電子檔案管理對(duì)策分析

王麗 楊靜宇

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。文書(shū)歸檔管理人員以前都是手工直接建檔，工作枯燥乏味，自從實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)來(lái)處理文檔后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，

2.計(jì)算機(jī)管理有利于防止遺漏文件，達(dá)到查漏補(bǔ)缺的目的。用計(jì)算機(jī)整理歸檔文件，可隨時(shí)查漏補(bǔ)缺，使文檔不存積，只要打開(kāi)計(jì)算機(jī)，輕輕按一下鍵盤(pán)，找到檔案目錄修改一下就可以了。

3.計(jì)算機(jī)管理有利于文檔的保密。過(guò)去的檔案都是整卷歸檔，當(dāng)借閱者想查閱某卷的一份或者幾份文件時(shí)，需要整卷提供，利用者能夠看到整卷檔案內(nèi)容，這不符合文檔管理保密要求。而計(jì)算機(jī)管理采用按“件”整理歸檔，借閱者無(wú)法看到其他無(wú)關(guān)的文件，達(dá)到了文件保密的要求。

4.計(jì)算機(jī)管理有利于提高檔案管理工作質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，檔案工作人員就可以從枯燥乏味的整理工作中解脫出來(lái)，可以充分的把時(shí)間和精力放在其他工作中，提高檔案管理工作效率，使文書(shū)檔案的管理能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1.計(jì)算機(jī)管理對(duì)電子文件原稿保存的忽視問(wèn)題

目前，人們?nèi)粘＾k公中，基本上在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，電子文件作為草稿就被忽視保存價(jià)值了。許多單位對(duì)電子文件隨意進(jìn)行刪改，沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，使電子稿件失去了原始性，從而也就失去了歸檔保存的意義。

2.計(jì)算機(jī)管理對(duì)電子文件的信息安全與保密問(wèn)題

電子檔案利用計(jì)算機(jī)保存，存在著保存位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性問(wèn)題，這就使電子檔案與載體相分離，使電子檔案信息隨意被修改、竊取、銷毀。當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)越來(lái)越廣泛的開(kāi)放于社會(huì)，計(jì)算機(jī)極易被電腦病毒感染和電腦“黑客”闖入，很可能對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被攻擊就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓。

3.計(jì)算機(jī)管理對(duì)電子文件的接收格式問(wèn)題

由于計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件的管理在全國(guó)范圍內(nèi)還未普及，每個(gè)檔案管理部門(mén)使用的檔案軟件不同，存儲(chǔ)檔案方式不同，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一些困難，從而阻礙了檔案管理的正常工作，影響了工作實(shí)效。

三、解決電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

1.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件的全過(guò)程管理

非常重要的文件應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累，草稿性的文件一般情況下可不保留。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與紙質(zhì)文件之間建立一對(duì)一的標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行備份或者對(duì)文件進(jìn)行壓縮，以免系統(tǒng)發(fā)生故障使電子文件信息丟失。

2.重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)教育

檔案管理部門(mén)和政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)教育，一方面，要多方面多途徑引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員，要具備高素質(zhì)、高思想、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作。另一方面，要對(duì)已從事檔案工作的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)，使其成為更精干的檔案專業(yè)人員。

3.加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)

檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范條例，結(jié)合本部門(mén)的實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，劃清歸檔人員的責(zé)任，注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理，規(guī)范檔案工作一系列環(huán)節(jié)，做到有章可循。

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，在現(xiàn)代檔案管理工作中面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，是不可回避的。因此，要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的一些問(wèn)題并及時(shí)解決，以實(shí)現(xiàn)電子檔案安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。