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    探析企業(yè)OA建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

    2012-04-29 00:00:00張永鋒張躍濤馮金銀

    摘 要:辦公自動化OA是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及IT技術(shù)飛速發(fā)展的重要產(chǎn)物,為政府、企業(yè)及社會各界的運行,日常管理工作水平及辦公效率提供了極大的發(fā)展空間。在20多年的建設(shè)與發(fā)展過程中,我國辦公自動化系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)由最初的普通打印機發(fā)展至當(dāng)今的自動化辦公平臺網(wǎng)絡(luò),以成為大小企業(yè)運行管理必不可少的工具。文章從OA建設(shè)及應(yīng)用特點、建設(shè)現(xiàn)狀等方面進行分析,并探討了企業(yè)OA發(fā)展趨勢。

    關(guān)鍵詞:企業(yè)OA 建設(shè);發(fā)展;特點;內(nèi)部控制

    中圖分類號:TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1006-8937(2012)29-0075-03

    辦公自動化——OA在20世紀(jì)70年代始于西方國家,在我國有20多年的發(fā)展和應(yīng)用歷史。我國市場經(jīng)濟體制之下的自動化辦公系統(tǒng)同西方國家具有很大的區(qū)別,除政府機構(gòu)外,自動化辦公系統(tǒng)在我國企業(yè)日常運行及管理控制工作中都發(fā)揮著極大的作用。我國大小企業(yè)運行和發(fā)展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)的支持和帶動,OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)不僅幫助大小企業(yè)在日常運行及管理過程中實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化運行及規(guī)范管理控制等經(jīng)營目標(biāo),還促進了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營體制及管理體制改革,幫助企業(yè)實現(xiàn)和完善ERP管理。當(dāng)前的辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)勢和作用正日漸顯現(xiàn),為我國大小企業(yè)廣泛建設(shè)和應(yīng)用,但OA系統(tǒng)及技術(shù)發(fā)展時間并不長,還未形成統(tǒng)一、規(guī)范的建設(shè)和應(yīng)用模式,對系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用現(xiàn)狀深入分析,科學(xué)探討發(fā)展趨勢,是幫助企業(yè)更好地應(yīng)用OA系統(tǒng)的前提。

    1 企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)總體狀況

    我國市場經(jīng)濟體制下的企業(yè)具有數(shù)量多、經(jīng)營規(guī)模以中小型為主、經(jīng)營體制靈活、企業(yè)分布面廣泛、管理水平普遍不高等特點。我國大小企業(yè)運行和發(fā)展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)的支持和帶動,OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)不僅幫助大小企業(yè)在日常運行及管理過程中實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化運行及規(guī)范管理控制等經(jīng)營目標(biāo),還促進了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營體制及管理體制改革,幫助企業(yè)實現(xiàn)和完善ERP管理。當(dāng)前,我國企業(yè)均認(rèn)識到自動化辦公系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)的重要性及優(yōu)勢,紛紛積極引進、建設(shè)和開發(fā)自動化辦公系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù),當(dāng)前的辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)運行管理應(yīng)用中總體上表現(xiàn)出如下狀況。

    1.1 OA系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程中具有很強的不確定性

    企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)運行管理總系統(tǒng)的一個重要分支,其應(yīng)用及建設(shè)都有明顯的不確定性,這主要取決于市場經(jīng)濟體制下企業(yè)運行市場的多變性及企業(yè)內(nèi)部管理與控制工作中的不確定性、競爭對手及顧客需求的變化等多方面的影響。另外,OA系統(tǒng)建設(shè)及發(fā)展所依存的信息系統(tǒng)本身的多變性與不確定性也是導(dǎo)致辦公自動化系統(tǒng)運行及建設(shè)過程中不確定性的一大影響因素。除了上述企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用的內(nèi)部及外部環(huán)境、辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)主體的多變性及不確定性等影響因素之外,企業(yè)自身經(jīng)營規(guī)模擴大及運行技術(shù)及系統(tǒng)發(fā)展需要都會促使企業(yè)OA系統(tǒng)的不斷改進及完善。例如,隨著企業(yè)運行及管理工作不同環(huán)節(jié)的發(fā)展、組織管理機構(gòu)及體制的完善及改進、管理及工作人員流動,企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)也隨之發(fā)生變化,以更好地以迎合企業(yè)運行及管理工作需求。企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)及發(fā)展所依托的技術(shù)隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及IT技術(shù)的發(fā)展,也在不斷的發(fā)展與改進之中,系統(tǒng)由最初的文本界面,發(fā)展為C/S技術(shù)結(jié)構(gòu)、B/S技術(shù)結(jié)構(gòu),直至當(dāng)前的B/S多層技術(shù)結(jié)構(gòu)。OA系統(tǒng)本身的工作及運行主體內(nèi)容也從最初的打印機、電腦信息搜集處理方式發(fā)展為依托于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的自動化信息搜集、處理方式,再發(fā)展為當(dāng)前的數(shù)字化、自動化信息搜集、處理、存儲、傳遞工作模式,為我國企業(yè)日常運行及管理控制工作提供了越來越便捷、越來越全面的輔助服務(wù)。因此,OA系統(tǒng)的不確定性也可理解為OA系統(tǒng)隨著企業(yè)經(jīng)營體制、管理機構(gòu)的變化及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、IT技術(shù)不斷發(fā)展的自我完善及改進。

    1.2 OA系統(tǒng)建設(shè)的高集成性

    企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)過程就是企業(yè)集成管理平臺的建設(shè)過程,OA系統(tǒng)的高集成建設(shè)和發(fā)展是企業(yè)管理控制網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)發(fā)展的基本要求。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展方向是為企業(yè)建設(shè)一個集企業(yè)采購、生產(chǎn)、營銷不同環(huán)節(jié)信息搜集與處理功能于一體,能夠同時完成企業(yè)運行管理過程中對企業(yè)技術(shù)、經(jīng)營信息、相關(guān)數(shù)據(jù)、工作文檔等不同方面的信息整合處理,將整合處理的信息及時傳輸?shù)较鄳?yīng)的管理部門,幫助企業(yè)決策層及管理層隨時了解企業(yè)內(nèi)部運行狀況及企業(yè)經(jīng)營對手、合作伙伴、客戶需求、市場經(jīng)濟等不同時期的狀況及變化趨勢。可見,企業(yè)運行管理過程中的OA系統(tǒng)建設(shè)及發(fā)展工作中的集成性具有很大的重要性,只有著重發(fā)展和建設(shè)具有高集成性的辦公自動化系統(tǒng),才能夠更好地保障企業(yè)運行過程及管理控制工作的高效、順利進行。

    1.3 OA系統(tǒng)建設(shè)的靈活性

    企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)本身具有靈活的發(fā)展和建設(shè)特點,主要表現(xiàn)在其對不同信息技術(shù)及辦公工具的兼容性及極強的可擴展性等方面,另外,OA系統(tǒng)的靈活性是相對于企業(yè)ERP系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)而言的。以某企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)為例,企業(yè)正處于高速發(fā)展期,隨著業(yè)務(wù)量和經(jīng)營規(guī)模的增長,會建設(shè)新的辦公樓、擴展經(jīng)營范圍,在OA系統(tǒng)建設(shè)中非常注重系統(tǒng)的可擴展性建設(shè)。企業(yè)目前已申請一條ADSL專線接入互聯(lián)網(wǎng),只需再增加一臺帶路由功能的ADSL MODEM和一臺24口博達(dá)(BDCOM S2026)交換機,通過五類線將總部的所有計算機組成局域網(wǎng),實現(xiàn)內(nèi)部信息與打印共享,并且通過ADSL實現(xiàn)所有計算機訪問互聯(lián)網(wǎng)。同時,企業(yè)增加一臺航天聯(lián)志的AISINO服務(wù)器作為OA服務(wù)器(Windows2000/2003AD server),以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)及信息共享交流,采用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺實現(xiàn)企業(yè)客戶信息共享及即時信息互動交流??梢?,OA系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的靈活性是企業(yè)內(nèi)部及外部信息及時、全面處理,實現(xiàn)信息高度共享的重要前提。

    2 企業(yè)OA建設(shè)技術(shù)及功能規(guī)劃現(xiàn)狀

    2.1 企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)

    當(dāng)前的OA系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用,主要保障企業(yè)運行及管理過程中的信息及管理安全、系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和可操作性。不同企業(yè)、不同工作部分的OA系統(tǒng)建設(shè)重點及規(guī)劃要求也不近相同,即企業(yè)的不同工作環(huán)節(jié)、不同經(jīng)營性質(zhì)的企業(yè)對OA系統(tǒng)的建設(shè)具有不同的要求。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)都應(yīng)遵從系統(tǒng)安全、靈活、穩(wěn)定及便捷的基本要求,才能確保企業(yè)各項工作的順利進展,幫助企業(yè)更好地再市場經(jīng)濟中立足。

    安全性是包括OA系統(tǒng)在內(nèi)的所有工具及系統(tǒng)都應(yīng)首先遵循的關(guān)鍵前提。企業(yè)的OA系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用涉及到企業(yè)內(nèi)部信息交流及共享過程的安全,還直接關(guān)系到企業(yè)運行過程中與客戶及合作伙伴信息交流及共享等過程中的安全,當(dāng)前的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)在建設(shè)及運行中信息搜集、信息管理、信息監(jiān)控及信息保密等方面取得了一定的發(fā)展,但還不能完全保證系統(tǒng)安全。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)本身具有靈活的發(fā)展和建設(shè)特點,主要表現(xiàn)在其對不同信息技術(shù)及辦公工具的兼容性及極強的可擴展性等方面。另外,OA系統(tǒng)的靈活性是相對于企業(yè)ERP系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)而言的。穩(wěn)定性是OA系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)的又一重要特點,當(dāng)前,我國企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)比較先進,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及硬件條件基本滿足系統(tǒng)性能及運行速度的基本要求。企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用目的是減輕企業(yè)日常運行及管理控制工作中的負(fù)擔(dān),降低各項工作的反復(fù)性和復(fù)雜性,即辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)應(yīng)以保障系統(tǒng)操作的簡便性為中心,降低操作人員負(fù)擔(dān)、簡化系統(tǒng)操作和維護工作。

    2.2 OA系統(tǒng)核心功能建設(shè)

    當(dāng)前的OA系統(tǒng)及技術(shù)發(fā)展時間并不長,還未形成統(tǒng)一、規(guī)范的建設(shè)和應(yīng)用模式,可供選擇的系統(tǒng)模型有多種,系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)及核心功能規(guī)劃工作主要依據(jù)企業(yè)經(jīng)營類型及主要經(jīng)營業(yè)務(wù)特點選擇和應(yīng)用。當(dāng)前應(yīng)用較為廣泛的核心功能建設(shè)平臺是采用Windows2000或Windows2003環(huán)境下的MS SQL Server2000作為數(shù)據(jù)庫平臺,提供事務(wù)、消息通訊的分發(fā),很多企業(yè)同時采用Windows2000或Windows2003環(huán)境下Microsoft Internet Information Server為WWW訪問服務(wù)器。此種應(yīng)用環(huán)境下的辦公自動化系統(tǒng)在客戶端只需要Internet Explorer5.0或以上版本的瀏覽器即可使用。除此之外,還有其他的系統(tǒng)功能建設(shè)和完善模式可供選擇,且都有安裝、調(diào)試、操作簡便的優(yōu)點。不同經(jīng)營模式和管理體制的企業(yè)在進行OA系統(tǒng)建設(shè)過程中,采用相適應(yīng)的開發(fā)及安裝工具構(gòu)建相應(yīng)的技術(shù)結(jié)構(gòu),建設(shè)與企業(yè)經(jīng)營管理特點相符合的管理界面及交流界面,并配備與企業(yè)OA系統(tǒng)核心功能向適應(yīng)的控制端口及使用端口,通過保障系統(tǒng)核心功能的正常建設(shè)及應(yīng)用,為系統(tǒng)整體功能建設(shè)與應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

    2.3 OA系統(tǒng)管理技術(shù)及功能建設(shè)

    我國企業(yè)OA系統(tǒng)管理技術(shù)與系統(tǒng)功能建設(shè)是在專門的領(lǐng)導(dǎo)及實施小組配合下、通過合作伙伴的相互配合、配合相應(yīng)的調(diào)研工作等多方面的共同作用下完成的。管理及執(zhí)行部門全體人員的有效組織和積極配合是整個OA系統(tǒng)合理建設(shè)和高效運轉(zhuǎn)的重要前提,也是整個建設(shè)和應(yīng)用工作的重中之重,領(lǐng)導(dǎo)小組成員應(yīng)根據(jù)既定的系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)合理配比,并安排和規(guī)劃一定比例、合理層次的計算機網(wǎng)絡(luò)人員及IT人員作為系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)搭建、核心功能技術(shù)建設(shè)及相關(guān)操作人員指導(dǎo)培訓(xùn)工作的骨干組織,同時安排層次分明、配比合理的工作實施人員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)建設(shè)及功能技術(shù)建設(shè)實施工作,另外,領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織各工作小組的工作并及時考核與調(diào)整。OA系統(tǒng)管理技術(shù)及功能建設(shè)工作是一項復(fù)雜而重要的工作,需要企業(yè)與合作伙伴、開發(fā)商之間的緊密合作,當(dāng)前的企業(yè)在OA系統(tǒng)管理技術(shù)及功能建設(shè)中能夠較好地針對技術(shù)管理及功能規(guī)劃建設(shè)方面問題咨詢開發(fā)商,較好地進行交流和溝通,進而合理規(guī)劃整個系統(tǒng)建設(shè)方向及技術(shù)管理模式,但當(dāng)前我國企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)機制尚不成熟,在系統(tǒng)規(guī)劃及技術(shù)管理前期,與合作伙伴的配合及與開發(fā)商的合作溝通等方面均存在不同程度的分歧和脫節(jié),導(dǎo)致當(dāng)前我國企業(yè)OA系統(tǒng)管理技術(shù)及功能建設(shè)方面存在較大不足,影響日后使用。

    3 企業(yè)OA系統(tǒng)發(fā)展趨勢

    3.1 企業(yè)OA系統(tǒng)動態(tài)建設(shè)和發(fā)展

    我國大小企業(yè)運行和發(fā)展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)的支持和帶動,OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)不僅幫助大小企業(yè)在日常運行及管理過程中實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化運行及規(guī)范管理控制等經(jīng)營目標(biāo),還促進了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營體制及管理體制改革,幫助企業(yè)實現(xiàn)和完善ERP管理。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)運行管理總系統(tǒng)的一個重要分支,其應(yīng)用及建設(shè)都有明顯的不確定性,這主要取決于市場經(jīng)濟體制下企業(yè)運行市場的多變性及企業(yè)內(nèi)部管理與控制工作中的不確定性、競爭對手及顧客需求的變化等多方面的影響,另外,OA系統(tǒng)建設(shè)及發(fā)展所依存的信息系統(tǒng)本身的多變性與不確定性也是導(dǎo)致辦公自動化系統(tǒng)運行及建設(shè)過程中不確定性的一大影響因素。除了上述企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用的內(nèi)部及外部環(huán)境、辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)主體的多變性及不確定性等影響因素之外,企業(yè)自身經(jīng)營規(guī)模擴大及運行技術(shù)及系統(tǒng)發(fā)展需要都會促使企業(yè)OA系統(tǒng)的不斷改進及完善。

    3.2 OA系統(tǒng)建設(shè)機構(gòu)不斷完善

    管理及執(zhí)行部門全體人員的有效組織和積極配合是整個OA系統(tǒng)合理建設(shè)和高效運轉(zhuǎn)的重要前提,也是整個建設(shè)和應(yīng)用工作的重中之重,領(lǐng)導(dǎo)小組成員應(yīng)根據(jù)既定的系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)合理配比,并安排和規(guī)劃一定比例、合理層次的計算機網(wǎng)絡(luò)人員及IT人員作為系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)搭建、核心功能技術(shù)建設(shè)及相關(guān)操作人員指導(dǎo)培訓(xùn)工作的骨干組織,同時安排層次分明、配比合理的工作實施人員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)建設(shè)及功能技術(shù)建設(shè)實施工作,另外,領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織各工作小組的工作并及時考核與調(diào)整。今后,隨著我國企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)工作的不斷完善和改進,系統(tǒng)建設(shè)過程中將會成立包括領(lǐng)導(dǎo)小組與實施小組在內(nèi)的多個工作機構(gòu),不同機構(gòu)各自具有更合理、更科學(xué)的人員配比和層次分布,各組織機構(gòu)之間能夠更加有效、合理地配合完成系統(tǒng)建設(shè)和規(guī)劃工作,將企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)工作中的困難和阻力降到最小。

    3.3 系統(tǒng)功能升級與協(xié)同系統(tǒng)的完善

    隨著我國市場經(jīng)濟環(huán)境及企業(yè)內(nèi)部運行狀況的不斷發(fā)展和變化,企業(yè)在日常運行和管理控制工作中需要更科學(xué)、更符合企業(yè)發(fā)展特點的OA系統(tǒng)作為企業(yè)運行的支撐。系統(tǒng)朝著更加靈活、可擴展性更強、集成性更高的方向發(fā)展和建設(shè)。為企業(yè)建設(shè)一個集企業(yè)采購、生產(chǎn)、營銷不同環(huán)節(jié)信息搜集與處理功能于一體,能夠同時完成企業(yè)運行管理過程中對企業(yè)技術(shù)、經(jīng)營信息、相關(guān)數(shù)據(jù)、工作文檔等不同方面的信息整合處理,將整合處理的信息及時傳輸?shù)较鄳?yīng)的管理部門,幫助企業(yè)決策層及管理層隨時了解企業(yè)內(nèi)部運行狀況及企業(yè)經(jīng)營對手、合作伙伴、客戶需求、市場經(jīng)濟等不同時期的狀況及變化趨勢。

    同時,OA系統(tǒng)協(xié)同系統(tǒng)也會取得更快的發(fā)展,協(xié)同系統(tǒng)的軟件環(huán)境發(fā)展方向如下。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器:Windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0;WEB服務(wù)器:Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20;客戶端:Windows 2000/2003/xp/98、IE6.0。硬件配置將會發(fā)展為奔騰2G CPU、1G內(nèi)存、40G剩余硬盤空間。

    4 結(jié) 語

    市場經(jīng)濟體制下的企業(yè)具有數(shù)量多、經(jīng)營規(guī)模以中小型為主、經(jīng)營體制靈活、企業(yè)分布面廣泛、管理水平普遍不高等特點。我國大小企業(yè)運行和發(fā)展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)的支持和帶動,OA系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)不僅幫助大小企業(yè)在日常運行及管理過程中實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化運行及規(guī)范管理控制等經(jīng)營目標(biāo),還促進了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營體制及管理體制改革,幫助企業(yè)實現(xiàn)和完善ERP管理。企業(yè)運行管理過程中的OA系統(tǒng)建設(shè)及發(fā)展工作中的集成性、安全性、穩(wěn)定性是非常重要的,只有著重發(fā)展和建設(shè)具有穩(wěn)定、安全、高集成性的辦公自動化系統(tǒng),才能夠更好地保障企業(yè)運行過程及管理控制工作的高效、順利進行。

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