信息時(shí)代中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施情況探析

【摘 要】隨著會(huì)計(jì)理論和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用。文章從會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展現(xiàn)狀入手，結(jié)合實(shí)際對(duì)會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行中的存在問(wèn)題做了深入的剖析；就會(huì)計(jì)電算化的對(duì)策進(jìn)行探討。本文目的就是為了給使用會(huì)計(jì)電算化的中小企業(yè)提供幫助，幫助它們?cè)谑褂脮?huì)計(jì)電算化過(guò)程中解決存在的實(shí)際問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；中小企業(yè)；會(huì)計(jì)電算化

我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展歷程，目前正處于向會(huì)計(jì)信息化、管理信息化的轉(zhuǎn)型期。進(jìn)入21世紀(jì)，會(huì)計(jì)環(huán)境面臨著巨大的變遷，主要體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程加快，以及信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛深入的應(yīng)用。新的會(huì)計(jì)環(huán)境在給會(huì)計(jì)行業(yè)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，要求會(huì)計(jì)變革傳統(tǒng)的管理思想和管理模式，使會(huì)計(jì)工作真正從事后核算轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供更專業(yè)化、更有效的咨詢服務(wù)。

一、會(huì)計(jì)電算化的概念和現(xiàn)狀

1．會(huì)計(jì)電算化的含義及作用。會(huì)計(jì)電算化是由計(jì)算機(jī)代替人工記帳、算帳、報(bào)帳，并能部分替代人腦完成會(huì)計(jì)信息的分析和判斷的過(guò)程。它是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息處理技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱。

2．會(huì)計(jì)電算化的作用。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)工作效率，促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變以及會(huì)計(jì)隊(duì)伍素質(zhì)的提高，使會(huì)計(jì)管理由事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變，同時(shí)推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論研究和會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的不斷發(fā)展，為管理信息化打下基礎(chǔ)，是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一場(chǎng)重大革命。

3．我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)和現(xiàn)狀。在我國(guó)，目前中小企業(yè)已達(dá)4200萬(wàn)戶，占全國(guó)企業(yè)總數(shù)的9.8％。中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)普及率高，但會(huì)計(jì)電算化工作由于受自身?xiàng)l件、人員、軟件等因素的影響，其會(huì)計(jì)電算化工作進(jìn)展較為緩慢，總體應(yīng)用水平較低。企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率和會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，加快了信息的流速，成本核算時(shí)間大大減少，會(huì)計(jì)信息提供的及時(shí)性、全面性、系統(tǒng)性和共享性。使管理者能及時(shí)做出正確決策。從而產(chǎn)生了明顯的經(jīng)濟(jì)效益，提高了企業(yè)在激烈市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

4．會(huì)計(jì)電算化人才不能滿足全面實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的需

要。但是，目前不少單位，還處于單機(jī)模式，會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用范圍局限于會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)。在軟件的研發(fā)上，我們不能僅僅停留在事后核算的水平上，還要在預(yù)算、決策、規(guī)劃、控制和分析等管理功能上有所提高。會(huì)計(jì)軟件質(zhì)量還有待提高。會(huì)計(jì)軟件從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，再向全面業(yè)務(wù)型發(fā)展，還需努力。而發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)計(jì)電算化已進(jìn)入了聯(lián)網(wǎng)的階段，形成了有機(jī)組合的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。如果我們企業(yè)單位的會(huì)計(jì)電算化能跟上世界會(huì)計(jì)電算化發(fā)展步伐，在企業(yè)管理中發(fā)揮更大作用，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)將會(huì)大大提高。

5．會(huì)計(jì)電算化的意義。（1）減輕財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，提高會(huì)計(jì)工作的效率。會(huì)計(jì)工作數(shù)據(jù)量大、準(zhǔn)確性要求高、核算繁瑣枯燥、時(shí)間性強(qiáng)、勞動(dòng)強(qiáng)度大。會(huì)計(jì)工作用電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，不僅可以把廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的記帳、算帳、報(bào)帳中解放出來(lái)，而且由于電子計(jì)算機(jī)的處理速度與性能是手工無(wú)法比擬的，因而大大提高了工作效率，使會(huì)計(jì)信息能滿足現(xiàn)代化管理的要求。（2）促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化，提高會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量。會(huì)計(jì)電算化，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源、核算方法、數(shù)據(jù)保存等提出了一系列規(guī)范化的要求，在很大程度上解決了人工手算操作中的易疏漏、不規(guī)范、易出錯(cuò)等問(wèn)題。（3）促進(jìn)會(huì)計(jì)職位能力的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)財(cái)會(huì)人員基本素質(zhì)的提升。采用計(jì)算機(jī)處理提高了工作效率，財(cái)會(huì)工作人員能夠有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，從而保進(jìn)了會(huì)計(jì)職能由單純的反映向監(jiān)督和控制轉(zhuǎn)變。四是為整個(gè)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面了解各種經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，及時(shí)掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新情況，對(duì)存在的問(wèn)題采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制，極大地提高了經(jīng)濟(jì)信息的使用價(jià)值，從而提高決策的準(zhǔn)確性。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施過(guò)程中存在的一些問(wèn)題

1．財(cái)務(wù)管理電算化應(yīng)用滯后。當(dāng)前中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作主要內(nèi)容是加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)管理和工資核算的電算化水平，它進(jìn)一步將中小企業(yè)財(cái)務(wù)工作者從許多繁瑣、零碎、重復(fù)但又必須的核算工作中解脫出來(lái)。但是中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面的電算化應(yīng)用卻發(fā)展緩慢，項(xiàng)目管理、成本管理、預(yù)算管理等方面的電算化水平較低，導(dǎo)致中小企業(yè)不能有效利用電算化提高財(cái)務(wù)管理水平。

2．會(huì)計(jì)電算化的軟件沒能完全適應(yīng)中小企業(yè)會(huì)計(jì)管理和核算的要求。中小企業(yè)會(huì)計(jì)軟件研發(fā)人員在某些會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理上對(duì)會(huì)計(jì)規(guī)范及會(huì)計(jì)制度的理解不夠。中小企業(yè)會(huì)計(jì)軟件的在安全、監(jiān)控以及報(bào)警方面的設(shè)置不完善，在使用中通常會(huì)出現(xiàn)科目串戶、代碼輸錯(cuò)的現(xiàn)象，在出現(xiàn)錯(cuò)誤后系統(tǒng)本身又沒有設(shè)計(jì)預(yù)警系功能，使電算化用戶不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。輸入憑證自動(dòng)搶號(hào)存在重復(fù)的現(xiàn)象、系統(tǒng)不能自動(dòng)生成、上報(bào)年報(bào)等。

3．會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存在安全性風(fēng)險(xiǎn)。目前，不少企業(yè)對(duì)電算化信息系統(tǒng)的安全性不夠重視，這會(huì)在實(shí)際業(yè)務(wù)工作中存在安全隱患。首先，在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，若沒有相應(yīng)的防范措施，比較容易通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)后臺(tái)操作直接讀寫這些數(shù)據(jù)庫(kù)文件，甚至對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪增等操作，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)就會(huì)失去可靠性和真實(shí)性。其次，一些企業(yè)財(cái)務(wù)部門電腦不做到專用專機(jī)，連接互聯(lián)網(wǎng)來(lái)日常辦公，若缺乏有效防毒措施，系統(tǒng)很容易被病毒感染影響到癱瘓?jiān)斐蓵?huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境會(huì)給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來(lái)了非常多新問(wèn)題，比如信息很可能在傳輸過(guò)程中被非法攔截、被人復(fù)制、盜取篡改相關(guān)重要信息，特別是病毒的侵襲和網(wǎng)絡(luò)中“黑客”會(huì)給會(huì)計(jì)電算化的信息系統(tǒng)帶來(lái)極大的潛在威脅，甚至?xí){到企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全性。

4．人員的舞弊。會(huì)計(jì)電算化實(shí)行后，由于集中進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，導(dǎo)致職務(wù)責(zé)任嚴(yán)重合并，會(huì)計(jì)工作人員相應(yīng)減少，有些會(huì)計(jì)職責(zé)沒有分離，就有可能讓他們?cè)谖唇?jīng)上級(jí)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下，直接對(duì)使用中的財(cái)務(wù)軟件操作處理和進(jìn)行修改。有些設(shè)置了操作人員的權(quán)限，但是仍然沒有辦法確保會(huì)計(jì)人員在獲批的情況下對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息造成潛在的威脅，從而使企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性受到威脅。

5．中小企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理制度與電算化發(fā)展不匹配。以前的手工核算是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的主要基礎(chǔ)，現(xiàn)在運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化后，從賬戶設(shè)置、賬務(wù)處理程序和登記方法到會(huì)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、控制的方式、會(huì)計(jì)工作的組織和會(huì)計(jì)檔案的管理方法都發(fā)生了相應(yīng)的變化。許多企業(yè)在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，沒有及時(shí)制定一套會(huì)計(jì)電算化操作管理制度。有的企業(yè)沒有明確電算化保管人員的職責(zé)，就有可能形成會(huì)計(jì)信息的泄漏和會(huì)計(jì)檔案的損壞，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

三、完善中小企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的對(duì)策建議

1．加強(qiáng)電算化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在確保會(huì)計(jì)信息安全的基礎(chǔ)上，中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要從要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的資源優(yōu)勢(shì)，由政府部門籌建“單個(gè)中心、多點(diǎn)連接”的財(cái)務(wù)電算化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將財(cái)務(wù)工作的服務(wù)器與互聯(lián)網(wǎng)安全聯(lián)通，會(huì)計(jì)終端訪問(wèn)并將原始數(shù)據(jù)輸入到財(cái)務(wù)服務(wù)器上，由服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，完成多地點(diǎn)、時(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理工作。

2．對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范管理。規(guī)范中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制是會(huì)計(jì)電算化安全運(yùn)行的保證。（1）規(guī)范中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集管理。首先，設(shè)置密碼權(quán)限，要有會(huì)計(jì)主管、操作人員共同簽章的憑證后才能進(jìn)入有關(guān)賬戶。其次，編制科目代碼要科學(xué)合理，應(yīng)保持它的可擴(kuò)展性、有效性和惟一性。再者，要記錄金額總數(shù)及憑證張數(shù)，防止插入錯(cuò)誤憑證、丟失編制憑證或沒有經(jīng)過(guò)授權(quán)任意改動(dòng)相關(guān)數(shù)據(jù)等問(wèn)題。登錄系統(tǒng)要加強(qiáng)管理，設(shè)置有關(guān)的稽核檢查，嚴(yán)格權(quán)限密碼的管理，防止操作人員超越權(quán)限進(jìn)行私自操作，防止數(shù)據(jù)被非法盜取、篡改。（2）規(guī)范中小企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)信息輸出管理。設(shè)有專人負(fù)責(zé)設(shè)置工作日志、傳送會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出清單等，予防出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息輸出問(wèn)題。制定備份制度，建立硬盤服務(wù)器進(jìn)行雙重備份，數(shù)據(jù)文件要堅(jiān)持進(jìn)行每天備份、每月備份，由專人負(fù)責(zé)歸入檔案。電腦設(shè)備要做好防潮、防塵、防磁、防火工作，預(yù)防磁性介質(zhì)損失，確保各種檔案的保密與安全，保證檔案得到有效合理利用。

3．加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息的安全管理工作。信息是當(dāng)今企業(yè)生存和發(fā)展的一個(gè)至關(guān)重要的因素，信息的搜集、創(chuàng)建、發(fā)布已成為一個(gè)企業(yè)立足的根本。電算化工作必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息安全管理，一方面加強(qiáng)管理，制定各種嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)；另一方面禁止沒有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員登機(jī)操作；加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)人員的信息安全教育工作。電腦終端不能連接與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的移動(dòng)U盤，嚴(yán)禁和互連網(wǎng)進(jìn)行連接；采用“加密狗”等先進(jìn)的加密技術(shù)，安裝好“防火墻”，防止電腦病毒侵入，防止黑客等人為非法破壞會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)。

4．健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化管理制度。中小企業(yè)要建立健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，必須遵循權(quán)限分離、互不兼容的原則、安全、保密原則、內(nèi)部防范原則、相互制約原則，規(guī)范及完善電腦機(jī)房的系統(tǒng)備份制度、管理制度、軟硬件維護(hù)制度、軟盤管理和記賬憑證交接、電算化檔案管理制度和系統(tǒng)操作記錄制度、更正的記錄和錯(cuò)誤登記制度，從而確保會(huì)計(jì)電算化工作順利進(jìn)行。

四、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展趨勢(shì)

（1）做好規(guī)劃，避免重復(fù)建設(shè)。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員、財(cái)會(huì)人員要樹立起會(huì)計(jì)信息化的觀念，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)，使會(huì)計(jì)電算化由會(huì)計(jì)核算方法的電算化向會(huì)計(jì)管理電算化的趨勢(shì)發(fā)展。切實(shí)把企業(yè)的當(dāng)前需要與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展結(jié)合起來(lái)；以務(wù)實(shí)進(jìn)取的態(tài)度逐步推進(jìn)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程。會(huì)計(jì)電算化涉及的內(nèi)容很多，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)，從企業(yè)最需要的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、管理做起，在起步階段不要倉(cāng)促上馬復(fù)雜的大型系統(tǒng)，充分利用好現(xiàn)有的基礎(chǔ)和硬件資源，避免盲目投資、重復(fù)建設(shè)。（2）完善會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。培養(yǎng)復(fù)合型會(huì)計(jì)人才信息新技術(shù)向會(huì)計(jì)人員提出了挑戰(zhàn)，也同時(shí)為會(huì)計(jì)人員提供了機(jī)遇。一些會(huì)計(jì)人員手工會(huì)計(jì)核算比較全面、財(cái)會(huì)知識(shí)技術(shù)嫻熟。但欠缺計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)軟件掌握得不夠熟練和透徹，對(duì)軟件運(yùn)行故障沒能夠及時(shí)排除。因此，這要求會(huì)計(jì)人員既要掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能，熟練運(yùn)用office、Excel等辦公軟件，還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、硬件的維護(hù)和保養(yǎng)、財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)等。

五、結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，中小企業(yè)還應(yīng)認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)電算化是一個(gè)長(zhǎng)期的、逐步深化、不斷完善的過(guò)程， 嚴(yán)格、有效的管理制度是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化安全運(yùn)行的最好保障。我們要積極為中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化向深層次、多角度、全方位、高水平應(yīng)用與發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件，使其更好地為中小企業(yè)的建設(shè)發(fā)展做出的貢獻(xiàn)。