我院在應(yīng)用資產(chǎn)管控系統(tǒng)后存在的問(wèn)題及對(duì)策

季微微

(南京軍區(qū)杭州療養(yǎng)院，310007)

我院于2007年7月自行研發(fā)“軍隊(duì)療養(yǎng)院全成本核算管理信息平臺(tái)”(后更名為“軍隊(duì)療養(yǎng)院財(cái)經(jīng)管理信息平臺(tái)”)，其中的資產(chǎn)管控系統(tǒng)于同年9月份上線，運(yùn)行至今。本文主要介紹資產(chǎn)管控系統(tǒng)的運(yùn)行模式、我院資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，并對(duì)存在的問(wèn)題提出對(duì)策。

1 資產(chǎn)管控系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想介紹

系統(tǒng)將資產(chǎn)管理劃分為兩個(gè)階段：初始的清產(chǎn)核資階段和日常運(yùn)營(yíng)階段，同時(shí)設(shè)立三類管理人員：科室資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)分類管理員、資產(chǎn)賬務(wù)管理員。

在初始化清產(chǎn)核資期間，先由各科室資產(chǎn)管理員對(duì)本科室資產(chǎn)手工錄入到系統(tǒng)中，資產(chǎn)分類管理員對(duì)各科室資產(chǎn)進(jìn)行審核、確認(rèn)，結(jié)合資產(chǎn)賬務(wù)管理員提供的信息把固定資產(chǎn)信息補(bǔ)充完整并審核。初始清產(chǎn)核資結(jié)束后，科室資產(chǎn)管理員的錄入工作就完畢了，系統(tǒng)管理員將收回科室資產(chǎn)管理員的“資產(chǎn)手工登記”模塊，后續(xù)資產(chǎn)的增加、報(bào)廢、轉(zhuǎn)移、借出、歸還操作都由資產(chǎn)分類管理員和資產(chǎn)賬務(wù)管理員共同完成。進(jìn)入日常資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)階段，當(dāng)需要對(duì)資產(chǎn)作變更處理時(shí)，由資產(chǎn)分類管理員負(fù)責(zé)登記并由資產(chǎn)賬務(wù)管理員審核并上報(bào)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和軍財(cái)系統(tǒng)。從而達(dá)到了對(duì)所有資產(chǎn)的增減管理統(tǒng)一在資產(chǎn)管控系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，資產(chǎn)相關(guān)信息可同步傳輸?shù)綍?huì)計(jì)核算系統(tǒng)和軍財(cái)系統(tǒng)中的目的，保證資產(chǎn)數(shù)據(jù)來(lái)源唯一，避免多系統(tǒng)對(duì)資產(chǎn)重復(fù)管理的弊端。資產(chǎn)管控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖(圖1)。

圖1 資產(chǎn)管控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖

2 目前療養(yǎng)院在應(yīng)用固定資產(chǎn)管控系統(tǒng)后存在的問(wèn)題

2.1 查看固定資產(chǎn)管控系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)以下幾個(gè)問(wèn)題

2.1.1 查看“資產(chǎn)領(lǐng)用建卡”模塊 查找出庫(kù)日期自2007-09-01至今的出庫(kù)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)有600多條數(shù)據(jù)未處理，仔細(xì)查看，發(fā)現(xiàn)大部分都是符合固定資產(chǎn)條件的，但卻沒(méi)有生成固定資產(chǎn)卡片。

2.1.2 查看“資產(chǎn)登記審核”模塊 ①雙擊打開(kāi)一條固定資產(chǎn)信息，發(fā)現(xiàn)登記的固定資產(chǎn)信息不完整，如詳細(xì)配置、生產(chǎn)廠商、備注信息、附件備品、資產(chǎn)圖像都有缺失；②使用科室和存放地址自相矛盾，如使用科室是“院首長(zhǎng)”，存放地址卻是“醫(yī)務(wù)部”；③附件備品都沒(méi)有登記，如有的計(jì)算機(jī)購(gòu)進(jìn)來(lái)是配有音響、耳機(jī)的，但卻沒(méi)有被作為計(jì)算機(jī)的附件登記在固定資產(chǎn)里；④資產(chǎn)分類、管理類別、折舊方式填寫不正確或是空缺；⑤資產(chǎn)圖像拍攝不規(guī)范，如計(jì)算機(jī)，只拍了顯示器，卻沒(méi)有拍主機(jī)；⑥已經(jīng)申請(qǐng)報(bào)廢的固定資產(chǎn)在系統(tǒng)中卻還是“在用”狀態(tài)。

2.1.3 新增加的固定資產(chǎn)存在以下問(wèn)題 ①發(fā)放到科室的固定資產(chǎn)沒(méi)有貼二維條碼；②系統(tǒng)中沒(méi)有固定資產(chǎn)照片；③已經(jīng)從庫(kù)房出庫(kù)，但是沒(méi)有及時(shí)生成固定資產(chǎn)卡片。

2.2 固定資產(chǎn)管理制度上存在問(wèn)題

2.2.1 未成立專門管理固定資產(chǎn)的科室 科室資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)分類管理員、資產(chǎn)賬務(wù)管理員都是從各部門臨時(shí)抽調(diào)，組建起來(lái)的，沒(méi)有責(zé)任到人，當(dāng)完成初始資產(chǎn)清產(chǎn)核資后，他們又都回到原工作崗位，僅僅是把管理資產(chǎn)當(dāng)作臨時(shí)性工作來(lái)對(duì)待。另一方面，由于人員變動(dòng)，資產(chǎn)管理工作又沒(méi)有交接，管理沒(méi)有銜接性，直接造成資產(chǎn)處于無(wú)管理狀態(tài)。

2.2.2 固定資產(chǎn)未及時(shí)貼上二維條碼[1]物資在庫(kù)房出庫(kù)后就變成了固定資產(chǎn)，但現(xiàn)在庫(kù)房管理人員不是資產(chǎn)分類管理員，他們只管出庫(kù)，不負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)，因此物資從庫(kù)房領(lǐng)用到科室后，沒(méi)有及時(shí)貼上二維條碼，科室資產(chǎn)管理員需要到資產(chǎn)賬務(wù)管理員處領(lǐng)取二維條碼。自始至終，資產(chǎn)分類管理員都沒(méi)有參與其中，那就不可能及時(shí)在系統(tǒng)中建立固定資產(chǎn)卡片，對(duì)后續(xù)的科級(jí)核算、院級(jí)核算產(chǎn)生影響。

2.2.3 未建立常規(guī)化的資產(chǎn)盤查工作 我院僅僅是在2007年系統(tǒng)剛上線時(shí)，進(jìn)行過(guò)一次固定資產(chǎn)盤查，到現(xiàn)如今，已近4年的時(shí)間。

3 對(duì)策和建議

增強(qiáng)管理意識(shí)、建立健全療養(yǎng)院固定資產(chǎn)管理制度。制定和完善療養(yǎng)院固定資產(chǎn)管理制度，是療養(yǎng)院資產(chǎn)管理工作的當(dāng)務(wù)之急[2]。成立專門的固定資產(chǎn)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常管理工作。管理委員會(huì)由醫(yī)院分管資產(chǎn)管理的院長(zhǎng)牽頭，由各負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)日常采購(gòu)、維護(hù)和維修等管理工作的相關(guān)科室負(fù)責(zé)組織資產(chǎn)管理委員會(huì)日常工作，管理固定資產(chǎn)明細(xì)賬的財(cái)務(wù)科、固定資產(chǎn)使用科室(如各醫(yī)療、醫(yī)技科室)、療養(yǎng)院內(nèi)部審計(jì)部門和監(jiān)察部門等科室共同參與[3]。在具體措施上，首先要把控好新增加的固定資產(chǎn)，做到庫(kù)房在每次出庫(kù)前，都要通知固定資產(chǎn)管理部門，由固定資產(chǎn)管理人員判斷該物資是否符合固定資產(chǎn)條件，如是，則在科室人員到庫(kù)房領(lǐng)取物資前，就要將該物資生成固定資產(chǎn)卡片，把固定資產(chǎn)信息補(bǔ)充完整(包括登記好附件備品、拍攝照片)，打印出二維條碼貼在固定資產(chǎn)上，然后才允許科室人員把固定資產(chǎn)領(lǐng)回到科里。其次，要重視對(duì)購(gòu)入固定資產(chǎn)的后續(xù)管理，要做到既重夠也要重管[4]，對(duì)固定資產(chǎn)要定期進(jìn)行盤點(diǎn)，如半年一次，或者是一年一次。我院的資產(chǎn)管控系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了PDA(PDA是Personal Digital Assistant的縮寫，字面意思是“個(gè)人數(shù)字助理”。PDA可細(xì)分為電子詞典、掌上電腦、手持電腦設(shè)備和個(gè)人通訊助理機(jī)四大類。本文中的PDA指的是掌上電腦)盤查，有了該設(shè)備后，節(jié)約了大量的人力，資產(chǎn)管理人員先把PDA與資產(chǎn)管控系統(tǒng)連接，下載數(shù)據(jù)到PDA，然后手持PDA到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行盤查。再把PDA上盤查的數(shù)據(jù)導(dǎo)回到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)顯示出該資產(chǎn)在系統(tǒng)中的狀態(tài)和盤查狀態(tài)。

總之，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也進(jìn)入了市場(chǎng)，改變?cè)嫉慕?jīng)營(yíng)模式，向現(xiàn)代化企業(yè)管理模式靠攏，建立良好的固定資產(chǎn)管理體制，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高設(shè)備利用率，迅速提高療養(yǎng)院的診療水平和知名度，才能保持醫(yī)院高速、持續(xù)的發(fā)展[5]。

[1]王萍，王云.醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)的應(yīng)用體會(huì)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29(1)：79.

[2]劉亮菊.淺談市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下醫(yī)院固定資產(chǎn)管理[J].中國(guó)衛(wèi)生資源，2010，13(1)：29-30.

[3]汪琳.加強(qiáng)管理提高醫(yī)院固定資產(chǎn)管理水平[J].2009，22(7)：46-47.

[5]易小平.淺談醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理[J].醫(yī)療裝備，2007，20(5)：34.