潘 亮
(山東農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館 山東 泰安 271018)
統(tǒng)計(jì)學(xué)的定義不止一個(gè),《金明牛津英語(yǔ)詞典》所下的定義:統(tǒng)計(jì)學(xué)是“收集用數(shù)字表示的事實(shí)與資料,并對(duì)這些資料進(jìn)行分類(lèi)的學(xué)問(wèn)”。[1]圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)在我國(guó)自古就有。 特別是到了20 世紀(jì)20 年代,有很多人為了利用統(tǒng)計(jì)來(lái)指導(dǎo)圖書(shū)館的活動(dòng),科學(xué)地管理圖書(shū)館,曾經(jīng)撰寫(xiě)和翻譯了有關(guān)圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)方面的文章,1932 年陳豪楚在《浙江省圖書(shū)館館刊》上發(fā)表的“中國(guó)圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)問(wèn)題”一文。 新中國(guó)成立之后,一大批高質(zhì)量的論文,如1954 年在《廣西圖書(shū)館簡(jiǎn)訊》上發(fā)表的《有關(guān)圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)的幾個(gè)問(wèn)題》一文,1964 年在《圖書(shū)館雜志》上發(fā)表的《試談圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)工作》一文,以及1981 年在《四川省圖書(shū)館學(xué)報(bào)》上發(fā)表的《圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)的學(xué)的理論與實(shí)踐》一文等,都充分說(shuō)明圖書(shū)館的統(tǒng)計(jì)越來(lái)越為廣大圖書(shū)館的工作者所重視,并為科學(xué)管理圖書(shū)館起到了有益的作用。 同時(shí)也為形成與建立圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)學(xué)奠定了基礎(chǔ)。1987 年李景春編制了《圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)學(xué)》一書(shū),首次在國(guó)內(nèi)較系統(tǒng)地探討了圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,做出了積極的貢獻(xiàn)。 同時(shí),也在很大程度上促進(jìn)了我國(guó)圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)學(xué)的發(fā)展。 圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)學(xué)的研究?jī)?nèi)容包括:圖書(shū)館的統(tǒng)計(jì)調(diào)查;圖書(shū)館資料整理;圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)綜合指標(biāo);圖書(shū)館的動(dòng)態(tài)數(shù)列;圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)指數(shù);圖書(shū)館藏書(shū)統(tǒng)計(jì);圖書(shū)館讀者統(tǒng)計(jì);圖書(shū)館借閱統(tǒng)計(jì);圖書(shū)館輔助統(tǒng)計(jì);圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)分析;圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)圖等十一個(gè)部分。[2]
統(tǒng)計(jì)工作是圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分, 是對(duì)圖書(shū)館實(shí)行量化管理的主要途徑和手段。 高校圖書(shū)館的統(tǒng)計(jì)工作是全國(guó)教育系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)體系的重要組成部分。 是圖書(shū)情報(bào)工作者教學(xué)和科研的重要參考。 高校圖書(shū)館由于其為教學(xué)與科研服務(wù)的自身特點(diǎn),對(duì)書(shū)刊經(jīng)費(fèi)使用、藏書(shū)結(jié)構(gòu)優(yōu)化、采購(gòu)管理決策、業(yè)務(wù)量分布、流通閱覽策略等必須以統(tǒng)計(jì)工作為科學(xué)依據(jù)。 因此,統(tǒng)計(jì)工作在高校圖書(shū)館中應(yīng)用廣泛,統(tǒng)計(jì)工作在圖書(shū)館的各領(lǐng)域發(fā)揮作用。
對(duì)高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō),應(yīng)努力適應(yīng)高校教學(xué)和科研的需要,建設(shè)具有本校特色的文獻(xiàn)保障體系, 開(kāi)發(fā)文獻(xiàn)資源, 做好流通、閱覽和讀者服務(wù)工作,開(kāi)展參考咨詢(xún)和情報(bào)服務(wù),加強(qiáng)圖書(shū)館的學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng),采用最新的現(xiàn)代化技術(shù)和方法,把最有價(jià)值、最有針對(duì)性的文獻(xiàn)情報(bào)以最快的速度提供給讀者,更需要統(tǒng)計(jì)工作的支持,在高校圖書(shū)館中著不可代替的地位和作用。 因此,圖書(shū)館的統(tǒng)計(jì)問(wèn)題值得我們深入研究和思考。
新時(shí)期高校圖書(shū)館是信息資源的組織者、傳播者,每天進(jìn)行著大量的數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)工作是圖書(shū)館科學(xué)管理的基礎(chǔ), 因?yàn)樵趫D書(shū)館實(shí)行科學(xué)管理的全過(guò)程中, 其計(jì)劃、組織、調(diào)整、控制的各個(gè)環(huán)節(jié), 都始終離不開(kāi)對(duì)相關(guān)現(xiàn)實(shí)資料的統(tǒng)計(jì)分析。 數(shù)據(jù)不能憑空想象,只能通過(guò)統(tǒng)計(jì)工作來(lái)獲取。圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)人員通過(guò)統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)資料的整理和統(tǒng)計(jì)分析所得出的數(shù)量指標(biāo)能夠全面地反映圖書(shū)館各種資源的擁有情況、所處狀態(tài)和利用程度,從而為圖書(shū)館開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供重要依據(jù)。 例如:通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)采購(gòu)、編目加工和文獻(xiàn)資料的入庫(kù)等統(tǒng)計(jì),可及時(shí)掌握?qǐng)D書(shū)館的館藏文獻(xiàn)數(shù)量、種類(lèi)、入館時(shí)間、文種來(lái)源、館藏地等;通過(guò)對(duì)讀者的統(tǒng)計(jì),可以了解讀者的流量、讀者的構(gòu)成;通過(guò)對(duì)借閱情況統(tǒng)計(jì),可以了解各種文獻(xiàn)的流通量和不同種類(lèi)藏書(shū)的流通周期,動(dòng)態(tài)的反映出館藏的使用情況;通過(guò)對(duì)讀者咨詢(xún)工作的統(tǒng)計(jì),可以使我們有針對(duì)性地開(kāi)展讀者服務(wù),以及時(shí)修正我們的服務(wù)模式和服務(wù)方式。 這些數(shù)據(jù)是圖書(shū)館的各個(gè)工作環(huán)節(jié)的第一手資料,它們反映了圖書(shū)館整個(gè)工作的基本環(huán)節(jié),為圖書(shū)館制定各種規(guī)章制度、遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃和近期工作任務(wù)提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù),它是高校圖書(shū)館進(jìn)行科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。
“讀者第一、服務(wù)至上”是高校圖書(shū)館的服務(wù)宗旨,做好讀者服務(wù)是圖書(shū)館的首要工作,要做好讀者服務(wù)工作,就必須對(duì)讀者和館藏文獻(xiàn)信息的動(dòng)態(tài)指標(biāo)有一定的了解,而各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)是通過(guò)統(tǒng)計(jì)得到的。 如:流通部門(mén)ILAS 系統(tǒng)方便、快捷,對(duì)讀者利用文獻(xiàn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,可以反映出不同年級(jí)不同專(zhuān)業(yè)的學(xué)生對(duì)各類(lèi)文獻(xiàn)信息的需求,新時(shí)期隨著高校的合并和擴(kuò)招,校區(qū)分散,采購(gòu)人員要適當(dāng)調(diào)整文獻(xiàn)采購(gòu)的品種和復(fù)本數(shù)量;及時(shí)對(duì)館藏做出調(diào)整。 通過(guò)對(duì)拒借率的統(tǒng)計(jì),可以計(jì)算出各類(lèi)文獻(xiàn)資料的拒借率,從而檢驗(yàn)一定時(shí)期內(nèi)館藏文獻(xiàn)對(duì)讀者需求的滿(mǎn)足率。 所以,要充分開(kāi)發(fā)與利用館藏文獻(xiàn)信息資源,最大限度地降低拒借率、提高讀者到館率和閱覽滿(mǎn)座率,提高讀者服務(wù)工作的質(zhì)量,就要準(zhǔn)確、及時(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析工作,根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果,開(kāi)展有針對(duì)性的服務(wù),從而提高文獻(xiàn)利用率,為讀者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
文獻(xiàn)資源建設(shè)是高校圖書(shū)館工作的重中之重。 高校圖書(shū)館館藏包括了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)、 電子文獻(xiàn)和其它類(lèi)型文獻(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下, 文獻(xiàn)資源建設(shè)包括對(duì)虛擬館藏和網(wǎng)上信息組織能力以及虛擬館藏利用率的統(tǒng)計(jì),可通過(guò)隨機(jī)閱讀和下載資源的學(xué)科覆蓋率、網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)時(shí)間和信息含量、利用資源的閱覽人次等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
圖書(shū)館根據(jù)各自的任務(wù)確定文獻(xiàn)信息的采購(gòu)數(shù)量、重點(diǎn)、各類(lèi)文獻(xiàn)的比例等,而這些必須以統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)為前提。通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)部門(mén)定期提交的文獻(xiàn)采購(gòu)數(shù)量和費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及分編、加工、入庫(kù)到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)文獻(xiàn)數(shù)量的統(tǒng)計(jì)分析,使館領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解和掌握采編部門(mén)的文獻(xiàn)資源采購(gòu)、工作狀況和藏書(shū)建設(shè)的內(nèi)容,并結(jié)合各業(yè)務(wù)部門(mén)各種文獻(xiàn)利用情況的統(tǒng)計(jì)分析,從而有計(jì)劃、有重點(diǎn)、步驟地使用圖書(shū)館文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi); 制訂、 完成各種文獻(xiàn)資源建設(shè)計(jì)劃、進(jìn)行館藏分配決策。
新時(shí)期的高校圖書(shū)館, 隨著數(shù)字圖書(shū)館的發(fā)展,ILAS 系統(tǒng)、電子閱覽室的金盤(pán)系統(tǒng)以及圖書(shū)館遠(yuǎn)程訪問(wèn)系統(tǒng)普遍被高校圖書(shū)館所使用,大學(xué)生在圖書(shū)館采用自我服務(wù)的形式越來(lái)越多。 通過(guò)自定時(shí)間與地點(diǎn)、自我搜尋與檢索方式、自行判斷優(yōu)劣而獲取所需文獻(xiàn)與信息, 在這種情況下, 圖書(shū)館對(duì)大學(xué)生的導(dǎo)引與咨詢(xún)工作就日益重要。 而有效的咨詢(xún)工作同樣也是建立在對(duì)文獻(xiàn)( 包括實(shí)體文獻(xiàn)、虛擬文獻(xiàn)) 利用、讀者需求的統(tǒng)計(jì)分析上, 統(tǒng)計(jì)工作提供了有利的保障。
統(tǒng)計(jì)工作在高校圖書(shū)館還沒(méi)有引起人們的充分重視,統(tǒng)計(jì)工作還未進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,盲目性大,嚴(yán)重影響圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。 如館藏結(jié)構(gòu)與現(xiàn)實(shí)情況脫鉤, 流通部門(mén)拒借率高。各項(xiàng)數(shù)據(jù)不完整、不精確,因此,無(wú)法找出問(wèn)題所在,也就無(wú)法改進(jìn)工作。 主要反映在以下幾個(gè)方面:
目前, 許多高校圖書(shū)館對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的意義和作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí),還沒(méi)用把統(tǒng)計(jì)工作提到一定的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。有的圖書(shū)館只把統(tǒng)計(jì)工作作為一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)來(lái)完成, 認(rèn)為統(tǒng)計(jì)就是填填報(bào)表,報(bào)表一完成統(tǒng)計(jì)工作也就結(jié)束了,沒(méi)有把它當(dāng)作管理決策的依據(jù)。有的圖書(shū)館,統(tǒng)計(jì)工作還停留在數(shù)字的簡(jiǎn)單收集,整理上,統(tǒng)計(jì)結(jié)果只是僅僅是“原始數(shù)據(jù)”,反映的是短暫、表面的現(xiàn)象,對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)缺乏深層次的分析和研究。 究其原因, 主要是統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱和對(duì)統(tǒng)計(jì)工作重視與支持程度不夠造成的,從而影響了統(tǒng)計(jì)工作的正常開(kāi)展。
沒(méi)有明確的規(guī)章制度,一切要求就會(huì)空泛無(wú)力。 有的圖書(shū)館沒(méi)有建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)制度, 使統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法按一定程序常進(jìn)行。 有的館統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)薄弱,統(tǒng)計(jì)工作數(shù)據(jù)不準(zhǔn),隨意性較大,對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏調(diào)查、分析與研究。統(tǒng)計(jì)審核,查詢(xún),訂正等制度不健全,造成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。
許多傳統(tǒng)的指標(biāo)體系和方法已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期高校圖書(shū)館的管理的要求,如:傳統(tǒng)的館藏概念與新時(shí)期的館藏概念有所不同。高校圖書(shū)館所采購(gòu)的文獻(xiàn)有一部分是電子圖書(shū)、電子期刊、光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)等。 各館在統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)方面有一定差異,如:借閱率的統(tǒng)計(jì)、到館率的統(tǒng)計(jì)有的包括電子文獻(xiàn)等的統(tǒng)計(jì),有的對(duì)電子文獻(xiàn)等未作統(tǒng)計(jì)。 這樣,就使各館的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)在某些方面因缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),而沒(méi)有可比性。
圖書(shū)館各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)和重視,將直接關(guān)系到圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)工作開(kāi)展的深入程度。 作為館領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)重視圖書(shū)館各個(gè)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)工作,把統(tǒng)計(jì)工作列入議事日程,加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管,經(jīng)常督促檢查,具體指導(dǎo),提高全館人員對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的的意義、工作、任務(wù)、和要求的認(rèn)識(shí),將統(tǒng)計(jì)工作視為提圖書(shū)館管理水平和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要任務(wù)。
圖書(shū)館應(yīng)建立完善各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)制度, 使統(tǒng)計(jì)制度作到程序化、標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。 所謂程序化,是指各部門(mén)統(tǒng)計(jì)工作必須按一定程序進(jìn)行,保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性,通常有日記錄,周統(tǒng)計(jì),月匯總,學(xué)期匯總,學(xué)年匯總及分析等多種形式,各項(xiàng)工作應(yīng)做到有條不紊,緊密相連。 所謂常規(guī)化,是指一切統(tǒng)計(jì)工作都要按規(guī)定始終如一、堅(jiān)持不懈地進(jìn)行,堅(jiān)決不搞“突擊”,不搞“會(huì)戰(zhàn)”,應(yīng)付檢查,以確保時(shí)間上做到及時(shí),質(zhì)量上做到準(zhǔn)確。 所謂標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范,是指各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作要嚴(yán)格執(zhí)行館里制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,認(rèn)真、如實(shí)地統(tǒng)計(jì),而且,統(tǒng)計(jì)指標(biāo)名稱(chēng),整理、分析所用的技術(shù)方法應(yīng)盡可能統(tǒng)一、規(guī)范,以求統(tǒng)計(jì)工作的高效率和可靠性。
在圖書(shū)館信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的今天,統(tǒng)計(jì)指標(biāo)不應(yīng)局限于過(guò)去的指標(biāo)體系, 而應(yīng)根據(jù)工作的實(shí)際需要有所變化,及時(shí)增加新的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容,完善統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系,不斷制定新的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。在信息時(shí)代,應(yīng)加強(qiáng)讀者咨詢(xún)、電子資源建設(shè)、網(wǎng)上資源的開(kāi)發(fā)與利用及資源共享方面的統(tǒng)計(jì)。 為讀者服務(wù)奠定基礎(chǔ)。 在統(tǒng)計(jì)指標(biāo)明確、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)確定的情況下,應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析與研究。 統(tǒng)計(jì)分析與研究一直是圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)工用的薄弱環(huán)節(jié),單純的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)只是骨架、軀干,只有加以分析與研究,才能賦予其靈魂。
圖書(shū)館管理科學(xué)化,對(duì)統(tǒng)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性提出了更高的要求。 要對(duì)某些大量的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的歸納整理、優(yōu)化統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)范統(tǒng)計(jì)報(bào)表,單靠手工方式數(shù)據(jù)處理是很難做到的,因此,必須利用現(xiàn)代化工具——計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)處理統(tǒng)計(jì)信息。 隨著計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)為核心的信息處理技術(shù)的飛速發(fā)展,統(tǒng)計(jì)信息的收集、加工、傳輸和計(jì)算更快捷、全面。 如利用ILAS 系統(tǒng)可以完成不同年級(jí)的學(xué)生在所有館藏對(duì)每一本書(shū)的借閱情況;金盤(pán)系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)每個(gè)學(xué)生的上機(jī)時(shí)間以及隨時(shí)鑒控上機(jī)的內(nèi)容;遠(yuǎn)程訪問(wèn)系統(tǒng)的超星數(shù)字圖書(shū)館、中國(guó)期刊網(wǎng)、萬(wàn)方數(shù)據(jù)資源等系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)訪問(wèn)人數(shù); 通過(guò)電子表格軟件Excel 來(lái)完成文獻(xiàn)資源建設(shè)統(tǒng)計(jì)過(guò)程中的賬目的登記與管理、 數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總以及數(shù)據(jù)分析。計(jì)算機(jī)用于圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)信息處理可使統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化。 計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)完成了過(guò)去人們手工計(jì)算難以做到的大量的數(shù)據(jù)整理、統(tǒng)計(jì)分析和統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)工作,再加上統(tǒng)計(jì)軟件包的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用,使計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)更加趨向成熟。 因此,作為圖書(shū)館必須加快統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化建設(shè)的步伐,力求統(tǒng)計(jì)工作的高效和可靠,為領(lǐng)導(dǎo)決策和管理發(fā)揮其更大的作用。
總之, 圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)工作是圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作的重要組成部分,是人們認(rèn)識(shí)和了解圖書(shū)館各項(xiàng)工作的依據(jù)和有力武器,是圖書(shū)館全面實(shí)行科學(xué)管理的重要手段、方法、基礎(chǔ)和前提。 圖書(shū)館工作者,應(yīng)不斷分析、研究和掌握統(tǒng)計(jì)這一認(rèn)識(shí)事物的武器和科學(xué)管理方法,建立健全圖書(shū)館各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)制度,促進(jìn)圖書(shū)館工作不斷改進(jìn)和提高,加強(qiáng)圖書(shū)館各項(xiàng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化和科學(xué)化,使圖書(shū)館更加科學(xué)、健康、和諧的發(fā)展。
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