淺議高校檔案利用工作的新變化及應(yīng)對方法

韓曼

改革開放以來，我國高等教育呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢，而高校檔案工作所面臨的形勢及服務(wù)對象、服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)方式方法等也在不斷發(fā)生新的變化。

一、學(xué)院檔案工作越來越受到各方面的重視

社會越發(fā)展，人們的檔案意識也就越強(qiáng)，檔案管理工作也就愈規(guī)范，那么檔案工作也就愈受人重視，檔案的作用也就發(fā)揮的愈好。這是檔案工作的利用規(guī)律，在高校檔案管理工作中，其表現(xiàn)有以下幾個(gè)方面：

1.利用率逐年提高，利用量不斷增長

高校在過去主要由校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門利用檔案，而現(xiàn)在各職能處室、系部在工作中都需要數(shù)量較大、且較系統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行利用。近幾年來，每年檔案利用數(shù)量和次數(shù)都在增加。根據(jù)我院檔案室2010年借閱統(tǒng)計(jì)，接待利用達(dá)563人次，調(diào)閱檔案696卷，提供檔案復(fù)印件共2973頁。在檔案服務(wù)對象上，由過去的為單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，發(fā)展成為學(xué)院中心工作服務(wù)、為校內(nèi)各職能部門服務(wù)、為全體教職工服務(wù)、為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的良好局面，充分地發(fā)揮了高校各種檔案的作用。

2.提供利用方式的多樣化

一是：在80年代，學(xué)校利用檔案的多是領(lǐng)導(dǎo)和辦公部門，借閱利用時(shí)也是一人一事，單份單卷；到了90年代，隨著高校改革開放的深入和發(fā)展，檔案借閱數(shù)量不斷加大，其利用范圍也由領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展到各職能部門；進(jìn)入21世紀(jì)，檔案利用的范圍又?jǐn)U大到了學(xué)校的教師和全體學(xué)生。利用檔案的種類也由過去的文書檔案、人事檔案擴(kuò)大到同時(shí)利用文書檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生管理檔案等。

二是：在80年代，利用檔案多數(shù)是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人調(diào)閱，由檔案員送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，閱完再拿走；有時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)到檔案室閱覽，閱完即走，一個(gè)月最多來兩三次；而現(xiàn)在的借閱者除領(lǐng)導(dǎo)之外還有處室系部的領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，特別是在各類評估活動中，各條目負(fù)責(zé)人是邊看邊研究與之有關(guān)的文件線索，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與之有聯(lián)系的檔案或文件，不斷擴(kuò)大借閱范圍，增加借閱數(shù)量，及時(shí)分析研究文件檔案的內(nèi)在聯(lián)系，找出規(guī)律，達(dá)到全面借閱的目的。

三是：過去利用檔案作為憑據(jù)時(shí)，多是手抄或摘錄，然后加蓋學(xué)校公章即可；而現(xiàn)在則要求大量的復(fù)印檔案原件才能滿足利用者的要求。

四是：以往利用檔案多為紙質(zhì)，復(fù)印也好，手抄也好，就這一種形式；而現(xiàn)在利用檔案時(shí)，有些不但要利用紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要利用電子文檔、錄音、錄像等磁性檔案。

二、提高檔案管理人員的素質(zhì)，應(yīng)對檔案利用工作的變化

隨著形勢的發(fā)展，在利用工作中出現(xiàn)了不容忽視的問題，如電子文檔不斷增加，給利用工作提出了現(xiàn)代化的要求。但因經(jīng)費(fèi)欠缺，設(shè)備不全，加上檔案管理方法落后，對開展檔案利用現(xiàn)代化服務(wù)還有一定的困難；作為檔案管理人員，必須經(jīng)常研究新形勢，學(xué)習(xí)新知識，解決新問題，向領(lǐng)導(dǎo)多提合理化建議，改進(jìn)提供利用的方法和手段。

1.加強(qiáng)收集工作，做到不遺漏文件

在高校內(nèi)部，機(jī)構(gòu)層次多，產(chǎn)生文件的機(jī)構(gòu)也多。行政管理體制多是院系負(fù)責(zé)制，按檔案管理要求，高校檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，立卷方法實(shí)行的是“文書部門立卷”，年終統(tǒng)一移交到院校檔案室。但在檔案管理工作中時(shí)常會出現(xiàn)一些這樣和那樣的問題，如有的部門對一些需要立卷歸檔的重要文件，為了自己處室、院系利用方便，各自為政，往往不按要求歸檔移交，造成歸檔文件達(dá)不到齊全完整的要求；有的是在假期上報(bào)文件，打印完就報(bào)送，忘記歸檔；有的部門文書立卷人員身兼數(shù)職，對立卷工作不熟悉，要求不甚了解，也不重視，收集工作不到位，文件殘缺不全；加上分類不合理，立卷質(zhì)量達(dá)不到歸檔要求，只能重新返工，造成人力物力浪費(fèi)。

由于以上原因，利用者在利用檔案過程中難以滿足利用要求。因此檔案管理人員要按《檔案法》的要求，建立健全《文書歸檔制度》、《檔案移交制度》，平時(shí)主動指導(dǎo)各職能部門的文書立卷人員做好文件的平時(shí)歸檔工作，注重收集環(huán)節(jié)，確保案卷質(zhì)量。同時(shí)與各職能部門保持良好的協(xié)作關(guān)系，形成文件后職能部門要主動送文件或發(fā)現(xiàn)新文件后檔案員主動索要文件習(xí)慣。特別是對利用價(jià)值較高的文件，更要重點(diǎn)進(jìn)行收集，確保歸檔文件的齊全完整，為提供利用打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.重視檔案閱覽室工作，做好檔案外借工作

1、檔案閱覽室是檔案管理人員與利用者之間的橋梁與紐帶，是開展利用工作的主要場所。因此，檔案管理人員一定要熟悉業(yè)務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，改善閱覽室環(huán)境，做好咨詢服務(wù)，滿足利用者的要求。

2、由于高校檔案利用工作范圍不斷擴(kuò)大，內(nèi)容增多，借閱形式也在不斷發(fā)生變化。如在職稱評審過程中，需要展示參評人員的科技成果、論文、論著、各種證書等等，這些都需要使用原件，在教師業(yè)務(wù)檔案中的這些資料就需要借出去進(jìn)行展覽；再如，在各種評估和各部門的年審工作中，既需要看檔案原件，又需要留檔案復(fù)印件，這就要求檔案人員在確保檔案原件安全的同時(shí)，把用戶至上和周到服務(wù)作為利用工作的宗旨，以發(fā)揮檔案作用為本，認(rèn)真做好外借工作。

3.苦練內(nèi)功，做好主動服務(wù)

在高校檔案綜合檔案室（檔案館），檔案管理人員是檔案利用工作的主體，他們必須了解家底，熟悉室藏檔案種類、內(nèi)容、存放地點(diǎn)、完整程度，這些是做好檔案工作的前提。因此，檔案管理人員要經(jīng)常學(xué)習(xí)檔案工作的新知識、新方法，樹立新觀念，適應(yīng)新形勢，提高檔案管理工作的技能和水平，同時(shí)還要學(xué)習(xí)有利于檔案利用工作現(xiàn)代化的相關(guān)設(shè)備的管理和操作技術(shù)，如靜電復(fù)印技術(shù)、電腦操作技術(shù)、掃描技術(shù)、打印技術(shù)、存儲文檔技術(shù)等等。此外還要有超前服務(wù)意識，能主動圍繞學(xué)校中心工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、全體教工和學(xué)生提供各種檔案借閱利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各方面中的重要作用。