財(cái)務(wù)工作中EXCEL的應(yīng)用

邱毅偉

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財(cái)務(wù)工作中EXCEL的應(yīng)用

邱毅偉

福建省龍巖市疾病預(yù)防控制中心

Excel是Office辦公軟件中一款用于處理數(shù)據(jù)的軟件，它提供大量定義好的基本運(yùn)算函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)和財(cái)務(wù)函數(shù)，能滿足大部分財(cái)務(wù)管理工作需要的同時(shí)，它獨(dú)具特色的數(shù)據(jù)、函數(shù)、圖表分析系統(tǒng)，更為財(cái)務(wù)管理提供了最直觀、最便捷的工具。該文介紹Excel軟件的工作原理以及財(cái)務(wù)工作中常用的Excel數(shù)據(jù)分析處理工具，以利于財(cái)務(wù)人員在日常財(cái)務(wù)管理中掌握運(yùn)用，提高工作效率和工作能力。

Excel 數(shù)據(jù)透視表 應(yīng)用

1 Excel軟件的工作原理

首先明確Excel模型需要完成什么工作任務(wù)，確定完成任務(wù)采用的方法如何實(shí)現(xiàn)，然后運(yùn)用Excel工具建立工作模型，該模型應(yīng)包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的計(jì)算公式、模型約束條件三部分自動(dòng)完成，最后計(jì)算機(jī)按數(shù)學(xué)公式和約束條件自動(dòng)完成模型求解，并用適當(dāng)形式表示結(jié)果，進(jìn)而分析得出結(jié)論。

2 財(cái)務(wù)工作中常用的Excel數(shù)據(jù)分析處理功能

2.1 函數(shù)應(yīng)用

在財(cái)務(wù)管理中使用最多的是財(cái)務(wù)函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)和統(tǒng)計(jì)函數(shù)，Excel函數(shù)庫(kù)提供的函數(shù)能夠滿足簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)分析和管理。如果需要進(jìn)行某種特殊復(fù)雜分析計(jì)算，則可以通過自定義函數(shù)公式來(lái)實(shí)現(xiàn)。例如：一般的匯總統(tǒng)計(jì)使用SUM求和函數(shù)，如果是分類統(tǒng)計(jì)，則使用分類匯總命令，而條件求和函數(shù)的功能是在滿足指定的統(tǒng)計(jì)條件下，對(duì)給定數(shù)據(jù)區(qū)域中的某一指定范圍進(jìn)行累計(jì)求和，其他簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的計(jì)算，則可以調(diào)用函數(shù)庫(kù)中的其他函數(shù)。

2.2 圖表分析

圖表和數(shù)據(jù)透視表是Excel的兩個(gè)強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析工具。在利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理與分析時(shí)，有時(shí)既要使用函數(shù)和公式解決數(shù)據(jù)處理，還要制作各種各樣的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，使用函數(shù)和公式，就必須一個(gè)函數(shù)套用一個(gè)函數(shù)，公式又非常長(zhǎng)，一般人別說創(chuàng)建這樣的公式了，就連看看也覺得非常難以理解。這時(shí)使用圖表和數(shù)據(jù)透視表就可以從創(chuàng)建復(fù)雜公式、使用各種函數(shù)的工作中解脫出來(lái)，迅速而準(zhǔn)確地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析，制作出漂亮的報(bào)告和圖表。

2.2.1圖表使用

用圖形和圖表表示數(shù)據(jù)，可以直觀地提示數(shù)據(jù)之間的變化趨勢(shì)、變化周期、變化速度和變化幅度。Excel提供了14種內(nèi)置的圖表類型，不同的圖表類型反映的數(shù)據(jù)特性側(cè)重點(diǎn)不同，應(yīng)用時(shí)根據(jù)實(shí)際需要選用不同特性的圖表類型。最常用的是直方圖、餅圖、雷達(dá)圖、散點(diǎn)圖和帶有折線或曲線的散點(diǎn)圖。Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數(shù)據(jù)所在的數(shù)據(jù)表中，而圖表工作表則是把圖表繪制在一個(gè)獨(dú)立的工作表中。無(wú)論哪種圖表都與原始數(shù)據(jù)緊密相關(guān)，任何數(shù)據(jù)變化都可以立即反映到圖表中。

2.2.2數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表的功能在于幫助用戶分析、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，利用它可以快速分類匯總多種來(lái)源的數(shù)據(jù)，可以隨時(shí)選擇其中頁(yè)、行和列中的不同元素，以達(dá)到快速查看數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計(jì)結(jié)果，可以隨意顯示和打印出所需區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)，特別可以很快地從不同角度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)分析，是財(cái)務(wù)工作中數(shù)據(jù)分析必不可少的工具。

數(shù)據(jù)透視表由頁(yè)字段、行字段、列字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)構(gòu)成。例如我們要將以下一張疫苗的調(diào)撥統(tǒng)計(jì)表（表1），通過數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行快速分類匯總分析。

表1 2011年疫苗調(diào)撥表

（1）將光標(biāo)移入需建立數(shù)據(jù)透視表的工作表中，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”子菜單。

（2）“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之一”對(duì)話框上，選用默認(rèn)選項(xiàng)，“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)”,單擊“下一步”。

（3）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之二”對(duì)話框上，在“選定區(qū)域”框中，已經(jīng)自動(dòng)選定工作表的（整個(gè)）數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“下一步”。

（4）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之三”對(duì)話框上設(shè)置報(bào)表布局，單擊“布局”，將“單位”拖動(dòng)到“頁(yè)字段”區(qū)域，“時(shí)間”拖動(dòng)到“行字段”區(qū)域，“疫苗”拖動(dòng)到“列字段”區(qū)域，對(duì)于要匯總數(shù)據(jù)的“數(shù)量”和“金額”拖動(dòng)到“數(shù)據(jù)項(xiàng)”區(qū)域，見圖1。

圖1

（5）布局完后，在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之三”對(duì)話框上，選用默認(rèn)選項(xiàng)：“新建工作表”，在當(dāng)前工作的左側(cè)創(chuàng)建一個(gè)新工作表。這樣做，可以保證原始數(shù)據(jù)的安全以及可利用性。單擊“完成”后，一張新工作表（見表2）即出現(xiàn)在當(dāng)前工作的左側(cè)。

表2

舉一反三，在調(diào)撥單中增加疫苗的“規(guī)格”、“廠家”、“供應(yīng)商”等信息，只要在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之三”中將“規(guī)格”、“廠家”、“供應(yīng)商”拖動(dòng)到“列字段”區(qū)域，其余操作都是一樣的。

（6）透視表的更新。在原工作表的數(shù)據(jù)更改后，在透視表中單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“更新數(shù)據(jù)”按鈕即可。

3 結(jié)語(yǔ)

本文只介紹了數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)簡(jiǎn)單運(yùn)用，數(shù)據(jù)透視表的運(yùn)用是Excel軟件的一大精華，它匯集了Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”函數(shù)、“分類匯總”、“自動(dòng)篩選”等多種功能，是高效辦公、分析數(shù)據(jù)必不可少的利器。熟練掌握Excel的圖表、函數(shù)和數(shù)據(jù)分析等工具的綜合應(yīng)用，可以高效、準(zhǔn)確地幫助財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策，起到事半功倍的效果。

[1] Excel Home.Excel 2007實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2010.

[2] 鄧斌.Excel在企業(yè)財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用[J]. 西部科教論壇,2010(10):12-14.