電力企業(yè)干部人事檔案規(guī)范管理探析

[摘要]干部人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；對(duì)策

一、 目前干部人事檔案管理中存在的主要問題

（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。在他們看來，干部人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，干部人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，忽視了人事檔案管理工作，就會(huì)出現(xiàn)檔案工作沒計(jì)劃，檔案工作沒安排，與此同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)在檔案保管的場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員上沒有保障的現(xiàn)象。（2）企業(yè)在檔案硬件設(shè)施上投入不足。在實(shí)際工作中企業(yè)寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，還會(huì)出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。（3）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會(huì)體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得干部人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。（4）干部人事檔案收集工作力度不夠。企業(yè)根本就沒有收集歸檔工作管理制度，從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)。體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。就會(huì)發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，干部人事檔案管理形同虛設(shè)。（5）干部人事檔案管理的信息化程度不高。在干部人事檔案管理上，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在干部人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

二、干部人事檔案規(guī)范管理的對(duì)策與思考

（1）收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并及時(shí)歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時(shí)要及時(shí)將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。（2）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)做一件重要工作來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案室，配置鐵質(zhì)的檔案柜、還要在檔案室內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，檔案室設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即檔案室、閱檔室、辦公室三室分開。（3）加強(qiáng)干部人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各級(jí)組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。（4）建立干部人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合電力企業(yè)工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化。同時(shí)還要在提高干部人事檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫，從而為電力企業(yè)人事工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

第一，有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級(jí)干部隊(duì)伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面的最新信息。第二，有利于提高干部人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。人事檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使檔案室查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。如果實(shí)施了人事檔案數(shù)據(jù)共享，上級(jí)人事、組織部門只需調(diào)用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，而無需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，對(duì)檔案的保護(hù)起到了重要的作用。第三，有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)更新。人事檔案信息化后，檔案管理人員就會(huì)降低勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會(huì)第一時(shí)間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會(huì)及時(shí)更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善電力企業(yè)的干部人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。