電力科技檔案管理的經濟效益分析

【摘 要】電力科技檔案工作在科技進步和時代要素不斷變遷的今天，必須不斷創(chuàng)造新的工作思維、新的工作方法、新的工作機制、新的技術手段和新的工作制度，才能保證科技檔案保持旺盛的生命力。本文從電力科技檔案管理的經濟效益角度出發(fā)，分析了影響因素、提升途徑，最后還強調，必須建立電力科技檔案信息利用反饋機制才能滿足時代對科技檔案工作提出的更高、更嚴格的要求。

【關鍵詞】電力科技檔案；檔案管理；經濟效益

一、電力科技檔案管理概述

電力科技檔案，是電力企業(yè)的管理人員、科技人員以及所有參與科技活動人員的勞動結晶，是電力企業(yè)科技進步的見證。電力科技檔案在內容上包括了重要電力科技文件檔案、電力科技組織結構演變的檔案、電力科技活動過程檔案、電力科研項目立項、評審、鑒定的檔案、電力技術專利產生、進行及結果的檔案、電力科技合同形成與執(zhí)行全過程檔案以及電力科技成果轉化、應用檔案等。另外在電力科技檔案中，有從事某項電力科技活動人員的手稿、有實驗原始記錄、試驗報告、總結報告、有項目進行過程中形成的各種文件、有電力上級部門和單位領導的批示、有相關部門或協作單位來往文檔。這些原始的及最終的文檔，反映了某項電力科技活動的全過程，記錄了行進過程中的所有重要事件，是項目科技活動的動態(tài)映照。電力科技檔案管理現代化，即應用現代化管理的理論、思想、技術、設備、方法對電力科技檔案檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發(fā)展對檔案的需求。通俗地說，就是用較短的時間、較少的人力、財力、物力獲得最佳工作效率。

二、電力科技檔案利用經濟效益影響因素

（1）檔案意識因素。檔案意識是社會意識的一部分，屬于意識形態(tài)范疇，是指檔案客觀現象在人們大腦中的能動反映，是人們對那些具有查考利用價值的文件材料加以保存和開發(fā)利用的意識。電力科技檔案管理人員檔案意識的強弱對于電力科技檔案利用經濟效益的發(fā)揮具有重要影響作用。一般而言，檔案意識強的管理人員能夠主動、及時提供檔案利用，積極地開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)人員提供深層次的檔案信息利用，這有利于電力科技檔案使用價值的發(fā)揮。利用者檔案意識的強弱在很大程度上影響著檔案利用需求的產生，而利用需求是檔案利用行為得以產生與實現的前提，按照利用者的需求提供檔案利用服務，提高服務質量和利用者的滿意度成為有效發(fā)揮檔案效益的重要途徑?？梢?，檔案意識對于檔案使用價值的發(fā)揮起著重要的影響與制約作用。（2）檔案管理因素。企業(yè)保管有保存價值的科技檔案，是為了便于在適當的時間里以適當的成本提供適當的科技檔案利用服務，滿足預期的科技檔案利用需求，從而實現科技檔案利用價值。所保存的科技檔案若完整、齊全、準確，且能及時、有針對性地提供利用，那么，科技檔案的利用就能取得好的效益?？梢?，電力科技檔案利用所創(chuàng)經濟效益的高低不僅取決于企業(yè)本單位開展科技檔案利用服務工作的廣度與深度，關鍵還在于電力科技檔案管理的好壞。（3）檔案效益時滯因素?！皬哪撤N意義上講，檔案工作是在別人的工作完成以后才開始干的一項工作。檔案在完成它的“第一價值”后，需要較長時間的過渡才能實現其“第二價值”，即發(fā)揮其效益。”這就是我們常說的檔案效益滯后性，這是檔案工作本身所固有的規(guī)律性而導致的。電力科技檔案也不例外，由于需要一個轉化過程，并結合企業(yè)其他生產要素應用于企業(yè)的生產經營活動中，需要經過較長的時滯方能獲得預期的經濟效益。檔案效益的滯，在一定程度上影響了企業(yè)對檔案工作的重視程度，檔案效益的發(fā)揮當然也不可避免地受到了影響。除了上述因素之外，企業(yè)規(guī)模的大小、企業(yè)領導的重視、企業(yè)員工的知識素質等都或多或少地影響著電力科技檔案經濟效益的發(fā)揮。

三、提高電力科技檔案利用經濟效益的途徑

（1）全面提高電力科技檔案管理工作水平。電力科技檔案管理工作是電力科技檔案利用經濟效益得以實現的充分條件，想要有效利用電力科技檔案，為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，必須全面提高電力科技檔案管理水平，加強電力科技檔案管理，認真做好以下管理工作：一是完整、齊全、及時的收集，豐富室藏。沒有檔案的收集工作，檔案的管理與提供利用就成為“巧婦難為無米之炊”。電力科技檔案的收集工作為電力科技檔案部門管理與提供電力科技檔案利用提供了實實在在的物質對象，必須予以高度重視，做好收集工作。二是科學、系統(tǒng)的整理。電力科技檔案部門將零亂無序的科技檔案經過科學系統(tǒng)的整理，使之組成有序的、成套的有機聯系體，對電力科技檔案得以有效提供利用，產生經濟效益具有直接的影響作用。做好電力科技檔案的整理工作，意義深遠。三是嚴格、準確的鑒定。歸檔到電力科技檔案部門的科技檔案，需要經過準確、嚴格地鑒定其內容的真?zhèn)我约氨４鎯r值的長短，它對于電力科技檔案部門去粗取精，優(yōu)化基本建設等各項活動，在研究電力科技檔案室藏及其內容的基礎上，編寫電力科技檔案參考資料，如企業(yè)產品生產發(fā)展史、科研活動大事記、手冊、圖冊、企業(yè)年鑒、專題概要等，在企業(yè)內部宣傳、傳播編研成果，使得更多企業(yè)人員知悉，引導他們去利用電力科技檔案及其編研成果。這是主動提供電力科技檔案利用服務的一種高級形式，能更好發(fā)揮檔案作用，為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益。（2）深化電力科技檔案開發(fā)利用工作。一是被動與主動服務相結合?？萍紮n案利用工作的傳統(tǒng)模式“被動服務”有其客觀存在的歷史原因。電力科技檔案種類繁多、內容廣泛，僅僅通過用戶主動到檔案館（室）提出檔案利用需求，檔案管理人員提供檔案利用，會很大限度地限制科技檔案積極作用的發(fā)揮。電力科技檔案是企業(yè)在生產、科研、基本建設等活動中形成的原始記錄，其發(fā)揮作用的主要方向也就在于為企業(yè)的生產、科研、基本建設等各項活動服務。因此，電力科技檔案部門除了根據企業(yè)人員要求提供相應的科技檔案利用服務外，還應當發(fā)揮主觀能動性作用，主動去了解企業(yè)的生產、科研和基本建設等各項活動概況，熟悉電力科技檔案室藏種類以及內容概要，預測企業(yè)中不同人員對不同科技檔案的利用需求，主動為電力科技檔案尋找用戶，實現電力科技檔案與具體用戶的緊密結合，使得蘊含在電力科技檔案中的科技信息與企業(yè)各產生要素相結合，轉化為現實生產力，為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益。通過被動與主動服務相結合，兩者相輔相成，能更好地發(fā)揮電力科技檔案利用價值，發(fā)揮檔案效益。二是開展電力科技檔案編研工作。開發(fā)檔案信息資源，主動提供利用服務，滿足社會利用檔案需求，是檔案工作建設中的一項重要內容。編研工作則是開發(fā)檔案信息資源的有效渠道。檔案二次文獻的編研，由于其編研成果的研究性、系統(tǒng)性，以及提供服務的主動性，使得其發(fā)揮作用更具廣泛性，是提高檔案利用效益的有效途徑。因此，電力科技檔案部門應緊密圍繞企業(yè)的生產、科研、基本建設等各項活動，在研究電力科技檔案室藏及其內容的基礎上，編寫電力科技檔案參考資料，如企業(yè)產品生產發(fā)展史、科研活動大事記、手冊、圖冊、企業(yè)年鑒、專題概要等，在企業(yè)內部宣傳、傳播編研成果，使得更多企業(yè)人員知悉，引導他們去利用電力科技檔案及其編研成果。這是主動提供電力科技檔案利用服務的一種高級形式，能更好發(fā)揮檔案作用，為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益。

四、建立電力科技檔案信息利用反饋機制

反饋就是指一個系統(tǒng)的輸出信息反作用于輸入信息，并對信息再輸入發(fā)生影響的作用過程。電力科技檔案信息利用反饋是指用戶在利用電力科技檔案信息的過程之中和之后，對電力科技檔案利用的內容、方式方法等進行評價或發(fā)表意見，電力科技檔案部門可以依此調整檔案利用工作，使其逐步趨于完善，最大限度地從用戶需求的角度出發(fā)，更好地滿足用戶利用需求，并不斷提高檔案管理水平。（1）電力科技檔案信息利用反饋信息的內容。電力科技檔案用戶從事著不同性質的工作，利用需求必然是多種多樣的?？珊唵螝w納為以下三類：一是用戶的意見和建議。用戶對電力科技檔案信息利用工作的意見和建議是對電力科技檔案信息利用具體工作內容的科學性和建設性的反饋信息，主要包括：提供利用的信息產品是否能夠滿足用戶需求；檢索工具是否方便利用；提供利用的服務方式是否被用戶接受；檔案工作人員的服務態(tài)度等。用戶的意見和建議是在利用電力科技檔案信息的過程中隨時提出的，內容往往比較具體或是某個細節(jié)問題。二是利用效果。利用效果是一種針對電力科技檔案信息在利用過程中發(fā)揮作用的程度所產生的反饋信息，主要包括：利用電力科技檔案信息，在各項企業(yè)工作中產生的技術生產效益、設計研究效益、經營管理效益等等。利用效果信息一般是在電力科技檔案信息利用之后產生的，需要檔案工作者主動收集。三是用戶對電力科技檔案信息利用的需求。用戶對電力科技檔案信息利用的需求，主要包括：用戶需要何種檔案信息及何種利用服務方式。這種反饋信息比較具體且分散，須將這類信息綜合起來分析研究，總結一般的規(guī)律性的利用需求特點。（2）建立電力科技檔案信息利用反饋機制的方法。方法一，被動收集方法。第一，利用情況登記制度，是指用戶在利用電力科技檔案時，必須辦理登記的手續(xù)，將利用信息填寫在統(tǒng)一制作的表格中。登記表除了填寫用戶的基本信息外，應主要包括兩方面內容：一是利用電力科技檔案的數量、范圍、時間、目的、方式等；二是利用檔案后取得的作用效果，如獲得經濟效益和社會效益等。值得注意的是，應該對相關欄目填寫進行說明，如必填和選填之分，避免利用者漏填或錯填，有利于獲取有價值的反饋信息。第二，用戶意見箱制度，是指檔案部門開辟專門的用戶意見箱，用戶自愿隨時向檔案部門提出書面建議或意見。在執(zhí)行過程中，檔案部門應采取其他配套方法，如對提出有效建議的用戶實行獎勵，鼓勵用戶積極反饋信息。方法二，主動收集方法。第一，問卷調查，電力科技檔案部門可以根據實際情況，從最想了解的方面入手，有目的地設計問卷，主動征集反饋信息。第二，走訪調查，根據檔案利用情況登記表所反映的線索，對重點用戶調查訪問。這種調查也是有目的，電力科技檔案部門可以印發(fā)檔案利用情況調查表。第三，網絡反饋，這里所說的網絡包括人員網絡和計算機網絡。人員網絡反饋是由電力科技檔案部門牽頭，積極聯系用戶進行信息反饋。計算機網絡反饋是指利用電力科技檔案網站進行網上信息反饋，可以采用召開網絡會議，開展網絡問卷調查，分析用戶在瀏覽檔案網站時留下的日志和記錄等方式，了解用戶的利用情況和檔案部門在線服務效果。（3）反饋信息的執(zhí)行。反饋信息的執(zhí)行環(huán)節(jié)關系到反饋信息能否及時有效地發(fā)揮對檔案工作的調節(jié)作用。電力科技檔案工作人員在獲得檔案利用反饋信息，且形成具體的改進執(zhí)行方案后，需要調動企業(yè)相關人員，按要求完成任務。建立電力科技檔案信息反饋機制能夠促進檔案利用工作的改善和調節(jié)，最大限度地滿足用戶的檔案信息需求，進而提高電力科技檔案信息利用效益。

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