高校工程建設(shè)檔案信息開發(fā)與利用工作探析

隨著社會的發(fā)展，高校整體規(guī)模的擴(kuò)大、各種基礎(chǔ)設(shè)施都處于不斷發(fā)展變化的動態(tài)過程中，工程建設(shè)工作產(chǎn)生的信息量迅速增加，工程建設(shè)工作所需求的信息服務(wù)的內(nèi)容也更加廣泛，如何進(jìn)行高校工程建設(shè)檔案信息開發(fā)，提升其利用效果，使之成為一種不可或缺少的有效資源，在高校建設(shè)和管理中發(fā)揮更大的作用，是擺在檔案管理人員面前的一個新課題。

1. 高校工程建設(shè)檔案的特性

工程建設(shè)檔案是指工程建設(shè)項(xiàng)目在前期（規(guī)劃、決策、立項(xiàng)、核準(zhǔn)）、實(shí)施（破土動工）、竣工驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)形成的具有保存價值的不同形式的記錄載體，是工程建設(shè)的歷史記錄，也是工程建成后運(yùn)行、維修、管理和改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。

1.1 專業(yè)性。工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于高校建設(shè)中，與工程建設(shè)業(yè)務(wù)活動密不可分，技術(shù)性和專業(yè)性都比較強(qiáng)，隨著高校的不斷發(fā)展壯大而產(chǎn)生的數(shù)量也逐漸增多，由于工程建設(shè)工作面廣量大、載體形式多、時間不均衡、業(yè)務(wù)性強(qiáng)，在內(nèi)容和形式上與一般檔案有明顯的區(qū)別，主要是專業(yè)術(shù)語多，圖表多，論證材料多，因此，要求高校檔案管理部門要針對工程建設(shè)檔案的專業(yè)性進(jìn)行檔案管理。

1.2 動態(tài)性。隨著高校的建設(shè)發(fā)展，工程的建設(shè)、拆除、翻改、擴(kuò)建日趨頻繁，產(chǎn)生的各種載體材料數(shù)量大增，且處于不斷變更之中，特別是工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長的，地下管網(wǎng)復(fù)雜的維修、改擴(kuò)等，具有極強(qiáng)的動態(tài)性，若在任何一個工作環(huán)節(jié)、時段沒有及時做好工程建設(shè)檔案的形成、收集工作都有可能給工程建設(shè)檔案管理利用工作帶來一系列的困難或無法挽回的損失。

1.3 真實(shí)性。工程建設(shè)檔案是高校檔案的一部分，是高校工程建設(shè)技術(shù)管理的重要組成部分，作為工程建設(shè)的真實(shí)記錄和管理的重要依據(jù)，其作用也顯得愈加重要。真實(shí)性是工程建設(shè)檔案的生命，也是發(fā)揮工程建設(shè)檔案的現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提，工程建設(shè)檔案的歷史記錄與實(shí)際相符，能真實(shí)地反映高校工程建設(shè)活動的全過程，使之在工程的建設(shè)、拆除、翻、擴(kuò)建中起到憑證和查考作用，使之節(jié)省大量的時間及人財(cái)物。

1.4 完整性。工程建設(shè)檔案管理最根本的任務(wù)是為校園建設(shè)、維修、改擴(kuò)建等工程項(xiàng)目服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需信息是校園建設(shè)等工程項(xiàng)目的重要條件，是對高校建設(shè)不可缺少的依據(jù)。因此工程建設(shè)檔案工作應(yīng)以工程建設(shè)方為管理核心，以國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為管理依據(jù)，以制度、監(jiān)督和檢查為管理控制手段，在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、分包等單位全方位參與下，實(shí)施項(xiàng)目開工前介入、項(xiàng)目進(jìn)行中控制、項(xiàng)目結(jié)束后核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制的管理模式，將檔案工作滲透于項(xiàng)目建設(shè)的每個階段、每道程序、每個工作環(huán)節(jié)之中，將工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，使工程項(xiàng)日建設(shè)中形成的每一份文件材料都處于受控狀態(tài)，記載的各種載體材料必須清楚，與實(shí)物一致，各種載體檔案要結(jié)合起來判斷，能反映工程建設(shè)檔案的完整率，防止工程建設(shè)檔案漏歸。

2. 高校工程建設(shè)檔案信息開發(fā)與利用中存在的主要問題

2.1 工程建設(shè)檔案載體信息結(jié)構(gòu)單一

從收集工程建設(shè)檔案的情況看，隨著高校規(guī)模擴(kuò)大，工程建設(shè)項(xiàng)目的增加，工程建設(shè)單位多，人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識薄弱，多數(shù)工程建設(shè)人員由于對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理方式、方法各不相同，從工程建設(shè)設(shè)計(jì)、施工、竣工、改造、更新或多次修改中，以收集高校工程檔案的紙質(zhì)資料為主，很少收集電子、影像等不同載體資料，或維修、改擴(kuò)建原因記錄不明或無記錄，加上人員變化、辦公設(shè)備場地的變遷等，造成工程建設(shè)資料流失，有的雖然也建立了計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)圖紙，但均以文檔形式保存，未集中地分層次、分類型進(jìn)行管理，造成高校工程建設(shè)檔案信息結(jié)構(gòu)單一，檔案資料不完整，尤其是地下設(shè)施的資料版本不統(tǒng)一、不齊全，最終造成資料與實(shí)物不符現(xiàn)象較為嚴(yán)重，不能完全反映高校設(shè)施的全貌，給有效利用與更新、修改和完善等工作帶來無法挽回的損失。

2.2 工程建設(shè)檔案管理方式保守落后

多年來，高校工程建設(shè)檔案管理受傳統(tǒng)理念的影響，處于自我封閉狀態(tài)，重藏輕用管理服務(wù)形式比較死板，信息流通渠道不暢，宣傳館藏資源不到位，做等著利用者找上門來查閱，而且一般也只對校內(nèi)提供工程建設(shè)檔案利用服務(wù)，從利用中發(fā)現(xiàn)有些工程建設(shè)檔案由于沒有及時進(jìn)行名稱改動的補(bǔ)充說明，使建設(shè)工程檔案入庫時的名稱與現(xiàn)正在使用的建設(shè)名稱不統(tǒng)一，造成工程建設(shè)檔案館藏名稱混亂。在已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時代的今天，還有許多高校工程建設(shè)檔案采用傳統(tǒng)的人工管理方式，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段作支撐，檔案信息資源數(shù)字化工作薄弱，檔案管理信息化建設(shè)滯后，直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，造成高校工程建設(shè)檔案利用率不高，檔案查全、查準(zhǔn)率低下。

2.3 工程建設(shè)檔案服務(wù)意識不到位

高校工程檔案管理部門和檔案管理人員在思想上存在一些誤區(qū)，認(rèn)為工程檔案資料能收進(jìn)來整理好，放到庫房就行了，至于如何對工程檔案進(jìn)行更有效的開發(fā)利用、主動提供檔案信息服務(wù)，就不那么關(guān)心和重視了，對工程建設(shè)檔案資料的管理存在著信息傳遞速度慢，忽略了檔案利用價值，致使檔案的利用價值大打折扣，制約了工程建設(shè)檔案管理水平的提升。

3. 高校工程建設(shè)檔案信息開發(fā)與利用的對策

開發(fā)利用高校工程建設(shè)檔案信息資源是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是對高校工程建設(shè)檔案財(cái)富的升華和再創(chuàng)造，做好這項(xiàng)工作是高校又好又快發(fā)展的需要，更是高校檔案部門義不容辭的職責(zé)。

3.1 豐富工程建設(shè)檔案信息資源多元化

檔案利用的特點(diǎn)是“藏以致用”，沒有齊全完整、內(nèi)容豐富、能夠反映高校歷史全貌的工程建設(shè)檔案，就不能滿足高校工程建設(shè)的不斷需求，高校工程建設(shè)檔案作為最有價值的科技檔案之一，來源于工程檔案信息資源的多元性，這就要求工程檔案管理部門和人員在檔案收集過程中，要采用多種形式進(jìn)行收集，除了收集原始的紙質(zhì)資料，還要收集各種載體資料，豐富檔案信息的內(nèi)容，用以充實(shí)庫藏，形成各具特色的檔案材料，但需特別注意收集軟件運(yùn)行所需要的硬件環(huán)境和相關(guān)的數(shù)據(jù)、音視頻屬性標(biāo)識、特有參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件和相關(guān)的使用說明，便于日后查詢和使用。同時，對重點(diǎn)建設(shè)的工程，應(yīng)采取全程跟蹤的方式進(jìn)行各種載體檔案資料的收集，以豐富工程建設(shè)檔案的原始積累，展現(xiàn)工程建設(shè)的全過程，更好地滿足高校對工程建設(shè)檔案利用的需求。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提升工程建設(shè)檔案保管利用水平

隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展、高校工程建設(shè)的擴(kuò)建和改造工程量劇增及高新技術(shù)的不斷發(fā)展，工程建設(shè)檔案資料也與日俱增，對工程建設(shè)檔案管理提出了更新、更高的要求，工程建設(shè)檔案載體也從單一的紙質(zhì)檔案向多種載體檔案轉(zhuǎn)變。對利用率高、保存價值高的工程建設(shè)的真實(shí)記錄，現(xiàn)行的手工操作速度慢、效率低，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工程建設(shè)開發(fā)與利用檔案信息資源的需要。因此，引進(jìn)先進(jìn)的管理方式和管理設(shè)備，培養(yǎng)一批精通檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才，創(chuàng)建一個有利于工程建設(shè)檔案信息技術(shù)發(fā)展的環(huán)境，并通過數(shù)字化的方式整合工程建設(shè)檔案信息資源，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案存儲和管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段提供檔案信息服務(wù)，特別是網(wǎng)上查閱利用服務(wù)，是開發(fā)利用工程建設(shè)檔案信息資源的客觀要求和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

3.3 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)越來越得到普遍應(yīng)用的時代，仍然依靠以往原始、傳統(tǒng)的方式為工程建設(shè)檔案利用者提供服務(wù)是極其落后的，同時也嚴(yán)重制約了工程建設(shè)檔案及時有效的利用。因此，根據(jù)高校建設(shè)發(fā)展需求的趨勢，工程建設(shè)檔案管理工作在不斷優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新工程建設(shè)檔案服務(wù)方式。首先是創(chuàng)新工程建設(shè)檔案信息收集工作，高校工程建設(shè)檔案工作不能孤立、封閉，要與高校經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)同步發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)強(qiáng)化工程建設(shè)項(xiàng)目過程管理、協(xié)同工作，提高工程建設(shè)項(xiàng)目的信息化技術(shù)應(yīng)用水平，促進(jìn)工程建設(shè)檔案管理的技術(shù)進(jìn)步；其次是創(chuàng)新工程建設(shè)檔案信息加工服務(wù)方式，根據(jù)工程建設(shè)檔案的特點(diǎn)，有目的地將工程建設(shè)檔案資源予以歸納整理、組合，為工程建設(shè)者提供完備、充實(shí)的檔案信息服務(wù)；再次是創(chuàng)新檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是檔案部門最具時代氣息的服務(wù)措施之一，以網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段支持工程建設(shè)檔案咨詢服務(wù)、提升工程建設(shè)檔案咨詢服務(wù)的水平，是對傳統(tǒng)檔案部門工作范圍的突破，也是今后一個時期檔案部門克服工程建設(shè)檔案信息滯后弱點(diǎn)，推動工程建設(shè)檔案資源共享的有效途徑之一。

總之，高校工程建設(shè)檔案信息開發(fā)與利用是密切相關(guān)的，并受多種因素影響和制約的，有許多問題值得檔案工作者去實(shí)踐、探索和研究，信息開發(fā)的目的是為了更好的利用，要將高校工程建設(shè)檔案的利用提高到新的水平，就必須加強(qiáng)工程建設(shè)檔案信息開發(fā)。

作者簡介：

張靜（1962-），女，漢族，副研究館員，研究方向?yàn)闄n案信息資源管理與開發(fā)利用研究。