淺談重點工程檔案收集的重要性

一、工程檔案的作用

工程檔案是生產(chǎn)、建設和科研的必要條件，做好檔案的利用工作，是發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案工作的一個重要手段。檔案的利用工作，在一定意義上體現(xiàn)著檔案工作的社會效益和發(fā)展水平。在檔案工作的各個環(huán)節(jié)之間，利用工作占重要的地位。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、僅僅是手段，其目的在于檔案的利用，在利用過程中能充分檢驗檔案是否完整、準確、系統(tǒng)，反映出各個環(huán)節(jié)的好壞，而在這些環(huán)節(jié)中，檔案的收集工作又起著及其重要的作用，檔案收集的是否完整、準確、系統(tǒng)、可靠充分反映出其檔案的價值所在，而一套不完整、不準確可靠的檔案在利用過程中無多大意義，故檔案的收集工作是檔案管理的基礎和關鍵環(huán)節(jié)。我公司二期改建工程檔案工作，從立項開始就扎扎實實地做好檔案的收集歸檔工作，保證了檔案的完整、準確、系統(tǒng)、嚴格按火電企業(yè)檔案的分類，系統(tǒng)地進行整理、分類、立卷、編目、開展計算機的檔案管理工作，使計算機在檔案的管理中發(fā)揮極大的作用，提高了檔案管理的工作水平、工作質(zhì)量，使檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。采用科學的管理體制和管理方法，開展檔案的信息資源，提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務，使我公司的檔案工作跟上改革開放的步伐，適應新形勢的需要。

二、檔案收集工作的幾點經(jīng)驗

（1）各級領導的高度重視。各級領導的高度重視是重點建設工程檔案收集工作得以順利開展，是檔案資料得以完整、準確地被收集、整理的重要保證。在陽電公司二期改建中，從設計到具體的施工單位的負責人，都對陽電公司的改建提出了要求。由于工程建設的過程和成就最終是從現(xiàn)狀和檔案來反映的，所以檔案資料的收集、整理、提供利用就顯得十分重要。因而從上到下的領導對陽電公司二期工程改建的檔案資料管理工作也極為重視，特派檔案人員參加設備開箱，收集第一手資料，編好設備開箱記錄，及時復制，建立設備檔案卡片。在工程開工后的不同階段，召開竣工資料編制的會議，召集設計、施工、建設單位的有關人員參加，對在實際工作中遇到的問題進行討論和解決。施工單位也專門指派技術人員，負責該單位的竣工文件的編制工作，從而很好的把握了施工過程中形成的各類原始資料的情況，確保了原始資料得以完整、齊全地被收集起來。（2）將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。重點建設工程檔案的管理同樣要遵循集中統(tǒng)一管理的基本原則，陽電公司二期建設中存在著組織管理的專業(yè)分工，原始資料呈分散狀態(tài)，這就要求施工單位十分注重科技文件材料的積累，要求加強對該工作的管理和監(jiān)督，要求將科技檔案工作納入生產(chǎn)、管理工作，納入各項管理制度，納入統(tǒng)一的生產(chǎn)指揮系統(tǒng)當中。同時，作為工程的設計、施工、建設幾方必須在管理上進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這是檔案資料最終達到完整、齊全、準確的重要條件，也是收集工作得以順利開展的基礎。從陽電公司二期改建中各個階段時間的檔案資料收集、整理情況來看，還存在一些問題，因為科技檔案的重要特點就是成套性、現(xiàn)實性，而陽電建設的不同階段形成不同的成套檔案材料，在建設前期，初步設計階段，技術設計階段和施工階段，作為檔案的形成部門的設計單位向有關部門的工作開展，該部門的檔案由于不齊全使檔案的提供利用受到了很大的限制，無法充分發(fā)揮檔案的優(yōu)勢，此外在建設中還存在一個比較麻煩的問題是，邊發(fā)現(xiàn)問題，邊修改，邊施工這一事實的存在，在一定程度上打亂了檔案形成的階段性，作為檔案部門和施工部門應協(xié)調(diào)好這一方面的關系，以保證該歸的檔案原始資料得到收集和保管。在竣工資料方面，陽電公司及時與施工單位協(xié)商提出竣工圖編制的要求，嚴格按《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》進行分類、整理、組卷，以確保原始資料收集的完整性，以保證竣工文件的完整、準確、系統(tǒng)。（3）組織有力、得力、管理嚴格、有序。只要組織有力、得力、管理嚴格、有序，該單位的竣工資料的編制工作就開展得十分有效，不僅質(zhì)量高，而且工作進度快。相反，則表現(xiàn)為工作進度遲緩，要稍微差一些。由于領導的重視、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)指揮。各個施工單位都指派專人負責竣工文件的編制，形成一個自上而下的責任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡，對原始資料的積累十分注重，同時對編制工作的進度和速度都做了具體的安排，專門抽調(diào)有經(jīng)驗和比較了解工程的人員組成竣工文件編制隊伍，以保證編制工作的順利開展。與此同時，施工單位及時與接管單位溝通信息，頻繁咨詢，確保在工作中遇到問題能及時解決。施工單位的上級機關檔案部門也參加到管理工作中，對施工單位進行指導、監(jiān)督，大大的促進了工作的開展。在陽宗海改建二期工程中，各個施工單位在編制竣工資料的工作中都形成了各有特色的管理制度和組織模式，有始終集中統(tǒng)一的，有分散協(xié)調(diào)的，還有先分散協(xié)調(diào)，后集中統(tǒng)一的，都結合了自身的實際情況，并且效果都不錯，取得了很好的成績。體現(xiàn)了竣工資料編制負責人的管理水平與具體工作人員的良好素質(zhì)的工作能力。

由以上三條可以看出，在重點建設工程的檔案管理中，在檔案的收集工作方面已取得了很好的成績。只要有了檔案資料收集完整、準確的基礎，就一定能在檔案的保管、檢索、信息開發(fā)、提供利用方面做的更好，使一套完整、準確、齊全的重點工程建設檔案發(fā)揮出它應有的作用，產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟效益，為現(xiàn)代化建設服務。