高校檔案管理創(chuàng)新淺談

崔愛榮

（德州學院 山東 德州 253023）

近年來，隨著社會改革和建設的不斷發(fā)展，必然也要求學校及其檔案工作改革和發(fā)展， 學校檔案工作是學?？茖W管理的重要組成部分。 學校的檔案室是學校檔案管理部門，擔負著學校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統(tǒng)計、保管、開發(fā)、利用等工作，而要實現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新，首先要從管理意識形態(tài)即管理思想上創(chuàng)新，繼而在具體的檔案管理全程各個環(huán)節(jié)上遵循創(chuàng)新思想。

現(xiàn)階段，由于高等教育事業(yè)的日益發(fā)展，高校檔案工作有了很大進步，檔案部門的基礎設施和條件得到了較大的改善，檔案基礎工作和信息化建設不斷加強，社會服務功能不斷拓寬，檔案法制意識也逐步增強。 但我們也應該看到，目前高校檔案管理工作還存在一些與時代發(fā)展不相適應的問題。 如檔案館在收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務方式的單一性，服務手段的滯后性等，這就要求我們必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新，持續(xù)發(fā)展，才能與時俱進，開創(chuàng)高校檔案工作的新局面。

1 高校檔案工作創(chuàng)新的必須性

1.1 信息社會的發(fā)展需要創(chuàng)新

計算機技術(shù)、 現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展告訴我們?nèi)祟惿鐣鸩竭M入網(wǎng)絡信息時代。 各行各業(yè)都需要高質(zhì)高效的信息服務，高校檔案部門作為社會信息資源的一部分，當然也不例外。 人們對高校檔案信息的需求量與日俱增，需求范圍也日益廣泛。 所以，高校檔案工作必須不斷創(chuàng)新，與時俱進，擺脫傳統(tǒng)的管理體制、陳舊的觀念以及落后的服務手段，根據(jù)信息社會發(fā)展要求和高校改革發(fā)展的需求， 重新確定檔案工作思路和目標，在體制上、管理上以及服務上做好調(diào)整，滿足高校日新月異的需要和管理育人、服務育人工作的需要，充分發(fā)揮高校檔案的價值。

1.2 檔案人員意識需要創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新取得成功的保證，高校檔案人員必須改變過去那種“重保管、輕利用”的觀念，確立現(xiàn)代化管理意識，把檔案管理的知識化、網(wǎng)絡化、社會化作為檔案工作的管理目標。把對檔案的開發(fā)利用作為中心工作，最大限度地發(fā)揮檔案的價值，為利用者提供快捷、便利的服務，滿足教職工和社會利用者對查詢的需要。同時，有針對性地學習檔案立卷、著錄、計算機管理、電子文件歸檔、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能，以保證專業(yè)知識的更新和補充，成為復合型人才，以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，迎接電子化管理時代的到來。要勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，爭取在業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。

1.3 服務手段和利用方式需要創(chuàng)新

服務創(chuàng)新的唯一出路是走信息化道路，有針對性的開發(fā)檔案信息資源，對利用率高、保存價值大的檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，利用校園網(wǎng)、檔案管理軟件等平臺實現(xiàn)資源共享。 例如，我校使用網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng)以來，對各部門形成的文件由兼職檔案員進行收集、立卷、歸檔，上交紙質(zhì)文件，同時上傳電子文件，各兼職檔案員對各自上傳的文件可隨時查詢利用，方便了日常工作。同時，我們對庫存中保存價值大、利用率高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立檔案數(shù)據(jù)庫，教工可在網(wǎng)上進行數(shù)據(jù)查詢，大大方便了管理、科研、教學等各部門對檔案的利用。

1.4 編研工作需要創(chuàng)新

高校檔案具有綜合性強、信息量大、指導性強的特點，它記載著高校深化教改的每一項重大舉措及科學研究的每一重大課題，反映了高校教育科學事業(yè)最新成就和發(fā)展水平。編研工作的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣化和形式的多元化上。檔案人員要以科學的發(fā)展觀來指導整個編研工作，必須經(jīng)過深入調(diào)查研究，及時分析了解用戶對檔案的需求，有針對性的編輯檔案信息。要尊重其歷史性，把零碎的、片面的、單個的歷史屬性連貫起來，組成一個歷史概念，讓人們通過檔案編研記住歷史，同時需要注意編研成果的專題化和系列化。另外，在編研工作的人員配置上，可聯(lián)合校內(nèi)其他智能部門合作編研，從而多角度、多層次、全方位挖掘庫存信息，實現(xiàn)優(yōu)化整合，開發(fā)利用，這樣既節(jié)約了經(jīng)費與人員不夠問題，又提高了編研效率，提高了整體實力。

2 高校檔案工作創(chuàng)新的措施

2.1 加強檔案管理人員的技術(shù)創(chuàng)新與知識創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動，檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一方面，檔案工作者將社會科技成果創(chuàng)造性的應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。 因此廣大檔案工作者應積極開動腦筋，大膽設想，勤于動手，在平凡瑣碎的檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。 知識創(chuàng)新就是檔案人員要樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)知識的創(chuàng)新能力，并要認真學習，較熟練的掌握計算機網(wǎng)絡化與多媒體等先進技術(shù)，培養(yǎng)信息的處理能力以及信息技術(shù)的開發(fā)應用能力，有計劃的開展崗位培訓，對檔案人員進行在職繼續(xù)教育，把學歷教育、崗位培訓、短期培訓、學習考察、離職深造和學術(shù)交流等有機的結(jié)合起來，使檔案人員的知識不斷拓寬和創(chuàng)新。

2.2 確定高校檔案用戶需求的評價指標

高校檔案人員要主動深入基層，深入實際，調(diào)查和了解本校黨政、教學、科研等各項管理工作的特點及對檔案需求的內(nèi)容，為開展檔案利用工作提供參考性信息。檔案部門要注意收集上級傳達的有關教學工作的文件，各專業(yè)的教學規(guī)劃、教學大綱、教學計劃、課程設置、教學改革、教育教學評估及各種教研活動中有保存價值的檔案材料，教學工作人員可以此為依據(jù)，不斷總結(jié)教學經(jīng)驗，更新教學內(nèi)容，改進教學方法，從而提高教學質(zhì)量。學校的人事、后勤、財務等各職能部門，則需要與他們各自的職能活動相對應， 有針對性和時效性的檔案資料；另外高校中檔案機構(gòu)的設置、檔案的管理形式和利用的方式，以及服務態(tài)度，都會對利用者的需求心理產(chǎn)生影響，所以提供的這種需求心理環(huán)境的好壞可直接引起利用者心理變化， 從而產(chǎn)生相應的內(nèi)省體驗，影響檔案需求行為。 如果建立了良好的環(huán)境，就可以激發(fā)利用者利用的熱情，形成一支動態(tài)發(fā)展、充滿活力的高校檔案用戶隊伍，也就能更好的開展有效的利用服務工作。

2.3 為檔案利用者多元化服務

高校檔案應充分利用資源的優(yōu)勢， 通過舉辦展覽如校史展覽、教學成果、德育教育成果和校園文化特色展覽，印發(fā)檔案知識宣傳普及冊及檔案資料利用指南等多種形式，更好的為教學和管理服務，為學校發(fā)展服務。 網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案服務不等于網(wǎng)上的宣傳欄，不能只提供一些見解、消息等靜態(tài)信息，而應該是一方面提供具有高校檔案館特色的經(jīng)濟、科技和文化信息，使其形成有序的信息群，最大限度的向利用者提供所需的信息另一方面還要提供一個和檔案利用者相互交流的平臺。 如利用校園網(wǎng)，可以展示學校知名教授的風采，校友剪影；可以展示反映教職工教育教學、科研成果的檔案資料；還可以利用校園網(wǎng)發(fā)揮檔案信息資源的宣傳教育功能，營造良好的校園氛圍。

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，開拓創(chuàng)新是引導社會前進的強大力量，檔案事業(yè)也是如此，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，只有根據(jù)時代和實踐的要求，勇于和善于創(chuàng)新，才能使檔案工作不斷適應和服務于社會，使檔案事業(yè)充滿生機與活力，跟上時代發(fā)展的步伐。

［1］趙麗華.淺談檔案管理創(chuàng)新[J].忻州師范學院學報,2008,4(1).

［2］舒丹.芻議高校檔案管理創(chuàng)新[J].佳木斯教育學院學報,2009(1).

［3］趙華偉.淺談高校檔案管理創(chuàng)新思維[J].文化論壇,2011(2).