醫(yī)院科研檔案管理之我見

王雅梅

（黑龍江省醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動中形成的、具有保存價值的文件材料，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、醫(yī)療實踐地真實記錄和反映。一份完整規(guī)范的醫(yī)學(xué)科研檔案記載了科學(xué)研究的詳細(xì)內(nèi)容和過程，含有豐富的信息資源，是醫(yī)院實施醫(yī)療、科研、教學(xué)的重要依據(jù)。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案的特點

（一）專業(yè)性強，項目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究涉及面廣，是個多學(xué)科、多門類、多層次的綜合性科學(xué)體系，它與一般自然科學(xué)及生產(chǎn)技術(shù)的研究有相似之處，但又有其獨特性。一個醫(yī)學(xué)新技術(shù)、新項目從立項到課題結(jié)束涉及醫(yī)學(xué)的不同專業(yè)、不同學(xué)科，統(tǒng)計學(xué)、醫(yī)院管理、英語、計算機等專業(yè)知識，一些重大項目更是由多專業(yè)、多學(xué)科綜合研究和共同協(xié)作完成。

（二）內(nèi)容多、覆蓋廣、形成及保管周期長

從科研課題的立項、總結(jié)、鑒定、申報成果、獎勵直至成果推廣應(yīng)用等，每一項工作都有連續(xù)性，科研檔案的最終形成需要3-5年，甚至更長的時間，呈現(xiàn)出內(nèi)容多、范圍廣周期長的特點。我院根據(jù)項目的科研價值、獎項級別、所產(chǎn)生的社會經(jīng)濟效益等，科研檔案的保管周期最短為30年，最長則永久保存。

（三）載體及形式呈多樣性

醫(yī)學(xué)科研檔案不同于文書檔案及一般的科技檔案，從載體及形式上，既有醫(yī)療文書、文件、圖表、病例，也有人體或動物的病理生理切片、X光膠片、各種檢查報告等；既有紙質(zhì)檔案，也有影像、光盤等多種形式的。

二、醫(yī)院科研檔案現(xiàn)狀及存在的問題

（一）醫(yī)務(wù)工作者檔案意識不強

大型甲級醫(yī)院，醫(yī)務(wù)人員工作量大，在日常工作中，各臨床、醫(yī)技科室科研檔案的收集、整理、分類、歸檔缺乏專人管理，加上部分醫(yī)務(wù)人員檔案意識薄弱，認(rèn)識不到科研檔案對醫(yī)資發(fā)展的重要意義，使資料分散在不同科室、不同人員手中。

（二）管理制度不健全，缺乏規(guī)范管理

檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前，醫(yī)院制定了較為完整、健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，尤其是缺乏科研檔案的管理制度。由于管理制度不完善，有價值的原始材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，影響了檔案工作的完整性和系統(tǒng)性。

（三）收集不齊全、內(nèi)容不完整、歸檔不及時

由于科研檔案具有內(nèi)容多、形成周期長的特點，開展新技術(shù)、新項目的科研小組和科室在檔案管理過程中出現(xiàn)了項目內(nèi)容不全，資料混亂、遺失，歸檔時資料收集不完善等狀況，這會對以后科研檔案的整理、歸檔、人庫、查詢等工作的展開帶來困難，影響科研檔案作用的發(fā)揮。

（四）重管輕用，檔案開發(fā)利用率低

由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，醫(yī)院專職檔案工作者仍然停留在“重管輕用”的觀念上，沒有把科研檔案作為一種衛(wèi)生資源與臨床、科研、教學(xué)工作有機結(jié)合，開發(fā)利用率較低。

三、改進(jìn)和加強醫(yī)院科研檔案的建議

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，增強全員檔案意識

醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)人員都應(yīng)高度重視科研檔案的管理，科研檔案管理雖然是課題完成后的最后一個環(huán)節(jié)，卻是一個總結(jié)性、記錄性的環(huán)節(jié)，是整個科研活動的重要組成部分，是對該科研項目完成情況的客觀反映。因此，為有效發(fā)揮科研檔案的信息資源作用，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從人力、財力、物力上對檔案工作予以支持，營造重視科研檔案、開發(fā)科研檔案。用好科研檔案的氛圍。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)參照《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《醫(yī)藥檔案管理實施辦法》等法律法規(guī)，并結(jié)合實際制定科研檔案的收集、保管、借閱、移交、保密及庫房管理等規(guī)章制度，使檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都有章可循，實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。各臨床、醫(yī)技科室及科教科、人事科、院辦等部門，在平常工作中，尤其在每一個科研項目啟動時，都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理、歸檔，建立健全督促考核機制，將科研檔案管理工作納入科室目標(biāo)管理考核、個人績效考核，真正做到獎懲兌現(xiàn)。

（二）增強主動性，做到集中收集與平時收集相結(jié)合

綜合檔案室的專職檔案員要樹立服務(wù)臨床、服務(wù)科研的意識，增強工作的主動性，要經(jīng)常深入臨床和醫(yī)技科室與專家教授、專業(yè)技術(shù)人員加強聯(lián)系、增進(jìn)溝通、收集信息。收集主要分平時收集和集中收集，平時收集是定期根據(jù)科研項目的進(jìn)展，從申報、審議、立項、驗收和結(jié)題，實行全過程管理，避免檔案材料的遺失，保證醫(yī)學(xué)檔案的系統(tǒng)性和完整性。集中收集是每年年底由各科室兼職檔案員將資料收集整理后移交綜合檔案室，綜合檔案室檔案員按照我院科研文件的歸檔范圍進(jìn)行審核并分類歸檔。醫(yī)院科技檔案的分類要根據(jù)科技檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點和相互之間的聯(lián)系，把科技檔案劃分成一定的類別，使之能正確反映出產(chǎn)生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實面貌，達(dá)到便于保管和充分利用科技檔案的目的。根據(jù)醫(yī)院實際，科研檔案分科研項目類、科技發(fā)展規(guī)劃類、學(xué)科建設(shè)類、個人業(yè)務(wù)類?？蒲许椖款惏蒲姓n題的立項、成果申報、鑒定申請表、查新報告、鑒定證書、實驗數(shù)據(jù)、病歷病案、獲獎證書等；科技發(fā)展規(guī)劃類包括各科研組、科室的年度計劃、總結(jié)；學(xué)科建設(shè)類包括申報項目的研究方向、人員結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、會議記錄、考核記錄等；個人業(yè)務(wù)類包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、個人年度考核表、科研論著論文等。

（三）更新服務(wù)理念，提升開發(fā)利用效率

科研檔案本質(zhì)是保存科研檔案信息資源和提供檔案信息資源服務(wù)。科研檔案本身雖有價值性，但其價值的實現(xiàn)必須經(jīng)過合理的開發(fā)，方能有效利用。檔案室應(yīng)改變過去那種“重管輕用”的觀念和成天坐在辦公室等著上門查詢的被動服務(wù)方式，應(yīng)更新服務(wù)觀念，提高自身文化素質(zhì)，熟悉各種信息，進(jìn)行分類、統(tǒng)計、分析、總結(jié)，將信息資源匯編成冊，為醫(yī)院臨床、科研、教學(xué)整體發(fā)展提供借鑒和參考，為院領(lǐng)導(dǎo)和一線醫(yī)務(wù)人員提供高效、優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確、快捷地信息服務(wù)，實現(xiàn)管理科研檔案真正意義之所在，充分發(fā)揮它的社會效益和經(jīng)濟效益。

（四）增加投入，改善檔案室的硬件設(shè)施

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已迫在眉睫。我院的信息化建設(shè)起步于1998年，電子病歷于2010年在全院推進(jìn)，發(fā)展日趨成熟，但目前我院檔案室還缺乏掃描儀、照相機、復(fù)印機之類的必備品，需加強投入。對可以公開的檔案目錄和內(nèi)容應(yīng)盡快納人醫(yī)院的局域網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享，促進(jìn)我院各項事業(yè)的全面發(fā)展。

[1]李鴿伶.檔案信息服務(wù)在醫(yī)學(xué)科研課題中的實踐.中國當(dāng)代醫(yī)藥，2009（19）.

[2]韓秀明，劉艷君.科研檔案在科研管理中的地位和作用.預(yù)防醫(yī)學(xué)情報雜志，2008（8）.