淺析業(yè)主對(duì)基建檔案的收集

[摘要]基建檔案是指建筑物、構(gòu)筑物、地上地下各種管線等基本建設(shè)工程在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的歷史記錄。基建檔案是業(yè)主檔案管理重要組成部分之一。

[關(guān)鍵詞]業(yè)主；基建；檔案；收集

一、基建檔案的組成

（1）工程準(zhǔn)備階段文件。工程開工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。該階段文件由建設(shè)單位收集。（2）監(jiān)理文件。監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。它包括建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單、工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單、工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單、在施工管理中記錄管理辦法的文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。該過程文件由監(jiān)理單位收集。（3）施工文件。施工單位在工程施工過程中形成的文件。它包括施工前辦理開工手續(xù)系列資料、施工過程中的質(zhì)保資料、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收資料、大型設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收檢驗(yàn)資料、新技術(shù)應(yīng)用系列資料、質(zhì)量安全事故報(bào)告等資料。該過程文件資料由施工單位形成并收集。（4）竣工圖。工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣（施工單位、監(jiān)理單位在有審核圖章的一套圖紙上加蓋竣工圖章簽字形成）。（5）竣工驗(yàn)收文件。建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。它包括工程質(zhì)量監(jiān)督資料、勘察設(shè)計(jì)單位的質(zhì)量檢查報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估及監(jiān)督報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程移交證書、質(zhì)量保修書、工程檔案歸檔驗(yàn)收單及竣工驗(yàn)收備案書等。業(yè)主（建設(shè)單位）還應(yīng)補(bǔ)充工程在評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建中形成的文件?？梢娀n案有形成過成長，涉及單位及人員多，內(nèi)容復(fù)雜，成套性、現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

二、收集基建檔案資料的措施和方法

（1）行政措施如下：一是提高全員檔案意識(shí)，開展多種形式的《檔案法》宣傳活動(dòng)，讓大家知曉材料收集齊全與否將直接影響日后利用工作的開展，營造良性互動(dòng)的檔案工作氛圍，形成及時(shí)、主動(dòng)移交文件材料歸檔的良好習(xí)慣，使收集渠道暢通無阻，確保各相關(guān)單位在相關(guān)工作中形成的文件材料能收集齊全完整。二是以文件形式明確機(jī)關(guān)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門的負(fù)責(zé)人和檔案員、基本建設(shè)部門兼職檔案員三級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系，從組織上保障檔案工作的開展。三是實(shí)行“三納入”、“四同步”的歸檔措施。第一，要將科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作納入本單位歸檔程序之中；第二，要納入工作計(jì)劃之中；第三，要納入相關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)之中。同時(shí)做到：下達(dá)任務(wù)與提出文件材料的形成與歸檔要求要同步；檢查工作進(jìn)度與檢查文件材料的形成、積累、整理、歸檔情況要同步；驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科技文件材料要同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果、全優(yōu)工程、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與檔案部門出具證明材料要同步。四是制訂完整的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。項(xiàng)目文件材料歸檔制度的內(nèi)容包括：項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)和歸檔要求。（2）技術(shù)措施如下：一是區(qū)分基建檔案和文書檔案。立項(xiàng)不成功的基建項(xiàng)目，將相關(guān)文件歸入文書檔案；在基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的普法性文件、重份文件、事務(wù)性文件等也應(yīng)歸入文書檔案；而涉及立項(xiàng)審批、征地拆遷、竣工驗(yàn)收等與項(xiàng)目建設(shè)直接相關(guān)的文件材料歸入基建檔案。二是加強(qiáng)原件的收集。形式原始性和內(nèi)容原始性是檔案發(fā)揮作用的基本前提。三是注意以下材料的收集：第一，在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應(yīng)收集齊全。第二，注意招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料的收集是否齊全，尤其是參加招投標(biāo)專家組的人員在評(píng)議標(biāo)過程中針對(duì)具體項(xiàng)目不同標(biāo)段形成的評(píng)分表等材料，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)未中標(biāo)標(biāo)書的收集。第三，在項(xiàng)目施工階段，注意檢查施工基礎(chǔ)資料收集是否齊全，尤其要注意設(shè)計(jì)變更與測(cè)試、沉降、位移、變形監(jiān)測(cè)記錄等材料，同時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查施工基礎(chǔ)資料的修改方式是否符合有關(guān)規(guī)定。第四，監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理日記、月報(bào)、計(jì)量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。第五，工程交工驗(yàn)收后試運(yùn)行期間材料的收集是否齊全，試運(yùn)行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實(shí)狀況，與變更是否符合。第六，聲像檔案的收集（包括開工典禮、重大工程質(zhì)量事故等方面）是否齊全完整。第七，電力與企業(yè)技改重點(diǎn)項(xiàng)目檔案與上述城建、水利、交通重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的構(gòu)成有較大差別：主要由土建和設(shè)備組成，因此要注意檢查電力與企業(yè)技改項(xiàng)目設(shè)備檔案的完整性。設(shè)備檔案主要包括以下內(nèi)容：工藝規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測(cè)記錄、招投標(biāo)材料、合同協(xié)議、設(shè)備隨機(jī)材料、設(shè)備調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收記錄、設(shè)備維修記錄、試運(yùn)行記錄等。

總之，檔案人員要愛崗敬業(yè)，做好基建檔案管理工作，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)。