淺析辦公室檔案信息化管理策略

鄭藝

摘 要：辦公室檔案管理作為單位管理工作的重要內(nèi)容，在當(dāng)前信息化時代背景下，辦公室檔案管理工作內(nèi)容十分繁雜，為了能夠進(jìn)一步規(guī)范辦公室檔案管理工作，則需要充分的利用信息化手段來加快推動辦公室檔案信息化建設(shè)，努力提高辦公室檔案管理的信息化水平，更好的發(fā)揮出辦公室檔案的重要價值和作用。文中分析了辦公室檔案信息化管理工作的內(nèi)容，并進(jìn)一步對提高辦公室檔案信息化管理水平的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案;信息化管理;內(nèi)容;策略

在當(dāng)前信息化時代背景下，檔案工作中信息化技術(shù)的引入，有效的提升了檔案信息化水平。在實際辦公室檔案管理工作中，通過強化檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這無論是對于檔案管理工作效率還是檔案利用效率的提升都具有極為重要的意義，可以使辦公室檔案工作能夠更好服務(wù)于單位的發(fā)展和建設(shè)。

1 辦公室檔案信息化管理工作的內(nèi)容

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在辦公室檔案信息化管理工作推進(jìn)過程中，需要積極對檔案信息化管理的軟硬件進(jìn)行建設(shè)，并通過打造一個通用的檔案信息管理平臺，從而為檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)提供重要的基礎(chǔ)保障。

1.2 檔案信息資源建設(shè)

在辦公室檔案信息化管理工作推進(jìn)過程中，通過實施檔案信息資源建設(shè)，并加快促進(jìn)檔案信息管理庫、公共檔案管理信息和數(shù)字檔案信息資源庫能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一，從而為檔案信息化建設(shè)工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

在辦公室檔案信息化建設(shè)過程中，宜結(jié)合當(dāng)前我國的實際國情，各單位結(jié)合自身的實際情況，基于原有規(guī)范基礎(chǔ)上來制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而實現(xiàn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1.4 加強應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是辦公室檔案信息化建設(shè)工作中較為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，通過建設(shè)具體的應(yīng)用系統(tǒng)，使其與檔案設(shè)計和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相符，實現(xiàn)軟件產(chǎn)品的信息化和通用化，保證應(yīng)用系統(tǒng)的適用性。在做好辦公室檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要重視先進(jìn)人才的引進(jìn)，強化對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，為檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)提供重要的保障。

2 提高辦公室檔案信息化管理水平的策略

2.1 創(chuàng)新管理理念，提高對辦公室檔案信息化管理的重視

在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中，要求單位領(lǐng)導(dǎo)層在積極對自身的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，加大對辦公室檔案管理工作的重視，在實際工作中需要意識到辦公室檔案信息化管理工作是一項必然做好的基礎(chǔ)性工作，其對于單位發(fā)展具有極為重要的意義。因此在實際工作中應(yīng)將辦公室檔案信息化管理工作納入到單位整體發(fā)展規(guī)則中來，并加大支持力度，為辦公室檔案信息化管理工作的開展打造良好的環(huán)境。辦公室檔案管理人員也應(yīng)提高思想上的重視度，特別是在當(dāng)前數(shù)字化背景下，更需要在實踐工作中融入現(xiàn)代信息化管理理念，并樹立良好的信息安全管理意識，有效的保證檔案信息和文件的安全性和可靠性。

2.2 加強辦公室電子檔案管理，提高檔案資源的利用率

信息化時代背景下，辦公室檔案管理工作需要加快轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，重視對電子檔案信息的管理。在實際工作中需要借助于互聯(lián)網(wǎng)來做好檔案信息和數(shù)據(jù)的收集工作，并積極創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)中心，針對于所有部門的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，加快促進(jìn)檔案信息共享的實現(xiàn)。由于電子檔案更易于保存，在信息采集、整理和歸檔等工作中更具便捷性，無論是對提高檔案管理工作效率還是降低檔案管理人員工作量都具有極為重要的意義。另外，通過加強辦公室電子檔案管理，還可以實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息和資料的在線采集，通過在線服務(wù)來促進(jìn)檔案利用率的提升，確保檔案價值的實現(xiàn)。

2.3 積極建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)，全面提高辦公室檔案管理工作效率

為了能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好的發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢，需要積極建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，通過將檔案管理與信息化技術(shù)深度融合，利用檔案管理系統(tǒng)來針對檔案開展科學(xué)和規(guī)范的管理。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要對計算機技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)范，加快建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案信息化管理工作的開展配備好軟硬件設(shè)施，通過制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和使用方法。針對于軟件方面宜具體結(jié)合辦公室檔案管理和數(shù)字化建檔標(biāo)準(zhǔn)要求，使用統(tǒng)一的軟件，并規(guī)范軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，以此來提高檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

2.4 打造檔案信息化管理平臺，促進(jìn)檔案信息的共享的實現(xiàn)

辦公室檔案管理工作要做好檔案管理一體化理念的貫徹工作，并要通過文件檔案高效整合來提升檔案管理效率。在實際工作中，辦公室檔案管理人員需要做好數(shù)字化設(shè)備和檔案信息融合落實工作，積極打造檔案信息化管理平臺，并設(shè)置相應(yīng)的板塊和使用權(quán)限，這樣無論是管理人員還是普通用戶都能夠不受時間和空間制約來查詢自己所需要的資源。在辦公室檔案信息化建設(shè)過程中，單位各部門之間、各相關(guān)單位之間還要進(jìn)一步加強聯(lián)動，并通過構(gòu)建信息資源共享平臺，加快推動檔案信息共享的實現(xiàn)，有效的促進(jìn)辦公室檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，全面提升辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.5 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案管理綜合水平

在當(dāng)前辦公室檔案管理工作開展過程中，需要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步提升檔案管理工作的綜合水平。將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理實踐中來，? 能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的快速搜集和整理，同時還能夠針對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和分析，并形成有價值的信息，促進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。在具體應(yīng)用過程中，宜配備好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息存儲設(shè)備，并重視數(shù)據(jù)信息的收集和整合，針對技術(shù)算法進(jìn)行優(yōu)化，具體分析收集到的信息，深入挖掘檔案信息的價值，并積極指引下一步工作，為辦公室檔案信息化管理工作的有序推進(jìn)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.6 強化培訓(xùn)教育，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中，檔案管理人員經(jīng)過專業(yè)和系統(tǒng)檔案管理知識學(xué)習(xí)的較少，而且對信息技術(shù)缺乏了解，在實際工作中也無法有效的利用信息技術(shù)來解決檔案管理工作中的問題。針對于這種情況，需要重視專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員的引進(jìn)，并針對現(xiàn)有檔案管理人員開展有效的培訓(xùn)。具體培訓(xùn)方式較為多樣，具體可以采取集中培訓(xùn)、專題講座和網(wǎng)絡(luò)視頻等方式，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)知識和專業(yè)技能水平的提升。單位還應(yīng)建立完善的長效培訓(xùn)學(xué)習(xí)機制，定期開展集中化培訓(xùn)和拓展培訓(xùn)，并針對培養(yǎng)人員實施考核，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，積極推進(jìn)辦公室檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

3 結(jié)束語

辦公室檔案管理工作十分繁瑣，但其作為各單位管理工作中最為基礎(chǔ)性的一項內(nèi)容，在單位發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。因此針對于辦公室檔案管理工作，需要重視對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，加快推動檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升辦公室檔案信息化管理水平。在實際工作中，檔案管理人員需要提高自身的創(chuàng)新意識，并加快推動辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)，通過檔案信息管理系統(tǒng)來實現(xiàn)辦公室檔案信息的高效管理，更好的發(fā)揮出辦公室檔案信息資源的實際效能，使其更好服務(wù)于單位的發(fā)展和建設(shè)。

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