淺談ISO質(zhì)量管理體系在檔案管理工作中的應(yīng)用

施紅剛

摘要：檔案管理是一項系統(tǒng)性與專業(yè)性兼并的現(xiàn)代化檔案資料管理規(guī)劃工作。隨著現(xiàn)代化質(zhì)量管理體系內(nèi)容研究的逐步完善與發(fā)展，在現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標準，已經(jīng)成為檔案歸集整理工作中的重點應(yīng)用內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案管理；專業(yè)性；ISO質(zhì)量管理體系；標準

檔案管理工作系統(tǒng)性與專業(yè)性相對較強，因此其要求從業(yè)人員必須具備高度社會責任感與專業(yè)工作精神，從事行業(yè)所需的良好素質(zhì)，務(wù)實的工作態(tài)度，以及扎實的理論基礎(chǔ)與實踐能力等。尤其是隨著產(chǎn)業(yè)化經(jīng)濟與各領(lǐng)域化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的提高，現(xiàn)代檔案管理工作必須要掌握先進的管理方法及相關(guān)基本技能與處理標準等。也就是說，當前階段質(zhì)量管理體系研究內(nèi)容正奔向完善態(tài)勢發(fā)展且建設(shè)進程速度非常強勁，在現(xiàn)代檔案管理工作系統(tǒng)中，應(yīng)用并極力推行質(zhì)量管理體系相關(guān)內(nèi)容及標準，是新時期下檔案管理工作的時勢要求。

一、ISO質(zhì)量管理體系的基本理論

ISO 9000質(zhì)量管理體系的基本理論基礎(chǔ)包含：以客戶群體為關(guān)注重點、組織作用、集體參與、處理方法、系統(tǒng)體系標準、改革應(yīng)用、基于實踐角度的決策部署、以及供需方互利等的基本原則。即其往往要求通過建立、執(zhí)行文件程序相關(guān)的質(zhì)量體系標準，并依據(jù)與其相關(guān)的執(zhí)法準則為客戶群體提供優(yōu)質(zhì)、周到的現(xiàn)代化服務(wù)，且在質(zhì)量服務(wù)的基礎(chǔ)上保持持續(xù)改進。也就是說，其理論核心的重點是為了使得客戶態(tài)度滿意，基本執(zhí)行原則是持續(xù)化改革。即某個組織機構(gòu)對客戶提出的相關(guān)質(zhì)量需求，能通過質(zhì)量管理體系標準下的持續(xù)改進來獲取客戶態(tài)度的滿意。

二、質(zhì)量管理體系對檔案管理工作系統(tǒng)的積極促進作用

大力應(yīng)用并極力推行質(zhì)量管理體系，能夠使得檔案管理滿足從事現(xiàn)代化檔案工作所具備的諸多需求，促進檔案管理工作系統(tǒng)實現(xiàn)有據(jù)可循、有章可依，從而利于形成責任清晰、分工明確、章法有度的作業(yè)模式，促進管理與服務(wù)水準以及作業(yè)質(zhì)量大幅度提升。具體而言，現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)用并推行ISO質(zhì)量管理體系標準所具備的促進作用主要表現(xiàn)為以下幾方面。

（一）促進質(zhì)量服務(wù)觀念形成，提升服務(wù)意識

通過應(yīng)用并推行質(zhì)量管理體系標準，現(xiàn)代化檔案管理工作實現(xiàn)了滿足內(nèi)需建設(shè)相關(guān)需求的基礎(chǔ)上，又高標準化的促進了質(zhì)量服務(wù)面向于大眾服務(wù)對象，即以客戶的滿意程度而定最終評價標準。

在當前背景下，檔案工作從業(yè)人員要積極樹立主動服務(wù)觀念，從而才能積極主動地了解當前市場競爭形勢下的各項需求及內(nèi)部系統(tǒng)相關(guān)決策內(nèi)容的重點問題；要利用現(xiàn)代化先進管理技術(shù)及方法，挖掘現(xiàn)有信息資源，實現(xiàn)充分利用檔案管理系統(tǒng)中的各項資源，以此進一步擴充自身優(yōu)勢，逐步提升內(nèi)需建設(shè)進程速度，使之更好的服務(wù)面向于大眾服務(wù)對象。

檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執(zhí)行力度、開發(fā)質(zhì)量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發(fā)展建設(shè)需求，并使得檔案工作的建設(shè)思路更加暢通，從而才能高效地開發(fā)檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務(wù)于市場經(jīng)濟與社會各組織主體。

（二）在檔案管理工作系統(tǒng)中應(yīng)用并推行質(zhì)量管理體系標準可促進相關(guān)作業(yè)更加規(guī)范化

檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當具備標準化理念服務(wù)意識，即憑借標準化管理模式的實踐應(yīng)用使得各項檔案逐步奔向正規(guī)運作軌道。以往，檔案材料的形成要經(jīng)過文件起草、刪改、直至打印、傳閱、整理籌劃、歸檔都是以紙質(zhì)手工模式為主。而信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的積極推行及運用，能夠高效系統(tǒng)地文成文件的起草、刪改、索引、打印、登記以及統(tǒng)計籌劃等各項作業(yè)，使得文件流轉(zhuǎn)作業(yè)所需的各項環(huán)節(jié)實現(xiàn)辦公自動化。檔案管理工作信息化與自動化是現(xiàn)代檔案工作系統(tǒng)中極力推行的重點研究內(nèi)容，也是檔案從業(yè)工作人員前進的改革方向。

（三）推行質(zhì)量管理體系標準，促進檔案信息實現(xiàn)真實可靠

檔案信息是一個單位或組織的重要資產(chǎn)。檔案信息的絕密性、真實性、以及可靠性對維持一個組織機構(gòu)的競爭優(yōu)勢、保全資產(chǎn)、經(jīng)濟效益、管理機制合規(guī)性與商務(wù)形象都是極為重要的。推行ISO質(zhì)量管理體系標準相關(guān)內(nèi)容，進行全面、專業(yè)、科學的信息安全風險評估，擬定選控目標，采用合理風險損益控制舉措，強制預(yù)防為主，實行全過程動態(tài)管控，保障各項檔案信息具備保密性、真實性、以及可靠性。

三、為提高檔案管理質(zhì)量應(yīng)用質(zhì)量管理體系標準所實行的必要舉措

（一）加強信息化建設(shè)、推行素質(zhì)教育

信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時代，檔案管理的內(nèi)需建設(shè)尤為重點，即檔案管理內(nèi)涵與外延服務(wù)強度逐步提升，信息屬性已經(jīng)成為時代反映檔案實質(zhì)的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)工作的輔助作用很大。也就是說，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時代背景作用下，其各項技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作各項作業(yè)執(zhí)行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統(tǒng)僵化、桎梏的觀念及意識，具備科學的現(xiàn)代化從業(yè)思想觀。而推行質(zhì)量管理體系標準，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準接軌；要注意強化檔案主體意識與提升意識教育，加強檔案從業(yè)人員的檔案保密觀念及意識、積極更新觀念及充實體系知識內(nèi)容等，以此才能具備推行現(xiàn)代信息化建設(shè)的各項素質(zhì)，提高質(zhì)量管理體系標準內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量與效率。

（二）制定檔案管理工作執(zhí)行標準并積極貫徹

在檔案管理工作中應(yīng)用質(zhì)量管理體系標準相關(guān)內(nèi)容，務(wù)必要以ISO 9000《質(zhì)量管理與質(zhì)量保證》系類國際標準建立一套健全的質(zhì)量體系文件。從檔案的收進、啟封、登記、借閱、歸檔等各個程序都要以質(zhì)量管理為核心，建立與完善ISO質(zhì)量體系。

（三）打造一支具備專業(yè)化從業(yè)素質(zhì)的管理型人才隊伍

現(xiàn)代檔案工作從業(yè)人員必須具備現(xiàn)代化服務(wù)意識與先進管理思想，否者就會影響檔案工作進程速度。也就是說，檔案工作的性質(zhì)已經(jīng)決定了檔案工作管理模式、作業(yè)模式必須實現(xiàn)集約化模式的過渡及轉(zhuǎn)變。而建立一支具備專業(yè)從業(yè)素質(zhì)的管理性人才隊伍，才能提高檔案工作的集約化管理模式建設(shè)進程速度。為此，檔案工作人員要盡可能地熟練檔案體系業(yè)務(wù)、認真學習各項技術(shù)、審核掌握檔案行業(yè)標準等，并樹立起高度責任意識與加強檔案學術(shù)的大力研究，以此才能夯實基本理論水平，逐漸遞升到實踐中去。

（四）建立質(zhì)量管理監(jiān)督體系考核機制

推行ISO質(zhì)量管理體系標準，除了能按照相關(guān)規(guī)范進行記錄，還要嚴格對各項記錄進行認真務(wù)實的審核，對以前的原始檔案按照質(zhì)量管理體系的要素去衡量與考慮。因此，檔案管理工作必須要建立起質(zhì)量管理監(jiān)督、績效測評體系機制，監(jiān)督的目的是為了衡量工作人員基本工作執(zhí)行情況與反饋落實執(zhí)行標準的實際成效；而考核要詳細，能夠全面覆蓋檔案工作的各項作業(yè)環(huán)節(jié)，使得工作人員清楚認知到各項作業(yè)應(yīng)當怎樣做才規(guī)范，以此提高工作執(zhí)行效率與質(zhì)量。

結(jié)語：

總之，在檔案管理工作系統(tǒng)中推行有效的質(zhì)量管理體系標準，能夠提高檔案管理工作執(zhí)行質(zhì)量與效率。因此，這就需要檔案從業(yè)人員必須堅持“加強領(lǐng)導、上下聯(lián)動、整體推行、積極創(chuàng)新”的基本執(zhí)行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎(chǔ)與參與作用，最終獲得高效成果?！?/p>

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