實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

【摘要】企業(yè)檔案管理現(xiàn)在還處在一個(gè)傳統(tǒng)的手工管理模式。從國(guó)家檔案管理在注重信息化建設(shè)的趨勢(shì)來看，企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。只有加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，為企業(yè)發(fā)展提供方便、快捷、準(zhǔn)確的全方位服務(wù)，提高工作效率，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；問題

檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多企業(yè)在檔案管理工作中存在數(shù)量繁雜、保管硬件條件差、查閱利用率偏低、管理人員知識(shí)單一的問題。檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工程，實(shí)現(xiàn)信息化管理更是需要人員、設(shè)備、技術(shù)、制度等一系列的改進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，這不僅要求企業(yè)管理者為檔案信息化管理創(chuàng)建相應(yīng)的硬件環(huán)境，更要求在檔案管理上逐步向信息技術(shù)轉(zhuǎn)變，以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)使檔案管理助推對(duì)企業(yè)良性發(fā)展發(fā)揮更重要的作用。

一、企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)如今企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題：一是重視度不夠；二是制度執(zhí)行不到位；三是人力資源配備不足。要想提高檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)良性發(fā)展，首先要解決以上三個(gè)方面的問題。（1）提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度。檔案本身就是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。（2）加大對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行力度。檔案管理制度不僅針對(duì)檔案管理人員，有好大一部分是針對(duì)其他業(yè)務(wù)部門。比如：會(huì)計(jì)檔案、工程建設(shè)檔案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。企業(yè)在執(zhí)行檔案收集的過程中，往往遇到資料難以收集的尷尬，業(yè)務(wù)部門不重視日常檔案的收集整理是主因。所以必須加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力度，以促進(jìn)檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。（3）配備專業(yè)合理的技術(shù)人才。檔案管理員工作看似輕松，其實(shí)把檔案管理工作做好也不是一個(gè)容易的事。尤其是企業(yè)檔案管理人員大部分都是兼職，既肩負(fù)著公章管理、文件傳閱等其他事務(wù)性工作，又要兼顧檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作。使其不能把主要精力放在檔案管理工作上，勢(shì)必影響檔案管理工作的質(zhì)量。只有配備適合檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，才有利于企業(yè)檔案管理工作，才能更好地助推企業(yè)發(fā)展。

二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

一是提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)；二是加強(qiáng)檔案管理所需的硬件設(shè)施建設(shè)；三是處理傳統(tǒng)管理與信息化管理之間的矛盾。從而為推動(dòng)檔案管理信息化工作創(chuàng)造先決條件。

（1）提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才。而目前企業(yè)單位信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)薄弱且單一，僅能掌握普通操作利用軟件，對(duì)軟件開發(fā)、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等技術(shù)掌握不夠成熟。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。為實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)為檔案管理工作配備較為專業(yè)的管理人才，或有計(jì)劃地對(duì)本企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，使在其在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息工程等方面提高工作技能。（2）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。做為企業(yè)，不應(yīng)該只注重經(jīng)營(yíng)，更應(yīng)該注重科學(xué)的管理和資料的積累。檔案管理者要充分利用檔案資源為企業(yè)更好的經(jīng)營(yíng)做好服務(wù)，提供支撐。只有將檔案工作注入活力，細(xì)化管理?xiàng)l塊，充分發(fā)揮檔案管理的作用，提高管理水平，才能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)發(fā)展提供不竭動(dòng)力。同時(shí)，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，要擇其精華，棄其糟粕，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的辦公設(shè)備，加速推進(jìn)檔案管理實(shí)用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，提高工作效率，提升工作質(zhì)量。（3）處理好檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理與信息化管理之間的矛盾。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，既要兼顧檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理特殊性，又要考慮實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以后，與傳統(tǒng)檔案管理之間的矛盾。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。傳統(tǒng)的檔案管理將這種原始記錄性做為檔案保存的一個(gè)重要形式。比如發(fā)文簽字的原始記錄、會(huì)議記錄手稿、單位蓋章，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性才賦予了檔案具有法律憑證的作用。在檔案管理信息化中，檔案原始記錄的本質(zhì)屬性失去意義。如果檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都是以電子版的形式在軟件系統(tǒng)中進(jìn)行，那么其修改、復(fù)制的過程將難以體現(xiàn)。這就使電子文檔的原始記錄性無從考證，法律憑證作用將難以確定。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化必須兼顧既能保證檔案原始法律憑證作用，又能實(shí)現(xiàn)檔案電子文檔信息化管理兩個(gè)方面，才能保證檔案管理信息化的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

三、結(jié)語

相信隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化將不再遙遠(yuǎn)，這需要企業(yè)管理者必須正視檔案管理工作面臨和亟待解決的問題。解決了這些問題，企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)助推企業(yè)良性發(fā)展將會(huì)發(fā)揮積極的作用。