淺談如何做好檔案管理工作

高杰

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手材料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作非常重要，每份檔案都要經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，也是研究改進企業(yè)發(fā)展不可多得的寶貴資料。本文以企業(yè)為例，就如何做好檔案管理工作進行深入的探討。

一、提高重視程度、健全工作機構

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)的制度健康發(fā)展起著至關重要的作用。做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員熱情。有些企業(yè)對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。在加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)，不利于形成企業(yè)管理層關心，重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣危險。因而，每個企業(yè)都要把檔案工作列入本企業(yè)工作的重要議事日程，實行“三納入”“三同步”，納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和計劃、納入企業(yè)管理制度、納入有關人員職責范圍；布置工作、檢查工作、總結工作與相關資料歸檔同步。加強對企業(yè)檔案工作的領導，建立健全管理機構和網(wǎng)絡，層層成立檔案工作領導小組，配備專、兼職檔案員，積極創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作順利開展。檔案室應對檔案的收進和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計，按照有關規(guī)定，及時向當?shù)貦n案部門和上級主管部門報送檔案統(tǒng)計結果。單位綜合檔案室要定期對所存檔案進行全面檢查，對已破損和字跡褪色的檔案，及時修復或復制；如遇有特殊情況，應立即向單位領導報告，及時處理。

二、重視檔案收集，加強管理

檔案管理工作完善的前提和基礎是做好文件材料收集。在入檔前我們一定要對所收集的資料進行審查整理，認真鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類、分項進行歸檔整理。各單位要設置檔案柜，檔案入柜存放。有條件的單位，要建立綜合檔案室，除統(tǒng)一存放檔案外，還要陳列、存放單位有史以來保存下來的有價值的珍貴實物。

三、常抓不懈，做好促進檔案定級工作

檔案定級工作對于做好檔案管理工作來說，也是極為重要的。我們應按照“一早兩嚴三優(yōu)”的方法來操作?！耙辉纭笔侵笝n案定級工作行動早，準備早、行動快，不等不靠，一方面對近年來的文件資料進行立卷和歸檔，另一方面主動了解和學習已定級單位的經(jīng)驗做法，再一次對多年來檔案工作進行了查漏補缺；“兩嚴”是指嚴標準、嚴要求，嚴格對照檔案定級的標準，嚴格落實檔案工作要求，在整個準備過程中做到項目多不亂、資料多不雜、頭緒多不粗，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)無差錯；“三優(yōu)”是指在檔案定級準備過程中，堅持開展“優(yōu)質管理、優(yōu)質設施、優(yōu)質服務”活動，通過領導重視、全員參與，進一步優(yōu)化全單位檔案管理的條件。

四、加強檔案培訓，提升業(yè)務素質

單位舉辦檔案管理員培訓，認真學習檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備的操作技能，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質。單位定期派檔案員參加檔案局的檔案知識培訓和學習，并且每年請專職檔案員定期對單位全體檔案員開展培訓，學習資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，提高檔案員的業(yè)務水平，檔案員做到持證上崗。另一方面加強檔案基礎工作，抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個基礎。

總之，檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎 。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。