淺談企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

劉曉丹

(兗礦國(guó)泰化工有限公司 山東 滕州 277527)

0 引言

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨著企業(yè)的不斷地發(fā)展壯大，對(duì)檔案信息利用工作的要求越來(lái)越高，要破除落后保守的“重藏輕用”思想的束縛，積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用，根據(jù)不同的利用需求，有針對(duì)性地提供檔案。 要認(rèn)真研究檔案利用工作所面臨的新情況新特點(diǎn)， 在觀念更新的同時(shí)，解決好信息利用工作中的新問(wèn)題。

隨著企業(yè)改革有序的推動(dòng)和管理理念的不斷成熟，企業(yè)檔案的利用價(jià)值越來(lái)越顯示出其重大作用。 企業(yè)檔案的作用、價(jià)值和地位是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對(duì)企業(yè)檔案認(rèn)識(shí)的不斷深化而逐漸提高的，現(xiàn)代化的企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)制度已成為促進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展不可缺少的因素。

1 系統(tǒng)介紹

檔案工作的根本目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)各項(xiàng)建設(shè)，檔案信息利用工作是達(dá)到這一目的的直接途徑，所以，檔案信息利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位，主要表現(xiàn)在：

1.1 檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作中最富有活力的環(huán)節(jié)

檔案工作者通過(guò)提供檔案與利用者發(fā)生直接關(guān)系， 要充分發(fā)揮檔案的作用，滿足不同利用者的需求，擴(kuò)大檔案工作的影響。事實(shí)證明，利用工作開(kāi)展的好的檔案部門(mén)，工作有生氣、有活力，會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就會(huì)獲得自身發(fā)展的良好條件。

從檔案信息利用的對(duì)象來(lái)看， 利用者的情況千差萬(wàn)別，利用需求也帶有自身的特點(diǎn)， 而且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，利用需求也在不斷地變化，我們要研究利用需求在很大程度上是為了了解信息利用的發(fā)展變化規(guī)律，能夠做出比較科學(xué)的預(yù)測(cè)［1］，從而更好地為開(kāi)展利用工作創(chuàng)造條件；從檔案工作的發(fā)展來(lái)看，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案利用工作，是搞活檔案工作的重要手段，也是今后一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)。

1.2 做好檔案信息利用工作是帶動(dòng)整個(gè)檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵步驟

我們從日常的檔案工作中不能發(fā)現(xiàn)， 通過(guò)檔案信息利用工作能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題和不足，例如在整個(gè)項(xiàng)目檔案的歸檔過(guò)程中，前期資料的收集是否齊全，整理的是否規(guī)律，歸檔的是否合理，檔案鑒定是否科學(xué)，［2］檢索工具是否適用等等。 同時(shí)，隨著檔案信息利用工作的不斷發(fā)展，會(huì)對(duì)其他業(yè)務(wù)工作提出許多新的要求，在信息利用工作的帶動(dòng)和促進(jìn)下，這些工作都會(huì)得到相應(yīng)的發(fā)展。

1.3 促進(jìn)檔案工作由被動(dòng)變主動(dòng)，做好做活信息服務(wù)

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作， 只有通過(guò)積極主動(dòng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)，而且檔案信息利用工作也是做活檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)， 利用工作有了靈活性，能夠很好地滿足各個(gè)方面的需求，能夠吸引社會(huì)各方對(duì)檔案工作的關(guān)注，就會(huì)使整個(gè)檔案事業(yè)充滿活力。

反過(guò)來(lái)講， 如果檔案的信息服務(wù)沒(méi)有和信息利用者的“交流”，自然不可能呈現(xiàn)出鮮活生動(dòng)的局面；如果沒(méi)有和信息利用者“溝通”，自然不可能激發(fā)起更廣泛領(lǐng)域的關(guān)注，更不可能持續(xù)地發(fā)生作用［3］。因此，在檔案工作提供信息服務(wù)的過(guò)程中，更應(yīng)該特別注意供需互動(dòng)、雙向溝通、做到“需要什么提供什么”、“開(kāi)發(fā)什么引導(dǎo)什么”，深入分析，挖掘潛在的檔案信息需求，提供“超前服務(wù)”。

1.4 運(yùn)用管理科學(xué)原理與方法實(shí)現(xiàn)信息化的目的

開(kāi)辟檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以減少檔案管理實(shí)際空間利用的矛盾，另一方面也方便了信息利用者，節(jié)約了時(shí)間成本和精力成本，可以預(yù)見(jiàn)，隨著網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)將是未來(lái)信息開(kāi)放的主要媒介［4］。

1.4.1 資源共享，避免重復(fù)建設(shè)

把公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與檔案管理信息系統(tǒng)建立相關(guān)公開(kāi)信息的鏈接就可以共享資源，在節(jié)約資源的同時(shí)，把信息公開(kāi)職能逐漸遷移到檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案信息利用者形成一種意識(shí)，有利于檔案管理其他資源的開(kāi)發(fā)利用。

1.4.2 技術(shù)共享，有利取長(zhǎng)補(bǔ)短

檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)需要必要地技術(shù)人員的大力支持，但相對(duì)于整個(gè)公司來(lái)說(shuō)，檔案信息管理技術(shù)又相對(duì)弱小，但就信息的存數(shù)量來(lái)說(shuō)，檔案部門(mén)又明顯占優(yōu)勢(shì)。 鑒于此檔案管理部門(mén)可以借助公司“借”技術(shù)建設(shè)、維護(hù)檔案管理萬(wàn)盞，公司也可以充分利用檔案管理信息資源優(yōu)勢(shì)，把過(guò)去的、現(xiàn)在的與公司利益有關(guān)的權(quán)威信息提供給利用者。

1.4.3 人才共享，加快知識(shí)更新

檔案管理部門(mén)公開(kāi)檔案信息資料的質(zhì)量好壞取決于信息公開(kāi)人員綜合素質(zhì)的高低，這對(duì)檔案管理工作人員的思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)存量、應(yīng)用技能都提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此， 加強(qiáng)以復(fù)合型人才為標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作人員知識(shí)更新、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能等方面的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的整體綜合素質(zhì)是發(fā)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)共享必須解決的重要問(wèn)題。

1.5 檔案信息利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，要同時(shí)做好事后跟蹤服務(wù)制度

在工程項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，檔案工作貫穿始終，包括檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管等工作，在很大程度上是為信息利用工作提供基礎(chǔ)和條件，只有檔案信息利用才能真正把檔案工作與工程項(xiàng)目建設(shè)緊密的聯(lián)系起來(lái)，使檔案的價(jià)值才得以實(shí)現(xiàn)。

檔案信息利用給需求者提供了大量的有用數(shù)據(jù)，但事后跟蹤也是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)， 隨著信息數(shù)字化的開(kāi)發(fā)，檔案信息服務(wù)更應(yīng)該建立以人為本和數(shù)字化時(shí)代特征的服務(wù)模式和溝通渠道［5］，如建立信息服務(wù)反饋窗口、個(gè)性化案卷、電子遠(yuǎn)程閱覽、根據(jù)利用者的需要可開(kāi)通綠色通道等多元化信息服務(wù)理念，再加上全程“無(wú)縫隙”流程管理的實(shí)施，積極主動(dòng)與檔案利用者交流、溝通所需，這樣，檔案信息服務(wù)會(huì)更加生機(jī)勃勃的開(kāi)展下去。

綜上所述，要增強(qiáng)檔案信息利用的實(shí)效性，交互性就要建立雙向溝通機(jī)制，想利用者之所想，做利用者之所用，在制定可行性開(kāi)發(fā)先導(dǎo)機(jī)制的同時(shí)，把好檔案信息服務(wù)的質(zhì)量、主動(dòng)服務(wù)的理念、 及事后跟蹤服務(wù)的制度從而樹(shù)立起檔案信息的權(quán)威性，打造檔案信息服務(wù)的品牌更好的為利用者服務(wù)。

2 結(jié)論

企業(yè)推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)目的主要體現(xiàn)在圍繞現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理要求，對(duì)企業(yè)檔案技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行科學(xué)整合和優(yōu)化配置，建設(shè)成為企業(yè)的信息資源中心，實(shí)現(xiàn)管理理念、管理模式、管理方式、組織形式、管理制度的創(chuàng)新，實(shí)行規(guī)范與創(chuàng)新相結(jié)合，這些充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案工作趨于完善、知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下的重要地位和作用， 促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把企業(yè)檔案工作納入現(xiàn)代企業(yè)管理創(chuàng)新的重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓，并加強(qiáng)企業(yè)檔案工作人員、各級(jí)經(jīng)營(yíng)管理人員對(duì)檔案管理重要性的教育，使之形成共識(shí)，擺正位置，領(lǐng)導(dǎo)重視，廣泛參與，落實(shí)責(zé)任，齊抓共管，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值作用，更好地為企業(yè)發(fā)展和提高經(jīng)營(yíng)管理水平服務(wù)。

［1］聶云霞.信息公開(kāi)環(huán)境中信息服務(wù)之對(duì)策思考[J].檔案學(xué)通訊，2007（6）：37-39.

［2］李金峰.檔案利用信息反饋工作的問(wèn)題與對(duì)策探討[J].檔案學(xué)通訊，2007（3）：27-29.

［3］周毅.檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略[J].檔案學(xué)研究，2004（1）：54-56.

［4］徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式：基于雙向視角的研究[M].中國(guó)檔案出版社，2009：33.

［5］張照余，吳品才.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案管理，2007（6）：10-15.