淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用

李明菊

（秦皇島巿住房保障和房產(chǎn)管理局 河北 秦皇島 066000）

淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用

李明菊

（秦皇島巿住房保障和房產(chǎn)管理局 河北 秦皇島 066000）

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)手段把各種載體的房屋產(chǎn)權(quán)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式的資源共享。本文通過(guò)分析房產(chǎn)檔案數(shù)字化意義，針對(duì)應(yīng)采取的管理措施及應(yīng)用效果進(jìn)行探討。以期通過(guò)本文的闡述為建立檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化城市打下良好的理論基礎(chǔ)。

房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；信息化；管理措施

1 房產(chǎn)檔案數(shù)字化的意義

1.1 房產(chǎn)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的需要

我們現(xiàn)在所處的21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息時(shí)代的最大特征是幾乎所有的信息都可能被轉(zhuǎn)化為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字化代碼管理。信息時(shí)代又被稱為數(shù)字化時(shí)代 檔案信息是國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性信息資源，信息產(chǎn)業(yè)是21世紀(jì)的經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)和支柱產(chǎn)業(yè)?，F(xiàn)階段，如何搶抓信息時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，順應(yīng)潮流.加快信息化建設(shè)，發(fā)揮房產(chǎn)權(quán)屬檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，這是擺在房屋登記部門面前緊迫而緊要的發(fā)展課題。只有認(rèn)清這個(gè)形式，大膽實(shí)踐，才能抓住機(jī)遇，做到與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)前，我國(guó)許多城市正在實(shí)施數(shù)字化城市的規(guī)劃和建設(shè)，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字城市的重要組成部分，應(yīng)超前于數(shù)字城市建設(shè)發(fā)展速度。

1.2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是強(qiáng)化規(guī)范和服務(wù)社會(huì)的需要

以房屋登記管理部門整個(gè)工作流程為基礎(chǔ)，將產(chǎn)權(quán)管理、產(chǎn)籍管理 (即權(quán)屬檔案管理)、圖形管理三大部分有機(jī)結(jié)合起來(lái)，所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都納入管理系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)里完成，實(shí)現(xiàn)全程計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理，不僅能保證房屋登記辦證方便快捷、安全可靠，縮短業(yè)務(wù)時(shí)間，提高工作效率，更重要的是能夠數(shù)據(jù)共享、資源共享，規(guī)范業(yè)務(wù)辦理流程，規(guī)范權(quán)屬檔案管理。解決房產(chǎn)行政管理和房產(chǎn)檔案管理工作中的一些不利因素。

1.3 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是檔案安全保護(hù)的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案保存方式一直是采用柜架式紙質(zhì)保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間，管理成本高，而且檔案長(zhǎng)期高頻率地調(diào)用容易損壞，房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理不僅能夠?qū)^藏檔案內(nèi)容保存到計(jì)算機(jī)中，將紙質(zhì)載體變?yōu)榇疟P載體，有效管理好日益龐大的檔案信息，而且能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案自動(dòng)分類、整理、排序、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作。利用檔案時(shí).不用查找檔案原件，使得檔案原件能夠得到更好地保護(hù)，延長(zhǎng)了檔案的壽命，避免了檔案的丟失。同時(shí)房產(chǎn)電子檔案副本異地保存，保證了房產(chǎn)檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

2 房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理措施

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是—項(xiàng)系統(tǒng)工程必須提高認(rèn)識(shí)，合理規(guī)劃，創(chuàng)造條件、分步實(shí)施。

2.1 提高數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，建立完整規(guī)范的檔案資料

房產(chǎn)檔案數(shù)字化的目的是最大限度地提供利用，滿足社會(huì)需求，如果檔案資料不真實(shí)，不完整，不規(guī)范，就失去了數(shù)字化的意義。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分城市的房產(chǎn)管理部門都是采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)登記信息進(jìn)行管理但實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化的地方并不多。為了實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化首先要解決思想認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題必須充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案信息資源的重要意義，要便其利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。其次是要確保房產(chǎn)檔案資料的完整和真實(shí)，確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像進(jìn)行檢查，保證準(zhǔn)確無(wú)誤，為數(shù)字化管理工作打下基礎(chǔ)。

2.2 制定房產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，并分階有步驟地實(shí)施

在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，必須充分考慮到各地房產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的庫(kù)存檔案，以及每年數(shù)量激增的新檔案，分別規(guī)劃設(shè)計(jì)合理的建檔流程。對(duì)庫(kù)存檔案，可以考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫(kù)能在較短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生利用價(jià)值；新增檔案的數(shù)字化過(guò)程最關(guān)鍵的是不能影響日常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后、實(shí)物歸檔前進(jìn)行。

2.3 進(jìn)—步完善房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案局就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)為全國(guó)性電子文件管理提供了標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。房產(chǎn)檔案的特性決定了其管理的獨(dú)特性如果沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必將使其利用效果大打折扣。因此當(dāng)務(wù)之急就是要盡快建立—套適合房產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和指導(dǎo)各地的房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作，最終建立起—個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化利用平臺(tái)。

2.4 規(guī)范數(shù)字化檔案開放范圍和使用權(quán)限

對(duì)于一般性的查詢、檢索，無(wú)論是傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無(wú)償提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，公眾可以在公共網(wǎng)上查詢、利用開放的檔案，而對(duì)內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過(guò)上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。

2.5 加快培養(yǎng)既懂房產(chǎn)業(yè)務(wù)，又精通數(shù)字化檔案管理的人才數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、實(shí)踐性較強(qiáng)的工作，需要既懂房產(chǎn)業(yè)務(wù)又精通數(shù)字化檔案管理的復(fù)合型人才。這種復(fù)合型人才是當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理中迫切需要的。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，必須建設(shè)一支以管理人才為基礎(chǔ)、以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識(shí)、良好的道德和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)數(shù)字化檔案建設(shè)和管理的需要。

3 房地檔案的數(shù)字化的應(yīng)用效果

3.1 實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢

如在電子圖上指到某一幢房屋，即可知道該幢房屋的層次、面積、結(jié)構(gòu)等房屋基本信息，同時(shí)也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權(quán)人、面積、共有情況、分戶圖等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名或房產(chǎn)證號(hào)等信息查詢到對(duì)應(yīng)的電子產(chǎn)籍圖上的具體位置和周圍配套設(shè)施等；甚至可以根據(jù)商品房預(yù)售許可證或商品房備案合同編號(hào)查詢到所在樓盤位置、預(yù)銷售信息等。

3.2 強(qiáng)化圖上查詢統(tǒng)計(jì)功能

如在基礎(chǔ)地形圖上劃定相應(yīng)范圍，就可提供該范圍內(nèi)所有房產(chǎn)信息的綜合查詢、統(tǒng)計(jì)及查詢結(jié)果等情況的打印輸出，還可實(shí)現(xiàn)圖形輸出打印和專題圖制作及輸出。利用這些功能可對(duì)一個(gè)物業(yè)小區(qū)范圍內(nèi)的房屋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并可在此基礎(chǔ)上對(duì)房屋進(jìn)行一系列的凍結(jié)查封限制、物業(yè)管理、拆遷管理等操作。

3.3 發(fā)揮數(shù)字檔案和檔案原件相互補(bǔ)充、有機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)

系統(tǒng)可以利用計(jì)算機(jī)數(shù)碼成像技術(shù)，建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和檔案原件的一一對(duì)應(yīng)管理。在電腦虛擬庫(kù)房?jī)?nèi)，任意打開檔案架，即可動(dòng)態(tài)顯示檔案。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行碰撞檢測(cè)，提供導(dǎo)航圖標(biāo)，引導(dǎo)操作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應(yīng)的查詢內(nèi)容，提取檔案，并提供顯示、打印等服務(wù)功能，同時(shí)對(duì)檔案查閱建立相應(yīng)的權(quán)限管理限制，確保檔案實(shí)物及電子信息的安全。

3.4 便于對(duì)檔案利用情況的管理

系統(tǒng)對(duì)每筆檔案的利用情況都會(huì)作詳細(xì)記錄，包括借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，需要時(shí)可按照時(shí)間段對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。

4 結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化將成為房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，面對(duì)新時(shí)期的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們只有把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的改革與刨新，建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系，并為建立數(shù)字城市的建立打下良好的基礎(chǔ)。

［1］鞏寶榮，范宗斌.關(guān)于數(shù)字檔案館定位的思考[J].湖南檔案.

［2］傅榮校.認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館:兼論數(shù)字檔案館與虛擬檔案館的區(qū)別[J].中國(guó)檔案.

王迎迎］