對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

李軍紅

（黑龍江省八五四農(nóng)場 黑龍江 虎林 158403）

一、我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

信息化使企業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化，近年來我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了長期的發(fā)展，但是仍有巨大的發(fā)展空間，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用能力仍有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

企業(yè)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容包括：企業(yè)檔案目錄信息的數(shù)字化，建立企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫；企業(yè)載體檔案的數(shù)字化。如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立企業(yè)影像檔案數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫等。目前，大多數(shù)企業(yè)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要是以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的手工管理和以點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會化程度，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形式。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

近年來，企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了重要進(jìn)展，數(shù)字檔案信息資源總量不斷增加，質(zhì)量逐步提高，在企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮了重要作用。但必須看到，當(dāng)前企業(yè)檔案信息化工作仍存在諸多問題，主要是數(shù)字檔案信息資源不足，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，檔案信息資源開發(fā)利用能力低、效益不高等。

1.檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

有些企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè)，有些則沒有，特別是一些中小企業(yè)。即使已開展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡，規(guī)模大、效益好的企業(yè)，檔案信息化建設(shè)投入大，開展很早，并取得了較好的效益；規(guī)模小、效益差的企業(yè)，檔案信息化建設(shè)比較落后或停留在計劃中，只是一座“空中樓閣”。一般而言，大型企業(yè)信息化建設(shè)好于中小企業(yè)，電力、石化、鋼鐵冶金等效益好的企業(yè)優(yōu)于其他企業(yè)，東部發(fā)達(dá)地區(qū)企業(yè)先于中西部企業(yè)。

2.基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足，人才缺乏

當(dāng)前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認(rèn)識不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件弱，信息化程度低。許多企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型，認(rèn)為檔案信息化作用不大，不愿增加額外投資?？傮w上看，“硬環(huán)境”不足。缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐，對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠，數(shù)字化信息資源少，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量良莠不齊，“信息孤島”大量存在。“軟環(huán)境”不夠理想，資金不足，信息化管理人才缺乏，對檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可行性研究開展不夠。

3.企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實現(xiàn)有效銜接

文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，使生產(chǎn)活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接，提高信息處理的能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫交接和有效管理。然而由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙，檔案工作很難在系統(tǒng)上實現(xiàn)與各生產(chǎn)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)之間聯(lián)絡(luò)，未能實現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接，進(jìn)行文檔一體化管理。

二、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動的歷史記憶，是企業(yè)最可靠、最系統(tǒng)、最有價值的信息資源，對企業(yè)經(jīng)營決策、信息查詢與服務(wù)、提升核心競爭力有著重要的作用。因此，應(yīng)加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源。

（一）高度重視，充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用。決策用檔案謀劃戰(zhàn)略，營銷用檔案構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，研發(fā)用檔案提高檔次，競爭用檔案贏得對手，應(yīng)訴用檔案轉(zhuǎn)敗為勝。為此，必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化工程的一部分，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（二）做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強(qiáng)對信用檔案、反傾銷檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化檔案等企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理；加強(qiáng)對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動；注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。目前，保存的企業(yè)檔案主要是傳統(tǒng)載體檔案，數(shù)字檔案信息很少；為此，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。

（三）加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機(jī)等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。不管是館藏檔案數(shù)字化，還是電子文件接收，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動力機(jī)制的完善。

（四）加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

檔案信息化是一項技術(shù)性很強(qiáng)的工作。檔案信息數(shù)字化涉及到計算機(jī)軟件、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、儲存技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以企業(yè)檔案管理人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理科學(xué)、法律、信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等知識的學(xué)習(xí)，適應(yīng)信息化建設(shè)要求；企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，面向市場，探索企業(yè)檔案信息開發(fā)利用服務(wù)方式，主動出擊開發(fā)企業(yè)檔案中的有用信息，變“檔案守護(hù)者”為“檔案信息開發(fā)者”。企業(yè)檔案部門要大力引進(jìn)信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等方面的高素質(zhì)專門人才，從資金上、技術(shù)上給予支持。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，對檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)檔案管理適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。企業(yè)檔案信息建設(shè)應(yīng)順應(yīng)新形勢下的企業(yè)發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身企業(yè)的特點與情況，運用適當(dāng)?shù)臋n案信息管理模式與方法，做出適當(dāng)調(diào)整、轉(zhuǎn)變，以節(jié)約成本、提高效益為原則，不斷提高企業(yè)檔案信息管理水平，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

參考文件：

[1]周英.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用[J].安徽大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2003（3）.

[2]徐瑞鴻.檔案信息資源整合研究[J].蘭臺世界;2006（17）.

[3]丁莉.檔案信息資源共享策略研究[D].黑龍江大學(xué)，2007年.