企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制存在的問題分析

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型，企業(yè)也面臨管理方式和經(jīng)濟增長模式的調(diào)整，這種情況下，企業(yè)必須要做好相關的賬目和賬款的管理，才能實現(xiàn)更加有效的企業(yè)運營和發(fā)展。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，對企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制問題的相關內(nèi)容進行分析，將從企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制存在的問題、解決企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制存在的問題的策略等幾個方面，談談自己的認識。

【關鍵詞】企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制；問題分析

一、企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制存在的問題

（1）建立采購訂單的權限問題。目前，我國大多數(shù)的企業(yè)在建立采購訂單方面的管理制度還不是很完善，也就是說訂單的管理相對的比較分散，并沒有實現(xiàn)一個較為統(tǒng)一的訂單管理模式，這樣導致的直接后果就是在實際的采購過程中，各個部門的經(jīng)理會從本部門的利益出發(fā)，來協(xié)調(diào)采購部門的工作。而真正的應用由采購部門來完成的大部分任務也被各個部分分攤下來。在這個過程中，不僅增加了各個具體部門的工作壓力，還失去了采購部門的監(jiān)督和管理職能，所以是一種不科學的采購管理方式。正確的作法應該是由各個部門向采購部門提供相關的信息，并且由采購部門聯(lián)絡供應商，這樣不僅減免了具體部門的聯(lián)系環(huán)節(jié)，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對采購過程的監(jiān)督。建立統(tǒng)一的采購訂單就是解決該問題的一個比較可行的方式，因為統(tǒng)一的采購訂單的建立，不僅可以避免采購過程中的責任分配不明的問題，還能夠?qū)崿F(xiàn)應付賬款的流程執(zhí)行和談判過程的簡化。（2）建立采購訂單的正確性問題。所謂采購訂單的正確性問題，就是在具體的采購行為的發(fā)生時，訂單上的信息和所要采購的基本物資的實際情況是否相符。就目前我國的大多數(shù)企業(yè)的采購執(zhí)行來看，經(jīng)常會出現(xiàn)采購訂單的錯誤，這些錯誤問題不僅包括供應商的編號的填寫錯誤，還包括匯款賬號的錯誤等等，這些問題都嚴重的干擾了采購活動的有序執(zhí)行，給賬目的核對和計算帶來了很大的不便。（3）關于采購訂單的建立時間問題。所謂采購訂單建立的時間問題，就是指在企業(yè)的采購過程中，必須要按照一定的流程來規(guī)劃采購行為和付款活動，而這個順序和流程的控制就是訂單的建立時間問題。目前來看，我國的大多數(shù)企業(yè)在訂單的建立時間的管理上并不是很到位，正確的流程是要在企業(yè)中先根據(jù)企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展需要建立一個訂單，然后才能取得相應的金額的發(fā)票，但是在實際的操作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)取得發(fā)票在先，訂單建立在后的問題。（4）企業(yè)的采購預算缺乏系統(tǒng)控制。所謂預算系統(tǒng)化，就是在企業(yè)的采購預算的過程中，實行系統(tǒng)的統(tǒng)一的賬目管理，但是就目前來看，我國的大部分企業(yè)只有在預算的過程中實現(xiàn)了系統(tǒng)化的控制和管理，而對于其他的采購項目，還存在勞務和物資購置時的賬目管理不明確等問題。這樣導致的直接后果就是在采購的過程中，各個部門的預算超支現(xiàn)象嚴重，并且無法實現(xiàn)相近賬目的區(qū)別管理。

二、解決企業(yè)應付賬款內(nèi)部控制存在的問題的策略

（1）建議采購申請部門與采購部門相分離。目前來看，我國的大部分企業(yè)中的采購申請部門和采購部門存在職能劃分不清的問題，也就是說在實際的采購過程中，申請人和執(zhí)行人是重合的，這樣導致的直接后果就是采購申請的形式化，容易導致內(nèi)外勾結(jié)形成的徇私舞弊行為，所以，為了更好的實現(xiàn)采購部門的監(jiān)督功能，筆者建議應該將采購申請部門與采購部門相分離。為了提高應付賬款的效率，也為了遵守應付賬款的內(nèi)部控制流程，取消不需要在采購系統(tǒng)中建立采購訂單的項目列表或者縮小項目范圍，由采購部集中建立采購訂單并且監(jiān)督整個采購流程，執(zhí)行采購內(nèi)部控制制度。（2）集中建立采購訂單的權限。為采購部一到兩個人設立該權限，經(jīng)過采購系統(tǒng)培訓和會計知識培訓后，可以減少采購訂單的錯誤，也避免了由應付賬款會計在采購訂單已經(jīng)收貨后才發(fā)現(xiàn)錯誤的滯后性。（3）完善和采購商溝通機制。在建立采購訂單前，筆者建議先和供應商溝通好采購的數(shù)量和價格，發(fā)票的金額，在購入的物資或勞務收貨時即使發(fā)票未收到也應進行入賬處理，而并非以收到發(fā)票才作為確認采購的時點。（4）改進采購系統(tǒng)。即對現(xiàn)有的企業(yè)采購系統(tǒng)進行改進和升級，將不同的采購類型劃分為不同的模塊進行管理，另外，還可以參照固定資產(chǎn)的采購方式，在采購活動開始之前先進行預算申請，實行采購預算控制。對于超出采購預算的訂單，無法在采購系統(tǒng)中建立采購訂單，進而無法開展采購活動，使采購活動嚴格受系統(tǒng)預算的控制。

上文中筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗對企業(yè)的應付款內(nèi)部控制問題進行了分析，從常見的問題的分析入手，提出了一些自己的看法和解決措施的建議，希望能夠為有關部門所采納，促進我國企業(yè)應付款管理的發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。

參 考 文 獻

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