OA系統(tǒng)建設在航運企業(yè)中的應用

文/ 中海發(fā)展股份有限公司油輪公司 葛 蔚

在高速發(fā)展經(jīng)濟的當今社會，信息化扮演著舉足輕重的角色，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及 ,信息技術迅速滲透到社會的各個領域。航運業(yè)是推動世界經(jīng)濟一體化、國際貿(mào)易全球化的基礎性產(chǎn)業(yè)，加上我國又是世界航運大國，在進入 WTO后挑戰(zhàn)和機遇共存的環(huán)境下，航運企業(yè)信息化建設的重要性也越來越凸現(xiàn)出來，辦公自動化的建設也將直接影響到企業(yè)的競爭力。

OA系統(tǒng)通過企業(yè)信息系統(tǒng)建立 ERP管理理念，能最大限度地開發(fā)、利用和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外部的信息資源，提高管理效率與經(jīng)營水平，發(fā)展企業(yè)規(guī)模。

0 前言

OA ，辦公自動化，是 Office Automation的簡寫，是如今社會利用電腦、移動設備進行全自動的辦公。進入上世紀90年代以后，隨著信息技術、網(wǎng)絡科技的出現(xiàn)，作為辦公管理方式的一個劃時代的改變，OA系統(tǒng)不僅已形成相當大的規(guī)模，而且從各個方面促進了計算機及信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。各個公司、企業(yè)不僅利用它來加強企業(yè)經(jīng)營管理，更是把 OA視為提高工作效率、節(jié)約成本的手段，作為提高企業(yè)競爭能力和素質(zhì)的重要條件。

目前OA的發(fā)展趨勢可歸為如下四個方向：

· OA設備向著多功能、復合化、高性能和系統(tǒng)化的發(fā)展；

· OA系統(tǒng)無論在系統(tǒng)自身和系統(tǒng)設備方面，都向著無紙化、智能化、協(xié)同化和綜合化發(fā)展；

· OA系統(tǒng)不再簡單滿足于文字處理，而是向著能夠完成聲音和圖像的處理以及各種復雜數(shù)據(jù)計算等多個領域發(fā)展；

· 無線通信在 OA系統(tǒng)中的地位進一步增強，可以充分利用現(xiàn)代化通信技術，建立不受時空和地域限制的全球網(wǎng)絡體系，實現(xiàn)各種信息資源在全球范圍內(nèi)共享和傳遞。

OA的核心問題是怎么來提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以由 OA來處理，如文字處理、收發(fā)傳真、申請審批、公文管理、物料管理、會議管理、資料管理、檔案管理、訂貨銷售、客戶管理、庫存管理、生產(chǎn)計劃、技術管理、質(zhì)量管理、成本財務計算和勞資人事管理等。

協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術，以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口、以“工作流”為引擎，使企業(yè)單位內(nèi)部人員快捷方便地實現(xiàn)信息共享，高效地、智能地工作；改變過去低效、繁雜的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、多元的信息采集、信息處理，為企業(yè)的低成本、高性能管理和決策提供科學的依據(jù)。

在基礎 OA的應用上，可提供企業(yè)機構自行靈活定義符合自身特色需求的管理工作流程、組織目錄架構、信息門戶框架，以更簡單、更便捷、更智能、更開放地滿足企業(yè)日常 OA辦公需求。

現(xiàn)代航運企業(yè)的發(fā)展需要信息技術和網(wǎng)絡技術的支撐，建立全球化的營銷網(wǎng)絡，不斷完善客戶管理體系，逐步形成決策支持環(huán)境，運用先進的信息技術實現(xiàn)全方位集成服務是航運業(yè)發(fā)展的大勢所趨。所以，航運企業(yè)的信息化建設是勢在必行 ,將OA引入航運企業(yè)也顯得尤為重要。

本文將詳細論述了 OA系統(tǒng)的建設意義、原則和方案，以及在航運企業(yè)中的應用。

1 OA系統(tǒng)建設意義

OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)共享，從而基本解決信息孤島問題。企業(yè)不同業(yè)務的基礎數(shù)據(jù)做到一次錄入，保證數(shù)據(jù)源的唯一性，跨部門、跨業(yè)務的系統(tǒng)可重復使用。

此外，OA系統(tǒng)提供可靠的、可追蹤溯源的公文流轉(zhuǎn)平臺，有效地降低公務處理的周期，加快公文處理過程，減少找人、路耗、等待等中間環(huán)節(jié)，保持處理公務渠道的暢通；

打破地域及時空限制，實現(xiàn)遠程辦公、異地辦公和無紙化辦公；

通過信息共享平臺，提高信息統(tǒng)計和分析的水平，為企業(yè)決策層提供準確、實時的預判以及風險預控等決策支持；

提供完善的信息交流共享機制，方便企業(yè)各部室、下屬公司、會員單位和員工之間日常辦公及業(yè)務數(shù)據(jù)的交流和管理，實企業(yè)事務辦理的互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)信息共享；

充分利用建設好的現(xiàn)有網(wǎng)絡環(huán)境及已有的網(wǎng)絡配置資源，最大化利用已有的信息化投資；

解決網(wǎng)絡辦公應用中的最大難題——機構和管理模式的經(jīng)常變動的問題，由用戶自定義管理模式，實現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務處理機制；

2 OA系統(tǒng)的建設原則

OA系統(tǒng)的建設應體現(xiàn)安全性、先進性、可靠性、實用性、易使用性、開放性、有限開源性、可擴展性、可維護性等原則。

·安全性：系統(tǒng)建設要符合企業(yè)用戶對信息安全管理的要求，建立一套完善可靠的安全保障體系，對非法入侵、網(wǎng)絡計算機病毒、和非法攻擊等應具有很強的防范能力，系統(tǒng)需要具有嚴格的身份認證功能，并有先進的技術手段和策略對數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護。

·先進性：應當采用現(xiàn)今主流技術，既要考慮開發(fā)工具和應用平臺的先進，更要考慮系統(tǒng)的架構和應用設計的先進性，以適應宏觀上企業(yè)業(yè)務管理、發(fā)展規(guī)劃和微觀上企業(yè)日常事務辦理的需求。

·可靠性：系統(tǒng)設計上應采用穩(wěn)定、成熟、可靠的軟件設計技術，確保系統(tǒng)在海量數(shù)據(jù)、并發(fā)數(shù)高的情況下能長時間不間斷地安全運行。

·實用性：根據(jù)企業(yè)業(yè)務需求和業(yè)務流程，從用戶使用的角度進行系統(tǒng)設計、模塊和功能劃分。具體的業(yè)務流程設計要求簡捷流暢，能適應各種變化和企業(yè)突發(fā)事件等現(xiàn)實情況。

·易使用性：主要體現(xiàn)在兩個方面：一是使用界面簡捷、直觀，盡可能減少菜單的層次和不必要的點擊過程，使用戶在使用過程中一目了然，從而快速掌握系統(tǒng)的操作方法，特別是需要符合企業(yè)使用人員的工作習慣和思維方式，使得非計算機專業(yè)人員操作起來也得心應手。二是應提供豐富易懂的幫助手段。

·開放性：為了使系統(tǒng)具有較強的生命力和延續(xù)性，應遵循已有的國內(nèi)標準和國際標準，以利于采用世界上現(xiàn)行的多種先進技術和產(chǎn)品。

·有限開源性：隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務邏輯也隨之改變，需要對系統(tǒng)進行維護、微調(diào)或者二次開發(fā)，也就要求對該系統(tǒng)的非核心代碼進行開放，并提供規(guī)范標準的數(shù)據(jù)庫設計，接口規(guī)范等。

·可擴展性：該系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展中的應用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設計選型時要考慮到新技術，新產(chǎn)品、新應用出現(xiàn)時對本系統(tǒng)的兼容性；以便當企業(yè)的業(yè)務需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時，可以對系統(tǒng)的功能和性能進行擴展。軟件設計要簡明，各功能模塊間的耦合度小，適應業(yè)務發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的延續(xù)和擴展。

·可維護性：系統(tǒng)應具備良好的架構，各個模塊部分應有明確和完整的定義，使得在局部的修改時不影響整個全局和其他部分的結(jié)構和運行。

3 OA系統(tǒng)的建設方案

OA系統(tǒng)的基礎應用平臺應至少可以提供以下通用組件：

·組織機構與權限管理組件

為各個業(yè)務系統(tǒng)提供通用并且統(tǒng)一的組織結(jié)構定義和權限配置，可以用多種靈活的配置方式（包括：根據(jù)用戶、用戶組、部門、崗位、角色）定義系統(tǒng)資源的權限，從而滿足不同類型組織的需求。

·文檔發(fā)布與查看組件

文檔發(fā)布，必須指定文檔屬性，如果不指定，則自動繼承文檔所屬欄目的屬性。

·報表組件

數(shù)據(jù)可能源于 OA系統(tǒng)的各項功能（如人力資源），也可能來源于用戶的業(yè)務系統(tǒng)。業(yè)務系統(tǒng)相關的數(shù)據(jù)由用戶自行開發(fā)接口，或手工錄入（支持EXCEL數(shù)據(jù)導入或XML數(shù)據(jù)交換），或自動更新數(shù)據(jù)庫，供應商應提供通用的處理方式（基于標準的SQL語句提供數(shù)據(jù)源）。提供可見即所得的報表定制功能，普通用戶經(jīng)過較短時間的培訓，即可完成報表的自定義。

·工作流組件

提供統(tǒng)一的工作流引擎，以及圖形化的業(yè)務流程管理和定制工具，能快速建立協(xié)同 /協(xié)作事務，如網(wǎng)上審批等。同時，可以建立應用之間的業(yè)務流程，利用 JMS服務和 XML協(xié)議，以及XML數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，可以在應用之間進行數(shù)據(jù)交換，以及定義數(shù)據(jù)交換順序和事務過程，實現(xiàn)應用集成。

·表單組件

提供圖形化的表單制作工具，管理和維護人員可利用它對頁面樣式方便快捷的進行編輯和管理。表單生成后，應用服務器端的表單引擎應用服務實現(xiàn)對表單的操作。通過表單引擎服務完全處理表單的增刪改查等功能，而不需要編寫程序。

·通用提醒功能組件

提供統(tǒng)一的提醒功能組件，能對系統(tǒng)中存在日期屬性的對象設置提醒功能。比如，能對人員的生日在來臨前10天進行提醒，還可以設置對計量標準在上次檢查后快滿3年時進行提醒。

4 OA系統(tǒng)在航運企業(yè)中的應用

經(jīng)過多年的開發(fā)和應用，中海油運目前已有相當規(guī)模的企業(yè)管理信息系統(tǒng)投入使用，分布在公司各個部門，在生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮了巨大的作用。如圖 1所示，是中海油運信息化系統(tǒng)的框架圖。

從下圖中可以看出，目前中海油運的信息系統(tǒng)分為三大類：生產(chǎn)經(jīng)營類、管理類、綜合類，基本覆蓋了企業(yè)管理的主要環(huán)節(jié)。站在信息化建設整體性以及更好地支持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的角度來看，信息系統(tǒng)建設的著力點建議放在企業(yè)中高層管理需求和戰(zhàn)略管理分析方面，具體總結(jié)為以下三大點：

1.通過對內(nèi)外部系統(tǒng)業(yè)務流程的進行整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一利用，構建統(tǒng)一的企業(yè)信息門戶，持續(xù)對現(xiàn)有系統(tǒng)進行優(yōu)化和提升。

2.進一步挖掘經(jīng)營管理深度，提升精細化管理程度，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進行更好的支持，增強面向市場核心競爭力。

3.利用多年系統(tǒng)建設和應用過程中積累的大量寶貴的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)挖掘分析，為企業(yè)中高層領導提供準確高效的管理分析支持。

其中，OA系統(tǒng)實現(xiàn)了公司內(nèi)部網(wǎng)上辦公和信息資源共享，為企業(yè)提供了一個內(nèi)部信息共享與協(xié)作的平臺，實現(xiàn)了信息的及時發(fā)布到信息的傳遞與反饋，公司簽報的發(fā)起到智能化流轉(zhuǎn)與完成處理，資料檔案的自動沉淀到有序管理與高度共享，初步實現(xiàn)了公司辦公電子化。

同時，企業(yè)通過OA將企業(yè)各個分支全面有效組織成整體。通過詳細設置的工作流，減免了航運企業(yè)各個分支工作、審批、簽報等復雜事務的負擔。工作流按照節(jié)點智能跳轉(zhuǎn)，不受時空和地域的限制，減少了人員奔忙跑動，可視化的工作流程使企業(yè)管理人員可以看見處理環(huán)節(jié)的每一過程，方便及時催辦，提高了企業(yè)各個分支脈絡活動的效率。員工通過內(nèi)部郵件彼此之間可以直接多人同時接受任務，多人配合工作，并能同時開始分布執(zhí)行，提升了工作效率。工作過程在OA系統(tǒng)上保留痕跡，方便了領導查閱員工工作效率，全面把握員工績效，也屬于結(jié)果。工作過程中每個員工都能將自己有價值的工作結(jié)果保留到OA文件資料庫中，方便了隨時查詢使用，也屬于效率和效果的結(jié)合。

從航運企業(yè)在 OA上線長使用期中，通過每天高效率的辦公，節(jié)約了員工大量時間和精力，自然能夠使企業(yè)更具活力和發(fā)展力，這是效率和效果的結(jié)合。長期工作成果的沉淀，為企業(yè)形成了無形的資產(chǎn)和知識，不僅加深了企業(yè)文化，更方便了企業(yè)內(nèi)部員工之間進行學習和交流，從而使之快速成長。這就是效率和效果結(jié)合的完美結(jié)果。可以說，OA系統(tǒng)是航運企業(yè)信息化至關重要的一環(huán)。

5 總結(jié)

實施 OA系統(tǒng)帶來的好處是顯而易見的，航運企業(yè)可以通過 OA將企業(yè)各個分支全面有效的組織成整體，它改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)了迅速、全方位的數(shù)據(jù)信息采集、共享和信息處理，為航運企業(yè)的管理和決策提供了科學的依據(jù)。應用 OA系統(tǒng)的實現(xiàn)，是傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式和辦公手段，向科學化、規(guī)范化、高效化和信息化轉(zhuǎn)變，是航運企業(yè)信息化至關重要的一環(huán)。

圖1 中海油運信息化框架圖