檔案工作質量評估問題研究

摘 要：當今社會，檔案工作越來越受到人們的重視，做好檔案工作質量評估顯得尤為重要。文章首先闡述了企業(yè)人事檔案管理工作的作用，然后分析檔案工作質量評估存在的問題，針對問題提出提高檔案工作質量評估的對策建議。

關鍵詞：檔案管理；質量評估；問題；提高

中圖分類號：G279.27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）29-0060-02

質量是組織和個人關注的焦點，沒有質量就沒有效益。隨著我國人事檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作質量日益受到人們的重視。檔案工作質量評估是依據一定的標準，對人事檔案的管理工作的過程和結果進行審核，審核其是否到達預期的工作目標。關注檔案質量，對檔案工作質量進行評估既是檔案工作自身的需要，也是社會發(fā)展的需要。

1 企業(yè)人事檔案管理工作的作用

1.1 促進企業(yè)的發(fā)展

當今社會，國際之間的競爭是綜合國力的競爭，歸根結底是科技和人才競爭。在科學技術高速發(fā)展的今天，人才在國際競爭、國內競爭、企業(yè)之間的競爭顯得尤為重要。人事檔案管理工作是人才工作的重要組成部分，做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進企業(yè)人力資源管理工作。人事檔案工作管理的好，檔案能夠反映人才的客觀情況，有助于企業(yè)根據每個人才的不同特點合理安排工作，有助于企業(yè)開發(fā)人才資源，極大發(fā)揮人才的聰明才智，調動員工的積極性，貢獻自己的力量，促進企業(yè)的發(fā)展。如果人事檔案殘缺不全，人事檔案管理工作混亂不堪，不能使各類人才得到充分的使用，影響甚至阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.2 促進企業(yè)人才的選拔

由于人事檔案真實、客觀地反映了員工的個人經歷、業(yè)績等情況，所以對企業(yè)錄用新的人才提供了重要的依據。做好人事檔案管理工作，可以有效的提供系統、全面的人事檔案信息，促進了企業(yè)人才的選拔。同時，做好人事檔案管理工作利于對員工的情況全面了解，利于制定出科學合理的人才培訓、培養(yǎng)計劃，為企業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀人才。

1.3 利于對人才進行人性化管理

企業(yè)根據員工的檔案可以有針對性的對員工提供幫助，解決員工困難；可以分析員工的發(fā)展?jié)摿?，以人為本，幫助員工制定科學、合理的職業(yè)規(guī)劃；可以使員工在工作合理的工作崗位上，最大發(fā)揮自身的潛力，實現員工的自身價值；可以根據員工不同的特點，選擇最恰當的激勵方式，提高員工的積極性，提供員工的忠誠度，減少離職率。

1.4 保障個人利益

由于人事檔案具有真實性、客觀性、歷史性，隨著個人的成長，不斷加入新的內容，是人生的一面鏡子，伴隨著每個人的一生，所以人事檔案具有不可代替的憑證作用。當個人工作調動、入黨政審、職稱評審等必須經過檔案的審核。如果人事檔案管理工作沒有做好，檔案遺失或檔案材料殘缺不全，就可能不能進行有關的活動，損害其合法權益，影響個人利益。

2 檔案工作質量評估原則

2.1 客觀性

檔案管理工作本身是一件客觀性的工作，對此進行的質量評價也應該客觀的，檔案管理工作評估的指標和評價內容也應該具有客觀性，排除主觀因素的干擾。通過檔案工作質量評估來客觀反映檔案管理工作的問題和內容，符合檔案管理管理工作的實際和需求。

2.2 實用性

檔案的質量影響檔案價值的實現。檔案質量高，檔案的開發(fā)價值也就高。檔案工作質量之所以可以得到越來好的發(fā)展，其中檔案工作質量評估功不可沒，檔案工作質量評估具有一定的實用性，能夠切實的對檔案工作質量進行評估，經得住時間的檢驗。當然檔案管理工作還可以在實用性方面取得更大的進展，使評估標準和內容更易于被工作人員接受，使用更方便，進一步督促檔案工作的發(fā)展。

2.3 導向性

檔案工作質量評估應該遵循檔案事業(yè)的發(fā)展方向，通過具體的評估指標來體現國家對于檔案工作的具體要求；檔案質量評估工作為各檔案管理部門制定各自檔案工作計劃的依據，體現日常檔案工作中的主要工作環(huán)節(jié)和工作重點，指出各級檔案部門和各類檔案機構的工作重點。

2.4 科學性

檔案質量評估工作能夠科學的、合理的、規(guī)范的反映檔案工作中的各項規(guī)律和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，這就要求對檔案工作質量有科學規(guī)范的評價體系，有科學的評價標準及程序，帶動檔案管理工作的發(fā)展。

2.5 程序性

檔案管理工作評估必須遵循一定的程序。評估工作基本分為自評摸底、核實公示、實地測評、結果反饋、總結評議五個步驟。自評摸底按照文件精神及評估標準進行自查、整改、自評，形成自評報告。核實公示是對自評材料準備情況進行核實，并在國家檔案局網站上予以公示。實地測評是將評估委員會組成若干評估小組，分別到各地進行實地測評。結果反饋是評估小組向被評估單位及當地分管檔案工作的領導反饋評估情況。總結評議是對評估工作情況進行分析、總結，形成書面綜合評估報告報國家檔案局。

3 檔案工作質量評估存在的問題

3.1 目標不明確

首先，檔案工作質量評估機構目的不明確，單純?yōu)榱嗽u估而評估，對于為企業(yè)和個人提供便利方面則不注重。有時評估只是象征性的工作，沒有真正去做好評估工作，不能及時發(fā)現檔案管理工作中存在的問題。檔案管理部門應付評估，一切工作都是為評估做準備，沒有真正從為企業(yè)提供人才、為人才服務出發(fā)，甚至有的檔案管理工作部門只是在評估期間做檔案管理工作，臨時抱佛腳，只追求數量，不要求質量，評估工作一旦結束，檔案管理工作也隨之結束，評估工作也沒有在這方面進行評估。

3.2 準備過程不規(guī)范

準備過程不規(guī)范主要體現下面兩個方面：其一，過分追求形式統一。做好檔案質量評估工作，進行檔案工作標準化、規(guī)范化是必要的，但是要有個度，過分追求形式統一，不僅會給企業(yè)帶來經濟負擔，也會檔案本身造成損害。其二，評估準備工作沒有分清主次。很多企業(yè)在檔案質量評估投入很大較大的資金用于先進設備的購買，完善硬件條件，硬件條件建設很好，但是卻忽視了檔案本身的質量更為重要，材料用筆不規(guī)范書寫不規(guī)范，字跡不耐久等。

3.3 評估整改工作沒有做好

檔案工作質量評估目的是發(fā)現檔案管理工作中的問題，指出后進行整好，使檔案管理工作做得更好。但是如果指出問題后，檔案管理部門沒有去改正，評估工作也就沒有意義。很多檔案管理部門對于評估給出的意見沒有及時整改，等到下次評估工作時才進行突擊更改，甚至有些企業(yè)根本不進行整改，這樣使檔案質量評估工作的效果大打折扣。

4 提高檔案工作質量評估的對策建議

4.1 轉變觀念，加強教育

加強評估人員及檔案管理人員的教育，使改善評估工作，加強檔案管理工作質量的重要條件。讓評估人員及檔案管理人員參見培訓、交流學習、學術講座，進行繼續(xù)教育，加強思想政治學習，真正做到以評促建、以評促改。

4.2 加強日常評估，注重整改

講評估工作量化的日常的工作中去，從檔案日常管理工作入手，完善細節(jié)。在評估工作中注重檔案質量，以提高質量為主，追求質量與形式共同提高。在評估工作提出的意見，要督促檔案管理部門進行整改，真正促進檔案管理工作的發(fā)展。

4.3 加強監(jiān)督

為完善評估工作，加強檔案工作質量，需加強檔案質量評估工作的監(jiān)督。

①主管部門進行定期考核。主管部門進行定期對評估工作、評估整改工作進行考核。

②中介機構測評。引入中介機構進行測評不僅能激勵評估部門做好評估工作、檔案管理部門高質高效的管理人事檔案，同時使檔案評估、管理更加全民化、透明化，提高全社會的檔案意識。

③個人監(jiān)督。員工本著對自己負責的態(tài)度，進行對檔案評估工作、檔案管理工作進行監(jiān)督。

5 結 語

進行檔案工作質量的評估可以提高檔案質量，促進檔案管理工作的發(fā)展，使檔案科學規(guī)范的同時，更好的為企業(yè)和個人服務。為此，要加強對檔案評估工作的研究，發(fā)現問題并加以改正，真正達到評估促進檔案管理工作整改、提高和發(fā)展的目的。

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