淺談電子文件的歸檔與管理工作

李 蓉

（上海飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院 中國(guó) 上海 200232）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生已使檔案的載體形式發(fā)生了變化， 從紙制載體向新型材料載體轉(zhuǎn)變。 傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象也發(fā)生了變化，電子文件已逐漸成為檔案管理工作的重要管理對(duì)象，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的管理方法逐步向現(xiàn)代化管理方法轉(zhuǎn)變。 采用新型的管理模式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，探索并掌握電子文件管理與保護(hù)的新方法，已成為當(dāng)今檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。

1 電子文件的特性

電子文件是指被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

1.1 電子文件信息與存儲(chǔ)載體的可分離性。傳統(tǒng)文件的信息是固定在某一載體上，信息與載體是不可分離的整體，這也是信息原始性的唯一體現(xiàn)。 但電子文件的信息存放載體是可以不斷變化的， 在內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化的情況下，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以復(fù)制、轉(zhuǎn)換于硬盤、磁帶、光盤等不同的載體。

1.2 電子文件信息的易變及不穩(wěn)定性。由于電子文件信息是在計(jì)算機(jī)設(shè)備中生成并依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備閱讀和處理并在網(wǎng)絡(luò)中儲(chǔ)存和運(yùn)行的，因此，使得存儲(chǔ)于其系統(tǒng)中的文件信息很容易被人為的更改，且難以識(shí)別被更改的痕跡。 另外，在文件的制作、處理、復(fù)制或傳輸過(guò)程中，因人為操作失誤或被病毒入侵等，都可能造成文件信息的損壞或丟失。

1.3 電子文件信息對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能被識(shí)別和利用。 從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。

2 電子文件的鑒定

電子文件的鑒定工作包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、 完整性、有效性以及檔案屬性的鑒定。 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，因此，電子文件的鑒定工作應(yīng)由文件形成部門、信息管理部門和檔案管理部門等共同完成。 電子文件形成部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史屬性，是確定電子文件信息真實(shí)性、完整性的關(guān)鍵部門；信息管理部門是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，是電子文件形成、積累、存儲(chǔ)、鑒定等工作實(shí)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要部門，可確保電子文件的有效性和通用性，并可通過(guò)信息管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件原始性和真實(shí)性的認(rèn)定；檔案部門是電子文件的最終歸口部門，也是電子文件管理工作相關(guān)制度的制定者，對(duì)電子文件的鑒定工作起到關(guān)鍵的把關(guān)的作用，對(duì)有效提高電子文件鑒定工作質(zhì)量起著不可替代的重要作用。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔是將經(jīng)過(guò)鑒定的有參考和利用價(jià)值的電子文件從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)存貯器上拷貝或記錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。 歸檔后的電子文件即成為電子檔案。

3.1 電子文件的歸檔范圍

凡經(jīng)鑒定具有參考和利用價(jià)值的由各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)、音頻。

3.2 歸檔要求

定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，嚴(yán)格依照相關(guān)制度和工作程序，并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，確保歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

3.3 歸檔方法

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差、易損壞，因此，歸檔方式的選擇至關(guān)重要。 不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件具有不同的歸檔的方法，隨著計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的建立、發(fā)展與完善，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)，并在網(wǎng)上完成審簽流程，再利用各信息處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫連接，將文件傳送到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)歸檔。 由于這些文件從制作、形成、存儲(chǔ)、歸檔等過(guò)程都是遵循統(tǒng)一的原則和要求，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，因此通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交歸檔是一種簡(jiǎn)便可行以及較為安全的歸檔方式。 如果是脫機(jī)載體的電子文件傳遞歸檔，應(yīng)由文件形成部門按照統(tǒng)一要求對(duì)電子文件進(jìn)行編輯、整理，并將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上，將載體移交檔案部門進(jìn)行歸檔。

4 歸檔電子文件的管理

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，無(wú)疑為強(qiáng)化電子檔案的管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，但由于現(xiàn)代信息技術(shù)本身所具有的脆弱性與不完善性，以及電子文件的某些特性，因此，強(qiáng)化電子檔案管理，必須重視電子檔案信息的安全問(wèn)題。 堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原則，從“管理”和“技術(shù)”兩個(gè)方面采取措施，提升電子檔案管理質(zhì)量，切實(shí)保證電子檔案信息的安全性。

4.1 科學(xué)的管理理念和嚴(yán)格的管理制度是電子檔案信息安全性的重要保障。 建立健全各項(xiàng)法規(guī)和規(guī)章制度，完善工作機(jī)制，結(jié)合實(shí)際，建立一整套科學(xué)完善的電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案從形成、積累、鑒定、歸檔及安全保障等一系列工作流程，切實(shí)保證電子檔案

4.2 加強(qiáng)安全性技術(shù)手段的應(yīng)用。信息技術(shù)是確保電子檔案信息安全的一把利劍。 將信息技術(shù)應(yīng)用到電子檔案信息的安全管理中，研制開發(fā)先進(jìn)、完善、實(shí)用的電子文件信息管理系統(tǒng)，此管理系統(tǒng)以文件生命周期理論、前端控制和全過(guò)程管理理論為基礎(chǔ)，對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)捕獲、監(jiān)控與歸檔， 不僅確保了電子檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全，也保證了電子檔案信息的真實(shí)性、完整性與有效性。

4.3 加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)載體的安全性管理。與紙制檔案相比，電子檔案存儲(chǔ)載體的物理壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙制檔案的壽命，它極易受到保存環(huán)境的影響。 材料的氧化和變質(zhì)，磁場(chǎng)影響等都容易破壞電子檔案信息內(nèi)容。 因此，所保存的電子檔案載體的存放環(huán)境必須符合防磁、防塵、防光、防有害氣體、防高溫、高溫等要求，并且要對(duì)載體進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝。 同時(shí)，還要保證隨著存儲(chǔ)脫機(jī)載體軟、硬件的升級(jí)換代，及時(shí)做好文件的遷移工作，確保電子檔案信息的可靠性與安全性。

4.4 “雙軌制”歸檔的必要性。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件同時(shí)制成紙制文件進(jìn)行歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套文件，即采用“雙軌制”歸檔，以確保重要檔案信息的可靠性與安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

信息化已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，越來(lái)越多的信息資源以電子形式存在。 以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心的電子文件的諸多特性讓傳統(tǒng)的文件管理方法面臨重大挑戰(zhàn)，對(duì)檔案工作也提出了新的要求，電子檔案的管理也將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。 正如有學(xué)者所說(shuō)：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對(duì)檔案的理解，也改變了對(duì)檔案的形式、特性、意義的認(rèn)識(shí)。 電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲(chǔ)、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場(chǎng)革命。 ”S