煤礦企業(yè)物資管理中心電子采購系統(tǒng)的構(gòu)建初探

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，煤礦企業(yè)也期待能采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段解決公司在采購方面面臨的瓶頸問題。建立一個(gè)電子化采購平臺(tái)，這是目前眾多煤礦企業(yè)在供應(yīng)鏈管理改進(jìn)上的一個(gè)重要趨勢(shì)。本文就這一問題進(jìn)行了初步的探討。

【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)；物資管理；電子采購系統(tǒng)

任何企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開原材料和消費(fèi)品的采購。高效的采購流程，低廉的采購價(jià)格，是公司提高競(jìng)爭(zhēng)力的根本。而對(duì)于煤礦企業(yè)的物資管理部門來說，所進(jìn)的物料成本占據(jù)了整個(gè)企業(yè)成本的一大半。采購是煤礦企業(yè)非常重要的一環(huán)，它的運(yùn)轉(zhuǎn)情況直接關(guān)乎其他部門如銷售和生產(chǎn)部門的經(jīng)營(yíng)狀況。

一、煤礦企業(yè)物資管理中心建立電子采購系統(tǒng)的必要性

采購工作主要為煤礦企業(yè)提供正常生產(chǎn)所需的各種各類的材料，而采購管理則是對(duì)采購過程的組織、控制、監(jiān)督和實(shí)施的過程。企業(yè)的采購工作量較大，工作也較為繁瑣，因此采購人員很容易被外來因素所干擾，采購人員往往僅對(duì)采購物資的數(shù)量和價(jià)格以及送貨時(shí)間有所要求，很少有精力去對(duì)供應(yīng)商市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查研究，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈，因此往往會(huì)出現(xiàn)很多送貨供應(yīng)商是一錘子買賣的生意。外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇和環(huán)境的變化，對(duì)企業(yè)的采購管理提出了更高的要求。

第一，國際市場(chǎng)對(duì)原材料的緊缺導(dǎo)致了煤炭?jī)r(jià)格的上升，在這種形勢(shì)下，必須要和供貨穩(wěn)定的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。第二，隨著公司生產(chǎn)模式改變，生產(chǎn)效率提高，生產(chǎn)周期縮短，煤礦企業(yè)的生產(chǎn)持續(xù)性不能因?yàn)槲镔Y原料的供應(yīng)不及時(shí)而影響生產(chǎn)，企業(yè)需要建立一個(gè)有流程、有規(guī)則的采購流程體系來支撐整個(gè)煤礦企業(yè)的生產(chǎn)。第三，由于煤礦企業(yè)的安全特殊性，原本需要在礦倉庫設(shè)立必備的庫存用以應(yīng)急突發(fā)事件，但物資儲(chǔ)備成本也會(huì)隨著各種材料的增加而增加，這與物資供應(yīng)中心所設(shè)立的目標(biāo)不相符，因此對(duì)于材料的供應(yīng)及時(shí)性提出了要求，也給采購人員增加了壓力。第四，煤礦企業(yè)的生產(chǎn)的增速也容不得用原來慵懶的工作方式來處理工作，它時(shí)刻要求信息的及時(shí)性和迅速性，特別是若出現(xiàn)了安全事故，如果耽誤了時(shí)機(jī)，后果將不堪設(shè)想?？傊?，為了應(yīng)付煤礦企業(yè)的突發(fā)事件的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)改變?cè)袀鹘y(tǒng)采購業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化企業(yè)資源，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)從煤礦需求到物資部門及時(shí)解決需求的一體化管理。為了煤礦用料在各個(gè)環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)管理的可控性，公司必須引進(jìn)高效的信息采購系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)速率，改善效率低下和信息不流暢的狀況，使得企業(yè)資源利用最大化，整體利益最大化，實(shí)現(xiàn)公司的整體提升。

二、煤礦企業(yè)物資管理中心電子采購系統(tǒng)模塊的構(gòu)建

筆者結(jié)合自身的工作實(shí)踐，通過對(duì)采購業(yè)務(wù)的分析研究，結(jié)合工作單位自身特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了采購業(yè)務(wù)的基本業(yè)務(wù)流程，其中在流程模型中，采購部門必然是其中的主體，它負(fù)責(zé)采購的訂單管理、合同管理、收獲管理以及招投標(biāo)管理等業(yè)務(wù)。

1.采購訂單數(shù)據(jù)處理模塊。當(dāng)采購計(jì)劃到達(dá)采購員處理工作界面時(shí)，如果物料信息在系統(tǒng)已有原先維護(hù)好的供應(yīng)商，則有協(xié)議供應(yīng)商繼續(xù)供貨；如果是新產(chǎn)生物料或價(jià)格波動(dòng)較大的物料，則需采購員進(jìn)行招標(biāo)工作。招標(biāo)內(nèi)容一般通過電子采購系統(tǒng)傳遞給供應(yīng)商，供應(yīng)商在經(jīng)過研究后將合理的價(jià)格發(fā)于采購員。這樣采購員根據(jù)合格公正的原則進(jìn)行篩選合適的供應(yīng)商，進(jìn)行三方甚至多方比價(jià)，最終確定供應(yīng)商后，制定采購訂單。采購訂單通過物資供應(yīng)中心領(lǐng)導(dǎo)的三層審批后，便可通知確定供應(yīng)商進(jìn)行送貨，同時(shí)便可與供應(yīng)商制定供貨合同。

2.招標(biāo)、投標(biāo)管理模塊。這個(gè)模塊的功能主要是對(duì)供應(yīng)商的篩選過程，采購人員將礦區(qū)隊(duì)所使用的材料通過互聯(lián)網(wǎng)在電子采購系統(tǒng)上發(fā)布后，供應(yīng)商可以登錄系統(tǒng)檢索自己所能提供的物料報(bào)價(jià)，經(jīng)系統(tǒng)管理員同意后，提交標(biāo)書，參與幾家的價(jià)格角逐。當(dāng)合適的供應(yīng)商提供標(biāo)書完畢后，競(jìng)標(biāo)工作開始。采購人員根據(jù)選擇價(jià)格合適，高信譽(yù)供應(yīng)商的原則，最終確定中標(biāo)單位。當(dāng)中標(biāo)者被選定后，系統(tǒng)向其他供應(yīng)商發(fā)出競(jìng)標(biāo)結(jié)束信息，并將競(jìng)標(biāo)結(jié)果公示在系統(tǒng)上，這樣可以使供應(yīng)商更加公正、公開的競(jìng)爭(zhēng)。招投標(biāo)管理模塊分為：發(fā)布招標(biāo)公布、招標(biāo)文件維護(hù)、招標(biāo)文件提交、招標(biāo)問題澄清、投標(biāo)問題澄清、招標(biāo)中標(biāo)公告。

3.合同管理模塊。在制定好采購訂單后，采購員便可以找中標(biāo)的供應(yīng)商簽訂采購合同，內(nèi)容包括交貨時(shí)間、有效期限、包裝物、責(zé)任違約等內(nèi)容，一式三份，需由物資供應(yīng)中心審計(jì)科的簽章和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)合同章以作證明。合同管理模塊包括：新增合同管理、合同卡片管理、合同分批交貨管理、合同變更協(xié)議管理、合同保存管理、違約合同管理。

4.采購到貨管理模塊。當(dāng)對(duì)采購訂單進(jìn)行收貨處理時(shí)，采購人員應(yīng)先查看系統(tǒng)上的采購訂單是否經(jīng)過幾級(jí)批準(zhǔn)后通過，若通過，便可開具到貨通知單，然后通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)貨，并將到貨數(shù)量結(jié)果自動(dòng)反饋到相應(yīng)的采購訂單中。對(duì)于檢驗(yàn)合格的物品，保管員可將物資進(jìn)行分類排放完成分配入庫工作，自動(dòng)生成相應(yīng)入庫單，并將入庫單號(hào)記錄在到貨單上的入庫單號(hào)信息欄中，以便以后跟蹤、查詢、調(diào)用。對(duì)于檢驗(yàn)不合格物品，根據(jù)檢驗(yàn)部門的建議和部門評(píng)審的意見進(jìn)行退換貨處理，通過退貨單，在明細(xì)欄中表明每行物品是退貨還是換貨，并將退換貨單號(hào)記錄在到貨單上的處理單號(hào)信息欄中，以便以后跟蹤、查詢、調(diào)用。

三、煤礦企業(yè)物資管理中心電子采購系統(tǒng)的實(shí)施

（1）高層的支持。在整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施中，高層的決策支持對(duì)于電子系統(tǒng)的實(shí)施有著至關(guān)重要的作用。首先公司的領(lǐng)導(dǎo)小組要把先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念和思想，及電子采購系統(tǒng)要在整個(gè)企業(yè)所起的重要作用要傳遞給自己的員工，這個(gè)對(duì)于項(xiàng)目的成功實(shí)行有著重要的作用。在另一方面，系統(tǒng)的實(shí)施必然是一項(xiàng)大的資金工程，而高層的肯定在這方面會(huì)使項(xiàng)目更好的實(shí)施。由于整個(gè)系統(tǒng)涉及到的資金、人力和部門多方面的投入，領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)無疑對(duì)電子采購系統(tǒng)的運(yùn)行成功負(fù)有主要責(zé)任。（2）組織上的準(zhǔn)備。整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施涉及到的多個(gè)部門的配合，因此為了使公司整合資源，公司需要專門針對(duì)系統(tǒng)的上線設(shè)立項(xiàng)目組，總經(jīng)理負(fù)責(zé)。這個(gè)機(jī)構(gòu)是直接針對(duì)系統(tǒng)上線而設(shè)立的，他負(fù)責(zé)推進(jìn)系統(tǒng)在公司的展開業(yè)務(wù)。系統(tǒng)的實(shí)施需要多個(gè)部門的協(xié)調(diào)合作，每個(gè)部門應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行溝通和配合，各部門設(shè)立專員協(xié)調(diào)此事。（3）人員培訓(xùn)。人力資源部門對(duì)員工的電子采購系統(tǒng)的培訓(xùn)是必不可少的。公司特別是要針對(duì)那些常用軟件的計(jì)算機(jī)操作員工和懂業(yè)務(wù)流程的人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，讓他們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)能夠理解電子采購系統(tǒng)的使用和操作，讓他們體驗(yàn)使用新系統(tǒng)會(huì)給他們帶來極大的方便，只有這樣，他們才會(huì)更加認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)對(duì)于他們和公司的重要性，也對(duì)公司的改革充滿著激情，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的正確決策更信任。如果沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)，員工們會(huì)依然按照他們?cè)械乃悸愤M(jìn)行正常的工作，他們不會(huì)對(duì)新系統(tǒng)會(huì)給他們帶來什么而驚喜，而同時(shí)新系統(tǒng)在公司的實(shí)施也將止步不前，無法對(duì)新流程進(jìn)行實(shí)施和管理，最終會(huì)導(dǎo)致各個(gè)領(lǐng)域都工作不暢。培訓(xùn)的內(nèi)容可以按照分階段進(jìn)行的方式，由初步了解，再到不斷深入，目的在于讓員工培養(yǎng)起對(duì)新系統(tǒng)功能的興趣，使他們自己有欲望去了解它，提高員工對(duì)電子采購系統(tǒng)重要性的認(rèn)識(shí)，培訓(xùn)后進(jìn)行考試，考試合格后準(zhǔn)許上崗。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]郭曉彗.煤礦物資管理信息化探討[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化.2010（4）

[2]王冬梅.ERP在采購管理中的應(yīng)用[J].能源技術(shù)與管理.2010（4）

[3]婁豪.淺談企業(yè)采購管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào).2010（6）

[4]王梅，馬小平，趙作鵬，金立.電子簽章技術(shù)在煤礦信息管理中的應(yīng)用[J].煤炭工程.2011（8）