零庫存流程管理在醫(yī)院成本核算中的應(yīng)用

沈旭睿

0 引言

醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的必經(jīng)之路，利用信息技術(shù)，將醫(yī)院的物理資源（人、財(cái)、物）進(jìn)行整合和優(yōu)化，為患者提供先進(jìn)、便捷、人性化的醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)院經(jīng)營效益。如何利用信息技術(shù)提高業(yè)務(wù)管理水平，降低運(yùn)營成本，是醫(yī)院最關(guān)心的問題，為達(dá)到以上目的，要設(shè)計(jì)一套功能滿足臨床需求、財(cái)務(wù)符合審計(jì)要求、流程最優(yōu)化的醫(yī)用物資管理系統(tǒng)，從而提高工作效率，提升管理質(zhì)量。

醫(yī)院主要醫(yī)用物資管理部門，包括：設(shè)備科、供應(yīng)室、庫房。設(shè)備科的主要工作是負(fù)責(zé)設(shè)備供應(yīng)商管理、設(shè)備維護(hù)、物資價(jià)格、發(fā)票金額審核等一系列管理；供應(yīng)室，主要承擔(dān)可重復(fù)利用材料的發(fā)放、回收、消毒、使用統(tǒng)計(jì)等工作；庫房，主要以物品實(shí)際進(jìn)出庫、物品發(fā)放、科室領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)等工作，3個(gè)部門攜手為醫(yī)院開展各項(xiàng)醫(yī)療護(hù)理工作，提供物質(zhì)保證。

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，各類醫(yī)療物資的種類和數(shù)量急劇增多，對(duì)以上3個(gè)部門的管理提出了更高的要求，工作質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響醫(yī)護(hù)質(zhì)量，也影響著醫(yī)院的形象和發(fā)展。

我國發(fā)達(dá)地區(qū)醫(yī)院的醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）建設(shè)已基本普及，臨床信息系統(tǒng)（CIS）、醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)（PACS）和檢驗(yàn)信息系統(tǒng)（LIS），也逐漸在醫(yī)院推廣并運(yùn)行，就現(xiàn)階段而言，此3類系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)已結(jié)合得非常緊密，在醫(yī)院業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)核算上能做到準(zhǔn)確無誤。然而，醫(yī)院物資管理系統(tǒng)，卻很少與 HIS系統(tǒng)互聯(lián)，數(shù)據(jù)獨(dú)立，無法將物資消耗情況直接與病人關(guān)聯(lián)，并且由于多數(shù)醫(yī)院在物資管理上沿用老一套的管理流程，從計(jì)算機(jī)中查詢到的庫存、臺(tái)賬信息，由于各種原因，往往與實(shí)際庫存不相符。

1 醫(yī)院物資管理主要存在的問題

物資管理系統(tǒng)發(fā)展比較緩慢，現(xiàn)在看來，傳統(tǒng)管理模式存在著許多缺陷和不足，無法滿足需要。需要解決的問題主要有：

物資設(shè)備在醫(yī)院存放的時(shí)間過長，資金積壓，增加管理維護(hù)費(fèi)用；部分耗材由于使用頻率不高，在庫房存儲(chǔ)時(shí)間過長，致使還未拆封就已過了保質(zhì)期。這些損耗都將轉(zhuǎn)嫁于病人頭上，提高了醫(yī)療費(fèi)用，違背了以患者為中心的宗旨。

物資管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)集成度不高，由于各系統(tǒng)多為各家軟件公司開發(fā)，數(shù)據(jù)接口不透明，數(shù)據(jù)無法共享。醫(yī)院在使用軟件時(shí)，無法挖掘更多的數(shù)據(jù)價(jià)值，對(duì)醫(yī)院決策層，無法提供更多的幫助，不能滿足醫(yī)院的需要。

就目前軟件開發(fā)的水平來看，幾乎是醫(yī)院手工操作的翻版系統(tǒng)，僅僅是利用信息系統(tǒng)代替原本手工操作，只能在一定程度上減輕工作人員工作量，提高準(zhǔn)確性和工作效率，但在實(shí)際使用時(shí)，原有手工操作流程存在的問題仍沒有解決，例如：無法及時(shí)追蹤醫(yī)用物資在醫(yī)院的實(shí)時(shí)庫存、科室領(lǐng)用情況、實(shí)際消耗情況等。

管理觀念落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理要求。需要對(duì)管理模式及工作流程進(jìn)行改造，以解決上述問題。

2 零庫存管理在醫(yī)院物資管理流程中的實(shí)際意義

零庫存管理的目的，就是力求實(shí)現(xiàn)物資成本、庫存數(shù)量、存儲(chǔ)周期最小化，核心是改變業(yè)務(wù)流程，而非通過加速周轉(zhuǎn)來達(dá)到減少庫存的目的。所有目標(biāo)的達(dá)成，依賴于醫(yī)院醫(yī)療物資管理和庫存控制水平。

在計(jì)算機(jī)和物流管理技術(shù)高速發(fā)展的今天，人們發(fā)明了一種新的零庫存管理模式。零庫存，主要是通過改變業(yè)務(wù)流程，將原有倉庫空間的物品的儲(chǔ)存數(shù)量盡量減少、加快物品周轉(zhuǎn)速度、實(shí)時(shí)了解庫存情況和使用情況、把控出庫入庫。

在醫(yī)院內(nèi)部，業(yè)務(wù)流程對(duì)患者是不透明的，但其執(zhí)行效率對(duì)患者有直接影響。因此，本著以患者為中心的主旨，改進(jìn)原有低效率業(yè)務(wù)流程的工作，就變得非常重要。

2.1 原業(yè)務(wù)流程

流程描述，如圖1所示：

圖1 原業(yè)務(wù)流程

（1）物品送貨：供應(yīng)商將物品放置在科室私有庫房，提供送貨單和發(fā)票，科室將發(fā)票集中放在一起，等待臨床使用。

（2）物品入庫： 科室將臨床已使用的物品清單和發(fā)票交予庫房，庫房讓科室人員填寫物品領(lǐng)單并保存，同時(shí)將物品輸入系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算總金額，與發(fā)票金額核對(duì)，若金額一致就入庫，不一致就通知設(shè)備科與供應(yīng)商核對(duì)單價(jià)后修改價(jià)格。

（3）設(shè)備科審核：設(shè)備科將物品明細(xì)的合計(jì)金額和發(fā)票金額核對(duì)，通過審核，生成入庫單，正式入庫。

（4）月結(jié)出庫：庫房根據(jù)收集的物品領(lǐng)單，將科室信息和物品使用信息錄入系統(tǒng)。

（5）設(shè)備科審核：設(shè)備科核對(duì)物品應(yīng)用單信息與科室信息，核對(duì)無誤，生成出庫單，正式出庫，完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程。

效能分析：

原有業(yè)務(wù)流程，將原有手工出入庫模式電子化，并在統(tǒng)計(jì)查詢方面效率和準(zhǔn)確性很高，但仍有以下問題無法解決：

（1）醫(yī)院無法獲知實(shí)際堆放在科室物品的準(zhǔn)確數(shù)量，此類物品由于財(cái)務(wù)已付款，實(shí)際凍結(jié)金額數(shù)字未知，只有待該批物品使用完以后，財(cái)務(wù)才能完成流轉(zhuǎn)，部分物品時(shí)間跨度可能將近一年，實(shí)際上增加了醫(yī)院運(yùn)營消耗。

（2）由于HIS收費(fèi)系統(tǒng)與醫(yī)用物資管理系統(tǒng)之間無信息交互，因此財(cái)務(wù)科計(jì)算科室績效時(shí)無法將科室消耗成本與銷售金額關(guān)聯(lián)?？剖依么寺┒矗e壓物品使用清單與發(fā)票，可控制成本統(tǒng)計(jì)。

（3）庫房工作量較大：庫房既要負(fù)責(zé)發(fā)票與物品使用清單錄入，又要負(fù)責(zé)和對(duì)金額，月底還要將領(lǐng)用單集中錄入系統(tǒng)。由于醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)用材料種類和數(shù)量激增，庫房實(shí)際工作強(qiáng)度很大。

2.2 改進(jìn)后流程

流程描述（如圖2所示）：

圖2 改進(jìn)后業(yè)務(wù)流程

（1）預(yù)入庫：科室申請(qǐng)進(jìn)貨，設(shè)備科根據(jù)現(xiàn)有庫存數(shù)量進(jìn)行審核，當(dāng)現(xiàn)有庫存小于一定值時(shí)，才允許進(jìn)貨。供應(yīng)商將物品送至科室私有庫房，并提供送貨單?？剖腋鶕?jù)送貨單，將供應(yīng)商、物品信息、物品數(shù)量錄入系統(tǒng)，進(jìn)行預(yù)入庫操作。

（2）預(yù)出庫：分為收費(fèi)項(xiàng)目和非收費(fèi)項(xiàng)目。收費(fèi)項(xiàng)目通過HIS系統(tǒng)每日自動(dòng)導(dǎo)入，包含病人、科室、物品明細(xì)，數(shù)量、日期信息；非收費(fèi)項(xiàng)目，由科室提供物品使用清單交予庫房，庫房將使用信息輸入系統(tǒng)，包含物品明細(xì)、數(shù)量、日期信息。

（3）結(jié)算：系統(tǒng)根據(jù)HIS導(dǎo)入的數(shù)據(jù)和庫房輸入的領(lǐng)用數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，將預(yù)入庫里的對(duì)應(yīng)庫存數(shù)量扣除。

（4）發(fā)票輸入：月底，系統(tǒng)出具物品使用報(bào)表，包含供應(yīng)商、物品明細(xì)、物品數(shù)量、物品金額、科室信息。設(shè)備科通知供應(yīng)商開票。發(fā)票交予庫房，庫房根據(jù)實(shí)際使用數(shù)量，核對(duì)系統(tǒng)計(jì)算出的總金額逾發(fā)票金額是否一致，若一致，將發(fā)票號(hào)輸入系統(tǒng)，若不一致，通知設(shè)備科修改物品價(jià)格。所有發(fā)票輸入完成后，將發(fā)票交予設(shè)備科。

（5）設(shè)備科審核：根據(jù)系統(tǒng)出具的供應(yīng)商開票報(bào)表，核對(duì)發(fā)票數(shù)量及金額，審核庫房輸入信息，完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程。

此業(yè)務(wù)流程，解決了以下問題：

（1）由于科室入庫要經(jīng)過設(shè)備科審核，解決了物品積壓問題。

（2）每日結(jié)算，將預(yù)入庫庫存扣除，將庫存情況實(shí)時(shí)提醒臨床科室與設(shè)備科。

（3）發(fā)票不再經(jīng)過科室，直接交至庫房，最后由設(shè)備科匯總提交財(cái)務(wù)，解決了科室故意積壓發(fā)票的情況。

（4）庫房工作量減輕，原本要做入庫與出庫，現(xiàn)收費(fèi)物品的出庫由 HIS自動(dòng)導(dǎo)入，庫房只需做發(fā)票錄入即可，出入庫由系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)完成。

3 項(xiàng)目實(shí)施效果的分析

通過物資管理流程的改造，使設(shè)備科、庫房對(duì)物資的管理更合理、高效，同時(shí)增強(qiáng)了監(jiān)督能力，減少了中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率。各臨床科室也可動(dòng)態(tài)掌握本科室的物資消耗狀況，誤差小，避免浪費(fèi)，節(jié)約運(yùn)營成本。通過成本核算管理，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人可隨時(shí)了解庫存物資的詳細(xì)情況，合理運(yùn)用有限的資金，可在物流的任意環(huán)節(jié)對(duì)其狀態(tài)進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì), 增加了物資管理的透明度, 使管理者隨時(shí)了解、掌握和監(jiān)控醫(yī)院物資的庫存、價(jià)格等信息。

原有工作模式下，每天根據(jù)科室使用清單及發(fā)票信息錄入系統(tǒng)是一項(xiàng)繁瑣的工作，由于工作量較大，容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錄入出錯(cuò)的情況，在新系統(tǒng)中，科室使用明細(xì)根據(jù) HIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)調(diào)取，結(jié)算也由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。很快便可按要求將各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)完畢，并以規(guī)范化形式輸出。

零庫存管理的實(shí)施提高了患者滿意度，降低了運(yùn)營成本，對(duì)醫(yī)院來說，可以根據(jù)市場(chǎng)的變化，隨時(shí)掌握患者和醫(yī)療的需要，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)、健康發(fā)展。

4 醫(yī)院醫(yī)用物資的未來發(fā)展和設(shè)想

現(xiàn)有情況下，醫(yī)院采購物資（包含醫(yī)用設(shè)備、醫(yī)用材料、消耗品、辦公用品等各類物品）分別由各職能科室自行管理，此類科室既當(dāng)采購員又做審批者，在流程上缺乏互相監(jiān)督的機(jī)制。

成立專門采購中心，將采購與審批獨(dú)立，互相制約。采購作為一個(gè)執(zhí)行部門，只需要執(zhí)行審批部門的相關(guān)決定即可，由于工作性質(zhì)專一，有更多的時(shí)間和精力去了解市場(chǎng)信息。審批部門只負(fù)責(zé)將臨床科室提出的需求進(jìn)行審批。

以醫(yī)療設(shè)備采購為例，臨床將設(shè)備采購需求提交至審批部門，審批通過后將材料交給設(shè)備科把關(guān)，專業(yè)性強(qiáng)的設(shè)備，要由科室專家和設(shè)備科專家出具意見，專業(yè)性不強(qiáng)的設(shè)備，按照醫(yī)院通用標(biāo)準(zhǔn)即可。然后采購中心進(jìn)行詢價(jià)和商務(wù)談判，設(shè)備購買以后的應(yīng)用培訓(xùn)、維護(hù)保養(yǎng)、質(zhì)量管理等事宜交由設(shè)備科負(fù)責(zé)。

信息系統(tǒng)在這套供應(yīng)鏈中扮演了極其重要的角色，依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步和條碼管理的逐步上線，通過物資信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化，提升醫(yī)院倉儲(chǔ)管理能力。

加強(qiáng)各科室之間的溝通和配合，使業(yè)務(wù)流程能更快地運(yùn)轉(zhuǎn)，保證對(duì)臨床提出的需求及時(shí)響應(yīng)。同時(shí)，從計(jì)劃、質(zhì)量、使用等環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)部管理，使各部門之間互相制約和監(jiān)督，避免出現(xiàn)物資的積壓與浪費(fèi)。

5 結(jié)語

醫(yī)院醫(yī)用物資管理是一個(gè)龐大的、涉及多個(gè)部門的管理系統(tǒng)，要做到科室之間橫向制約，提高工作效率，降低運(yùn)營成本和非正常消耗，僅憑一套軟件肯定無法做到。要達(dá)到以上目的，需結(jié)合醫(yī)院自身情況，積極探索，同時(shí)將物流、資金流、信息、供應(yīng)商、醫(yī)院相關(guān)工作人員聯(lián)成一條精益化的管理鏈。

[1]黃樹楓. 供應(yīng)室物品供應(yīng)的計(jì)算機(jī)化管理.[j]石家莊，河北醫(yī)藥，2007年6月

[2]鐘雪萍. 計(jì)算機(jī)管理在消毒供應(yīng)室的應(yīng)用[j]包頭醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào) 2010 年第26 卷第5 期

[3]徐菊英 潘建英 吳曉紅 計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在消毒供應(yīng)中心管理中的應(yīng)用[j]TODAY NURSE, November,2009, No.11

[4]邱明輝, 等 全院性Β1 4 6 建設(shè)方案探討[J]醫(yī)療設(shè)備信息，2005(6):26-27

[5]李青云淺談醫(yī)用耗材"零庫存"管理的改革[j]，財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)）2010 (8)