新時(shí)期高校聲像檔案管理與利用的探究及實(shí)踐

摘 要:聲像檔案具備直觀性、形象性等鮮明特點(diǎn)，是高校檔案中的一個(gè)重要組成部分。在新的歷史時(shí)期里，高校聲像檔案形成方式與內(nèi)容比以往更多、更復(fù)雜。作者根據(jù)目前高校聲像檔案管理工作現(xiàn)狀，分析存在的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際情況，提出了健全規(guī)章制度，強(qiáng)化歸檔意識(shí)，改善保管條件，合理開(kāi)發(fā)利用等建議，以期提高高校聲像檔案的管理水平，發(fā)揮聲像檔案的宣傳功能與教育功能。

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，亦稱音像檔案、視聽(tīng)檔案。

高校聲像檔案生動(dòng)地記錄著高校的改革與發(fā)展歷程。它通過(guò)靜止和動(dòng)態(tài)的畫(huà)面，真實(shí)、生動(dòng)、直接地再現(xiàn)活動(dòng)的場(chǎng)面、實(shí)物和聲音。它特定的憑證和依據(jù)作用，起到了文字記錄材料所達(dá)不到的作用和效果，對(duì)歷史研究具有重要的參考利用和歷史珍藏價(jià)值。在新的歷史時(shí)期里，如何加強(qiáng)高校聲像檔案的制度建設(shè)與管理，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，更加卓有成效地推動(dòng)檔案工作沿著正常、健康的方向發(fā)展，是新時(shí)期檔案管理研究的一個(gè)重要課題。

1高校聲像檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 歸檔率低

一個(gè)原因是聲像檔案形成的部門(mén)多而散。各主辦部門(mén)舉辦活動(dòng)，大多會(huì)自己攝錄一些聲像資料，造成產(chǎn)生聲像檔案的部門(mén)比較多，給聲像檔案的收集工作增加了難度。另一原因是聲像檔案不符合歸檔要求。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，聲像檔案如果在立卷時(shí)未注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、背景，因?yàn)椴荒軠?zhǔn)確及時(shí)地提供檔案信息而影響利用者的需求。再者，聲像檔案的管理制度不完善、歸檔意識(shí)不強(qiáng)。學(xué)校各基層部門(mén)對(duì)聲像檔案管理工作缺乏必要的制約機(jī)制，使聲像檔案管理不規(guī)范，保管在個(gè)人手中的資料， 一旦人員變動(dòng)或機(jī)構(gòu)調(diào)整，聲像檔案常常失控或流失，存在“散、缺、損、丟”的現(xiàn)象。

1.2 保管條件差

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。聲像檔案大都以感光材料、化學(xué)磁性材料為載體制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響而失去保存價(jià)值和利用價(jià)值。比如:照片檔案的裝具必須用照片檔案冊(cè)及底片冊(cè)，錄像帶和光盤(pán)需配置防磁柜，恒溫、恒濕存放設(shè)備。聲像檔案往往被存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，使許多聲像檔案在保存和利用過(guò)程中出現(xiàn)照片變黃、褪色、底片粘連變質(zhì)，造成圖像模糊不清、效果差，失去了永久保存的價(jià)值。

1.3 開(kāi)發(fā)利用少

技術(shù)落后影響聲像檔案開(kāi)發(fā)利用。隨著現(xiàn)代技術(shù)深入發(fā)展，聲像檔案數(shù)字化已是大勢(shì)所趨。然而，目前一些高校檔案館由于掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)、液晶投影儀、打印機(jī)、圖像和聲音編輯軟件沒(méi)有配置或沒(méi)有完全配齊，阻礙了聲像檔案數(shù)字化進(jìn)程，由于利用不便使得一些聲像檔案被束之高閣，造成資源浪費(fèi)。從而形成較為嚴(yán)重的“重藏輕用”的管理現(xiàn)象。另外，許多部門(mén)的兼職檔案員對(duì)聲像檔案收集意識(shí)不強(qiáng)，缺乏聲像檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)。照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)的文字說(shuō)明往往填寫(xiě)不規(guī)范。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和壓縮技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的數(shù)字化處理也成為限制聲像檔案利用的一個(gè)瓶頸。

2解決方法的探究與實(shí)踐

2.1 建全制度，有章可循

首先要加強(qiáng)制度建設(shè)。為此我校檔案館根據(jù)國(guó)家教委頒布的《高校檔案實(shí)體分類法》制定了《遼東學(xué)院聲像檔案管理辦法》，使聲像檔案的收集與管理制度化。在收集聲像檔案時(shí)我們的做法是:定期收集，每年在文書(shū)檔案歸檔時(shí)要求基層各部門(mén)按要求移交聲像檔案。對(duì)學(xué)校大型活動(dòng)、科研項(xiàng)目、報(bào)告會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)等重要活動(dòng)，檔案室與有關(guān)部門(mén)或個(gè)人聯(lián)系，或由主辦單位通知檔案室派專人參與攝影、錄像，并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，確保重大活動(dòng)產(chǎn)生的聲像檔案能夠得到及時(shí)、完整地歸檔。另外，隨時(shí)掌握學(xué)校發(fā)生的活動(dòng)信息跟蹤收集，對(duì)一些有珍貴保存價(jià)值的則復(fù)制存檔。如在籌備校慶活動(dòng)中，檔案室配合學(xué)校舉辦了征集歷史實(shí)物、圖片和老照片的活動(dòng)，征集個(gè)人留存的我校不同歷史時(shí)期的有一定價(jià)值的實(shí)物、圖片和照片，展覽后把有關(guān)聲像檔案全部立卷存檔。

2.2 科學(xué)分類，改善保管

在聲像檔案整理方面我們根據(jù)我校歷史發(fā)展和學(xué)校的實(shí)際情況，參照《高校檔案實(shí)體分類法》采取科學(xué)分類和立卷。按內(nèi)容劃分為六大類考察類:學(xué)校黨委、行政工作產(chǎn)生的黨政活動(dòng)類;學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、科研開(kāi)發(fā)、成果推廣、交流中產(chǎn)生教學(xué)類及科研類;涉外活動(dòng)、外籍專家講學(xué)、留學(xué)生與國(guó)外院校合作等活動(dòng)中產(chǎn)生的外事活動(dòng)類;以及學(xué)校的新老建筑、綠化、儀器設(shè)備等校園建設(shè)類，學(xué)生開(kāi)學(xué)、畢業(yè)、先進(jìn)人物評(píng)選、文體活動(dòng)等活動(dòng)中產(chǎn)生的綜合類聲像檔案。為了改善聲像檔案保管條件，我校專門(mén)成立聲像檔案室。聲像檔案有專庫(kù)專柜存放，并保持適宜的溫度(14℃～24℃)和相對(duì)濕度(40%～60%);存放磁帶、磁盤(pán)檔案避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，并做到防塵、防光、防火、防蛀。另一方面聲像檔案獨(dú)立成卷保存，盡量延長(zhǎng)聲像檔案壽命。

2.3 聲像檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化

信息時(shí)代，聲像檔案呈現(xiàn)的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，給傳統(tǒng)的檔案管理理念帶來(lái)很大的沖擊。聲像檔案管理工作對(duì)聲像制作和管理技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用提出了更高的要求。筆者認(rèn)為，聲像檔案管理工作者最好是聲像制作人，可由一名檔案工作人員負(fù)責(zé)全校聲像拍攝、收集和管理工作，保證聲像及時(shí)拍攝，及時(shí)立卷、及時(shí)歸檔，提高聲像檔案歸檔率和管理質(zhì)量。聲像檔案要定期檢查，及時(shí)修整、復(fù)制。聲像檔案數(shù)字化就是把聲音、文字、圖形、動(dòng)畫(huà)、影像、視頻等多種綜合信息通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化加工、處理、編輯的綜合檔案信息。對(duì)聲像檔案進(jìn)行深層次加工和快速傳遞，是開(kāi)發(fā)利用聲像檔案的必由之路。目前，要做的一些基礎(chǔ)性工作主要有以下幾方面:一是對(duì)重要會(huì)議、報(bào)告、學(xué)術(shù)講座等錄音資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)音頻采集、數(shù)碼格式轉(zhuǎn)換、處理、制作。二是對(duì)錄像資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)視頻捕捉、采集及數(shù)碼格式轉(zhuǎn)換、制作、編輯，刻錄成光盤(pán)。我們按照《高校檔案實(shí)體分類法》的要求，編制、規(guī)范了聲像檔案的檔號(hào)和目錄。三是對(duì)照片檔案進(jìn)行掃描、修整、修補(bǔ)、復(fù)原處理，制作成光盤(pán)。錄像、錄音等檔案材料原件歸檔，照片、底片同步歸檔，并附以文字說(shuō)明。

2.4 加強(qiáng)編研，重在利用

檔案部門(mén)要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作，積極參與學(xué)校的活動(dòng)，爭(zhēng)取學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。通過(guò)學(xué)校網(wǎng)頁(yè)制作、舉辦專題展覽、編輯學(xué)院簡(jiǎn)介、參與資料片制作等多種形式，充分發(fā)揮聲像檔案在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中的作用。如在我校教學(xué)評(píng)估中形成的聲像檔案，不僅記錄著我校新專業(yè)的發(fā)展歷程，也為各分院要吸取、借鑒他人的成功經(jīng)驗(yàn)時(shí)，提供方便條件。近年來(lái)，我校檔案室利用聲像檔案，結(jié)合檔案室以前編寫(xiě)的《專家集萃》完成了名師介紹專欄;為精品課程建設(shè)的課程提供音像材料，為各分院宣傳介紹提供圖片，協(xié)助建設(shè)專業(yè)特色明顯的絲綢博物館、動(dòng)植物標(biāo)本館以及校史館，為學(xué)院的網(wǎng)頁(yè)配備新聞圖片，參與制作校慶紀(jì)念光盤(pán)，工作得到了多個(gè)部門(mén)的認(rèn)同。

豐富的聲像檔案展示了我校不平凡的發(fā)展軌跡，擴(kuò)大學(xué)校在社會(huì)上的影響，發(fā)揮檔案的宣傳功能;另一方面也能使全校師生員工在良好的校園環(huán)境和文化熏陶中激發(fā)榮譽(yù)感、使命感，提高審美情趣，提高了廣大師生員工愛(ài)校情懷，發(fā)揮聲像檔案的教育功能。

總之，聲像檔案收集是進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要前提。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案館的建設(shè)，推進(jìn)聲像檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用。豐富的高校聲像檔案有利于進(jìn)行宣傳和教育，也能提高學(xué)校辦學(xué)能力和知名度，為高校各項(xiàng)評(píng)估和重大活動(dòng)提供聲像檔案信息服務(wù)。

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