分析我校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策

郭 明 齊園園 唐 亮 李 靜

（滄州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 河北 滄州 061001）

隨著我校教育事業(yè)的飛速發(fā)展，教學(xué)、科研和行政管理工作對檔案工作提出了更高的要求。為更好地為學(xué)校提供檔案服務(wù),必須進一步提高檔案工作的質(zhì)量和效率,本文將對我校檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析探討。

1 目前我校檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理體制不合理、制度不健全

隨著學(xué)校的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不再適用于現(xiàn)今的檔案工作，原來確定的歸檔范圍和保管期限,也已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革和發(fā)展的需要。因此學(xué)校急需建立科學(xué)、高效的檔案管理體系，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

1.2 館藏結(jié)構(gòu)不平衡

黨政文書、紅頭文件多，科技、教學(xué)、基建等業(yè)務(wù)檔案少；紙質(zhì)檔案多，音像、電子、實物等特殊載體的檔案不足；共性檔案多，特色檔案少。同時，原來一些應(yīng)該收集歸檔的檔案材料沒有及時歸檔，漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重，造成大量珍貴檔案缺失。

1.3 檔案編研滯后

檔案編研是一項沙里淘金的工作，是對檔案信息的二次開發(fā)，具有較強的目的性，可以提供更有效的服務(wù)。而這一點恰恰是我們的弱項。隨著學(xué)校的升格、發(fā)展，由于日常工作繁忙、人員的更換和緊缺，導(dǎo)致沒有時間進行深入的調(diào)查和精心的策劃，因此導(dǎo)致檔案編研滯后。

1.4 檔案室技術(shù)設(shè)備落后

由于種種原因,我校在利用各種先進的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備進行館藏資源建設(shè)、提供檔案信息服務(wù)等方面比較落后。沒有實現(xiàn)檔案電子化掃描，也沒有實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為依托的信息共享，大大制約了檔案利用率。

2 改善我校檔案管理工作的對策

2.1 加強檔案資源運用的宣傳工作，提高相關(guān)人員對檔案資源的重視性

相關(guān)部門應(yīng)該運用校報及校園網(wǎng)等傳媒手段對檔案資源運用的作用及所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行廣泛的宣傳，讓人們從潛意識中就加強對檔案資源的重視，并通過強大的宣傳還能加強相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案資源管理的重視，從而改善檔案資源管理及運用工作中的不足，這也有利于檔案資源相關(guān)工作人員使命感及責(zé)任感的提高，并且更加認真地投入到檔案資源的管理當(dāng)中，充分地提高檔案資源的運用。

2.2 建立完善的檔案管理制度及監(jiān)督機制

檔案管理工作中應(yīng)該根據(jù)實際的工作情況，制定完善的檔案管理制度，檔案管理隊伍再優(yōu)良，但沒有相應(yīng)完善的管理制度進行規(guī)范，那也是很難發(fā)揮其優(yōu)越性的，只有完善的管理規(guī)章制度才能讓管理人員的工作能夠有法可依、有章可循，俗語說，無規(guī)矩不成方圓，對于一個工作單位更是如此，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現(xiàn)象的發(fā)生。[1]

2.3 建立健全權(quán)責(zé)分明的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是把好檔案工作質(zhì)量關(guān)的保障。高校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)設(shè)四個層次。一是院校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，其職責(zé)是經(jīng)常聽取檔案工作匯報，確立檔案工作的發(fā)展目標(biāo)，研究解決檔案工作中存在的困難和問題。二是明確主管部門 （綜合辦公室）。主管部門主要職責(zé)是統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)學(xué)校檔案工作。三是綜合檔案室，（有條件的重點院校，還應(yīng)設(shè)立檔案館），其職責(zé)是對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理和提供利用，并對各部門文件材料的形成積累和整理歸檔進行監(jiān)督指導(dǎo)。四是各部門專（兼）職檔案員，負責(zé)本部門形成的各類檔案材料的收集整理和按時移交，同時由一名部門負責(zé)人分管監(jiān)督。檔案管理網(wǎng)絡(luò)及其職責(zé)，應(yīng)通過院校檔案管理辦法或管理制度固定下來，逐步做到“三納入”四“同步”，即納入學(xué)校計劃和規(guī)劃，納入規(guī)章制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、總結(jié)、檢查、驗收各項工作的同時，布置、總結(jié)、檢查、驗收檔案工作。

2.4 嚴(yán)格實行部門立卷制度,切實提高各部門專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

只有在檔案材料的形成部門進行日常立卷,才能使各種文件材料完整,從質(zhì)量上來講,可以說是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。而如果都完全依靠檔案室來立卷,往往有些文件材料已錯過了收集的時機而不可彌補了。目前部門立卷歸檔制度在我校沒有很好地實行，主要原因是專（兼）職檔案人員業(yè)務(wù)不熟、對歸檔工作的重視不夠，不能完整、及時地按照要求立卷。對專（兼）職檔案員來說，必須要有系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識，要做到一點，必須加強檔案崗位培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.5 保證歸檔按時、完整、規(guī)范。由綜合檔案室抓落實，確保各部門歸檔材料的按時、齊全和規(guī)范

這需要綜合檔案室經(jīng)常給予各部門檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，必要時要請專家指點；各部門檔案員也要經(jīng)常與綜合檔案室溝通交流，不斷學(xué)習(xí)。

2.6 加強檔案資源運用工作中的保管與防護

檔案資源原本就是為廣大師生的運用進行服務(wù)的，因此檔案資源一般是開放式管理的，在檔案資源的開放中，就需要檔案資源管理者做好以下基本工作。首先檔案資源應(yīng)該做好副本的管理工作，并不斷地對副本進行完善，并且檢索工具應(yīng)該科學(xué)，途徑具有多樣化，從而形成比較科學(xué)的檢索體系；檔案資料卷的質(zhì)量應(yīng)該比較優(yōu)良，這樣在使用過程中損壞性才比較小；檔案資源的開放運用過程中還應(yīng)加強監(jiān)控力度，以保證檔案資源的安全，可以運用現(xiàn)在的高科技及網(wǎng)絡(luò)工具進行管理。

2.7 加大投入，改善檔案室設(shè)施條件，將檔案工作數(shù)字化，逐步實現(xiàn)信息共享

隨著科技發(fā)展和辦公自動化水平的提高，大量電子文檔與有用的數(shù)字信息應(yīng)運而生，建設(shè)數(shù)字檔案館是高校檔案發(fā)展的必然趨勢。檔案實現(xiàn)數(shù)字化以后，可以使檔案的查閱效率大大提高，也更有利于重要檔案的保存。當(dāng)數(shù)字檔案形成一定規(guī)模以后，我校還可以建立數(shù)字檔案的目錄檢索、全文檢索、授權(quán)訪問系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)、英特網(wǎng)提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢。通過公布、開發(fā)部分歷史檔案文獻，傳播學(xué)校悠久、燦爛的歷史文化，真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，館藏超時空化，服務(wù)在線化，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文”，實現(xiàn)檔案信息的共享。將我校檔案工作推上更高的水平。

［1］許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（4）.

［2］賈桂玲.隱蔽工程檔案管理存在問題與對策分析[J].中國科技博覽，2011(7).

［3］郭璇.淺談項目工程電子檔案管理與安全利用[J].廣東科技,2011(16).