土地檔案管理中的信息化建設(shè)

陳瑞萍

柳州市國土資源檔案管理中心，廣西柳州 545001

土地檔案是國土資源管理部門在土地資源開發(fā)、利用的過程中形成的一系列的文字、圖表、音像等資料，記載了土地資源開發(fā)、利用的全過程，包括土地調(diào)查、土地勘測、土地登記、土地規(guī)劃、土地承包、土地流轉(zhuǎn)、土地糾紛解決等內(nèi)容，其可分為地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案等?？茖W(xué)、高效的管理土地檔案，有助于土地資源的合理開發(fā)與利用。但是，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國土資源的利用和開發(fā)工作也越來越多，土地檔案數(shù)量及管理難度也急劇增加。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在現(xiàn)代土地檔案管理的需求，檔案材料的檢索困難，無法共享，難以更新等問題都要求土地檔案的管理要借助現(xiàn)代信息技術(shù)來完成。本文對此進(jìn)行了研究。

1 當(dāng)前土地檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 對土地檔案作用的認(rèn)識不足，不重視信息化的建設(shè)

土地檔案的管理不能直接的產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而且費(fèi)時、費(fèi)力，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識薄弱，檔案管理的價值常常被忽視，工作上敷衍了事。部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案作用的認(rèn)識不足，沒有把土地檔案管理工作放在其應(yīng)用的高度來抓，檔案管理的信息化建設(shè)就更無從談起。

1.2 檔案管理人員的信息技術(shù)水平有待提高

近年來，土地檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，部分國土資源管理部門開始重視信息化建設(shè)，實(shí)施土地檔案的數(shù)字化管理。但由于部分年齡偏大的工作人員信息技術(shù)水平較低，難以在段時間內(nèi)適應(yīng)新的檔案管理模式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理土地檔案的效率甚至低于傳統(tǒng)方式，數(shù)字化管理模式受到排斥，降低了土地檔案信息化建設(shè)的速度。

1.3 硬件設(shè)施和軟件資源欠缺

土地檔案的信息化管理需要借助良好的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的支持，目前，部分基層部門設(shè)備陳舊老化、配置較低，使得國土資料歸檔、儲存處于尷尬的境地。另外，由于電子檔案管理理論的不成熟，目前國內(nèi)研制的檔案管理軟件呈現(xiàn)出一些問題：1）多是單機(jī)版的電子檔案管理軟件，支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不多；2）軟件的開發(fā)平臺、工具比較陳舊；3）多是針對某一特定種類檔案的管理，不具備通用性；4）多是對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行管理，忽略了歸檔過程的自動化；5）多是對紙質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理，由于電子文件有不同于紙質(zhì)文件的特性，所以電子文件的計(jì)算機(jī)管理應(yīng)有不同于紙質(zhì)文件計(jì)算機(jī)管理的方法，其系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)、工作流程、功能等都將有所改變[1]。軟件功能缺陷或不夠人性化難以滿足土地檔案管理數(shù)字化管理的需求，給信息化建設(shè)帶來了一定的困難。

2 信息化建設(shè)在土地檔案管理中的實(shí)現(xiàn)對策

2.1 強(qiáng)化檔案意識，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，建立檔案管理的長效機(jī)制

土地檔案管理是土地資源開發(fā)和利用的依據(jù)。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視、關(guān)心、支持檔案工作，進(jìn)一步提高檔案工作重要性的認(rèn)識，一是要加強(qiáng)檔案宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)的宣傳，讓檔案工作的重要性深入人心；二是要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境[2]。

土地檔案管理是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，需工作人員嚴(yán)謹(jǐn)對待。各級土地管理部門，應(yīng)根據(jù)檔案收集、整理、保管和利用，按照《土地管理檔案暫行規(guī)定》制定相應(yīng)的規(guī)章制度。建立檔案立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案管理制度、檔案鑒定銷毀制度。明確檔案人員崗位職責(zé)，量化檔案管理工作，制定考查、考評辦法，考核、監(jiān)督檔案管理人員，以期提高工作效率，完善檔案管理。

2.2 加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

土地檔案管理工作的關(guān)鍵是有一支優(yōu)秀的隊(duì)伍。造就一支既懂專業(yè)技術(shù)，又具有現(xiàn)代化管理水平的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍，是提高現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用水平的重要途徑[3]。所以，檔案員不僅要熱愛自己所從事的檔案管理工作，更要具有細(xì)心、踏實(shí)的工作態(tài)度，同時，還要掌握一定的信息技術(shù)水平，熟練操作檔案管理軟件。鑒于目前檔案管理人員年齡相對較大，計(jì)算機(jī)水平較低，使用軟件進(jìn)行檔案管理時難免不便。所以，應(yīng)抓好不同層次管理人員的電腦知識與技術(shù)的培訓(xùn)，運(yùn)用多種培訓(xùn)方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進(jìn)一步規(guī)范，提高檔案工作效率。在業(yè)務(wù)上多多交流，逐步提高計(jì)算機(jī)操作水平，盡快適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件

信息化管理離不開些基本的軟硬件設(shè)施，因此國土資源部門應(yīng)該加大投入，為土地檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造一些基本條件，而不能因?yàn)橥恋貦n案管理部門目前不產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益就舍不得投資[4]。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，使得土地電子檔案數(shù)量大幅增加，相應(yīng)的管理方法也需要改變，之前的硬件設(shè)備和粗放的管理模式都已經(jīng)不能滿足土地檔案資源現(xiàn)代化管理的需求。這就需要提高計(jì)算機(jī)硬件水平，添置高性能的服務(wù)器和終端設(shè)備。更重要的是要結(jié)合土地檔案管理實(shí)際工作開發(fā)或引進(jìn)與之相適應(yīng)的檔案管理軟件，如專業(yè)的土地檔案管理信息系統(tǒng)，全面推動土地檔案管理信息化建設(shè)。

3 結(jié)論

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，促進(jìn)土地檔案信息共享，指導(dǎo)土地資源高效的開發(fā)和利用，這不僅需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，更需掌握一定的計(jì)算機(jī)水平，熟練操作相關(guān)軟件，這樣才能保證土地檔案資料的有效利用。

[1]李慧玲.GIS技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].軟件導(dǎo)刊，2011，10(4)：13-14.

[2]張珍.土地檔案管理存在的若干問題及對策[J].老區(qū)建設(shè)，2008，6：23-24.

[3]張湟.土地檔案管理應(yīng)注重現(xiàn)代化[J].信息廣場，2002，6：56-57.

[4]彭湘蓮，翁春菊.淺談土地檔案信息化管理[J].浙江檔案，2003，7：32.