案、教學檔案、行政檔案等的需求量陡然增加，相應的利用數(shù)量也會突然增大，因此從縱向比較來看，各年份的利用波動也非常大。

5.4 對應策略

5.4.1 高頻檔案優(yōu)先處理。 高校檔案工作部門要特別注意對本校檔案利用頻率高的類別進行重點的收集、整理、保管，提高其收齊率和完整率；不僅要用規(guī)定的檔案管理軟件將檔案信息輸入到計算機里，而且要編制多種檢索工具，編寫各種形式的匯編資料（重要文件匯編、基礎數(shù)據(jù)匯編、組織沿革等）。

5.4.2 通盤考慮合理安排。 高校檔案工作應通盤考慮全年各個階段的工作， 在每年的上半年的1-4 月和下半年的7-10月，主要精力放在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、和編研工作上。在上半年的5-6 月和下半年的11-12 月則要集中精力做好服務工作，即對利用者查詢服務，又對教學院、系、機關等單位的兼職檔案員進行業(yè)務指導等工作。

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