財務(wù)工作中EXCEL的應(yīng)用

邱毅偉

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財務(wù)工作中EXCEL的應(yīng)用

邱毅偉

福建省龍巖市疾病預(yù)防控制中心

Excel是Office辦公軟件中一款用于處理數(shù)據(jù)的軟件，它提供大量定義好的基本運算函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)和財務(wù)函數(shù)，能滿足大部分財務(wù)管理工作需要的同時，它獨具特色的數(shù)據(jù)、函數(shù)、圖表分析系統(tǒng)，更為財務(wù)管理提供了最直觀、最便捷的工具。該文介紹Excel軟件的工作原理以及財務(wù)工作中常用的Excel數(shù)據(jù)分析處理工具，以利于財務(wù)人員在日常財務(wù)管理中掌握運用，提高工作效率和工作能力。

Excel 數(shù)據(jù)透視表 應(yīng)用

1 Excel軟件的工作原理

首先明確Excel模型需要完成什么工作任務(wù)，確定完成任務(wù)采用的方法如何實現(xiàn)，然后運用Excel工具建立工作模型，該模型應(yīng)包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的計算公式、模型約束條件三部分自動完成，最后計算機按數(shù)學(xué)公式和約束條件自動完成模型求解，并用適當形式表示結(jié)果，進而分析得出結(jié)論。

2 財務(wù)工作中常用的Excel數(shù)據(jù)分析處理功能

2.1 函數(shù)應(yīng)用

在財務(wù)管理中使用最多的是財務(wù)函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)和統(tǒng)計函數(shù)，Excel函數(shù)庫提供的函數(shù)能夠滿足簡單的財務(wù)分析和管理。如果需要進行某種特殊復(fù)雜分析計算，則可以通過自定義函數(shù)公式來實現(xiàn)。例如：一般的匯總統(tǒng)計使用SUM求和函數(shù)，如果是分類統(tǒng)計，則使用分類匯總命令，而條件求和函數(shù)的功能是在滿足指定的統(tǒng)計條件下，對給定數(shù)據(jù)區(qū)域中的某一指定范圍進行累計求和，其他簡單統(tǒng)計指標的計算，則可以調(diào)用函數(shù)庫中的其他函數(shù)。

2.2 圖表分析

圖表和數(shù)據(jù)透視表是Excel的兩個強大數(shù)據(jù)分析工具。在利用Excel進行數(shù)據(jù)處理與分析時，有時既要使用函數(shù)和公式解決數(shù)據(jù)處理，還要制作各種各樣的統(tǒng)計分析報表，使用函數(shù)和公式，就必須一個函數(shù)套用一個函數(shù)，公式又非常長，一般人別說創(chuàng)建這樣的公式了，就連看看也覺得非常難以理解。這時使用圖表和數(shù)據(jù)透視表就可以從創(chuàng)建復(fù)雜公式、使用各種函數(shù)的工作中解脫出來，迅速而準確地對數(shù)據(jù)進行處理分析，制作出漂亮的報告和圖表。

2.2.1圖表使用

用圖形和圖表表示數(shù)據(jù)，可以直觀地提示數(shù)據(jù)之間的變化趨勢、變化周期、變化速度和變化幅度。Excel提供了14種內(nèi)置的圖表類型，不同的圖表類型反映的數(shù)據(jù)特性側(cè)重點不同，應(yīng)用時根據(jù)實際需要選用不同特性的圖表類型。最常用的是直方圖、餅圖、雷達圖、散點圖和帶有折線或曲線的散點圖。Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數(shù)據(jù)所在的數(shù)據(jù)表中，而圖表工作表則是把圖表繪制在一個獨立的工作表中。無論哪種圖表都與原始數(shù)據(jù)緊密相關(guān)，任何數(shù)據(jù)變化都可以立即反映到圖表中。

2.2.2數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表的功能在于幫助用戶分析、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，利用它可以快速分類匯總多種來源的數(shù)據(jù)，可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達到快速查看數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計結(jié)果，可以隨意顯示和打印出所需區(qū)域的明細數(shù)據(jù)，特別可以很快地從不同角度對數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計分析，是財務(wù)工作中數(shù)據(jù)分析必不可少的工具。

數(shù)據(jù)透視表由頁字段、行字段、列字段、數(shù)據(jù)項構(gòu)成。例如我們要將以下一張疫苗的調(diào)撥統(tǒng)計表（表1），通過數(shù)據(jù)透視表進行快速分類匯總分析。

表1 2011年疫苗調(diào)撥表

（1）將光標移入需建立數(shù)據(jù)透視表的工作表中，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”子菜單。

（2）“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之一”對話框上，選用默認選項，“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”,單擊“下一步”。

（3）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之二”對話框上，在“選定區(qū)域”框中，已經(jīng)自動選定工作表的（整個）數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“下一步”。

（4）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之三”對話框上設(shè)置報表布局，單擊“布局”，將“單位”拖動到“頁字段”區(qū)域，“時間”拖動到“行字段”區(qū)域，“疫苗”拖動到“列字段”區(qū)域，對于要匯總數(shù)據(jù)的“數(shù)量”和“金額”拖動到“數(shù)據(jù)項”區(qū)域，見圖1。

圖1

（5）布局完后，在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之三”對話框上，選用默認選項：“新建工作表”，在當前工作的左側(cè)創(chuàng)建一個新工作表。這樣做，可以保證原始數(shù)據(jù)的安全以及可利用性。單擊“完成”后，一張新工作表（見表2）即出現(xiàn)在當前工作的左側(cè)。

表2

舉一反三，在調(diào)撥單中增加疫苗的“規(guī)格”、“廠家”、“供應(yīng)商”等信息，只要在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟之三”中將“規(guī)格”、“廠家”、“供應(yīng)商”拖動到“列字段”區(qū)域，其余操作都是一樣的。

（6）透視表的更新。在原工作表的數(shù)據(jù)更改后，在透視表中單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“更新數(shù)據(jù)”按鈕即可。

3 結(jié)語

本文只介紹了數(shù)據(jù)透視表的一個簡單運用，數(shù)據(jù)透視表的運用是Excel軟件的一大精華，它匯集了Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”函數(shù)、“分類匯總”、“自動篩選”等多種功能，是高效辦公、分析數(shù)據(jù)必不可少的利器。熟練掌握Excel的圖表、函數(shù)和數(shù)據(jù)分析等工具的綜合應(yīng)用，可以高效、準確地幫助財務(wù)管理人員進行預(yù)測和決策，起到事半功倍的效果。

[1] Excel Home.Excel 2007實戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2010.

[2] 鄧斌.Excel在企業(yè)財務(wù)管理的應(yīng)用[J]. 西部科教論壇,2010(10):12-14.