關(guān)于境外檔案工作“以人為主”管理策略的思考

摘要：隨著中國石油企業(yè)國際化戰(zhàn)略的加快，國際化經(jīng)營規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，境外企業(yè)和境外項(xiàng)目（以下簡稱境外單位）日益增多，檔案工作作為境外單位基礎(chǔ)工作的重要組成部分，其重要性也日益突出。由于境外單位在政治環(huán)境、地域環(huán)境、制度環(huán)境及文化環(huán)境上與國內(nèi)有很大不同，檔案工作一直存在諸多管理難點(diǎn)。本文針對(duì)這些管理難點(diǎn)提出實(shí)施以人為主的管理策略，以期對(duì)境外單位檔案工作起到參考作用。

關(guān)鍵詞：境外檔案 難點(diǎn) 策略

境外檔案是境外單位的重要知識(shí)資產(chǎn)和核心信息資源，在維護(hù)權(quán)益，特別是贏得法律訴訟、規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)等方面發(fā)揮著重要作用。境外檔案工作為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務(wù)國際化經(jīng)營上發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，境外檔案工作也是加強(qiáng)境外單位內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，是檢驗(yàn)境外單位整體管理水平的抓手。

一、境外檔案工作的管理難點(diǎn)

（一）政治環(huán)境上，石油企業(yè)境外單位大多分布在政局動(dòng)蕩、社會(huì)治安混亂、自然環(huán)境惡劣、恐怖活動(dòng)和局部戰(zhàn)爭(zhēng)頻發(fā)的國家和地區(qū)，很難保證檔案管理軟硬件上的基本要求。大部分國家基礎(chǔ)設(shè)施落后，辦公環(huán)境很差，幾乎沒有合格的檔案工作條件。

（二）地域環(huán)境上，石油企業(yè)境外單位點(diǎn)多面廣，分布在多個(gè)國家和地區(qū)，分散在多個(gè)基地和現(xiàn)場(chǎng)，文件流轉(zhuǎn)形式多樣，管理稍有疏忽，就易造成文件檔案流向不清。

（三）法律環(huán)境上，境外檔案工作會(huì)遇到所在國法律問題。為保護(hù)本土就業(yè)機(jī)會(huì)，石油企業(yè)境外單位所在國勞動(dòng)法對(duì)外籍員工數(shù)量有著嚴(yán)格的限制，很難建立一支相對(duì)專業(yè)、穩(wěn)定的境外檔案管理隊(duì)伍，導(dǎo)致檔案管理往往不夠規(guī)范。

（四）文化環(huán)境上，石油企業(yè)境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題。這些外文文檔如果得不到及時(shí)翻譯，就容易造成利用上的困難。

二、境外檔案工作的管理策略

鑒于境外檔案工作的特殊性和復(fù)雜性，實(shí)施以人為主的管理策略，強(qiáng)調(diào)人在境外檔案工作中的作用，是突破境外檔案管理難點(diǎn)的有效途徑。

（一）人員到位，健全檔案工作組織體系

石油企業(yè)總部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)境外單位的領(lǐng)導(dǎo)，按照我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，在不違反所在國法律前提下，對(duì)境外檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理；境外單位應(yīng)明確檔案管理工作第一責(zé)任人，建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)和人員的一體化。具體有兩種方式：一種是有條件的境外單位設(shè)立檔案部門，配備檔案工作人員；條件欠缺的單位指定兼職檔案員，在業(yè)務(wù)上受上級(jí)業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)；另一種是，境內(nèi)總部設(shè)有專門的檔案部門，將檔案人員分配到各境外單位中，全程參與項(xiàng)目管理。境外單位應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)選擇適合自己的模式，依托人員，為境外檔案工作的有序開展提供可靠的組織和行政支持。

（二）責(zé)任到位，建立檔案工作監(jiān)管機(jī)制

1．強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對(duì)石油企業(yè)境外單位所在國對(duì)外籍員工勞務(wù)簽證的嚴(yán)格限制，以及嚴(yán)峻的政治、安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為提高海外業(yè)務(wù)國際化程度，境外基層檔案隊(duì)伍一般都是兼職人員。一方面，人員輪換頻繁。受通訊條件和時(shí)差的制約，總部與境外單位之間的業(yè)務(wù)咨詢與交流受到影響。另一方面，境外檔案工作對(duì)人員素質(zhì)要求又非常高，要熟悉項(xiàng)目管理流程、懂得所在國語言，而且要掌握文檔管理專業(yè)知識(shí)。所以做好檔案培訓(xùn)工作是培養(yǎng)檔案人員檔案意識(shí)、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、規(guī)范企業(yè)檔案管理的有效途徑。

2．強(qiáng)化檔案工作績效考核。境外檔案人員往往身兼數(shù)職，工作強(qiáng)度高、壓力大；加上崗位隨時(shí)可能調(diào)整，檔案人員很難把精力完全投入到檔案管理中去，造成了諸如文件積壓、歸檔不及時(shí)、移交手續(xù)不健全等問題。實(shí)施全面的檔案工作考核機(jī)制，將本單位檔案工作考核成績納入本單位檔案管理工作第一責(zé)任人和檔案人員的個(gè)人績效考核中，可以有效提高單位和個(gè)人對(duì)檔案工作的重視程度，有效提高檔案人員的工作效率，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的檔案工作目標(biāo)。

（三）措施到位，把握檔案工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1．控制風(fēng)險(xiǎn)。由于境外突發(fā)事件和不確定因素很多，存在檔案流失風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)體攜帶風(fēng)險(xiǎn)及庫房安全管理風(fēng)險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)問題，就會(huì)造成不可挽回的損失。因此，境外檔案工作要強(qiáng)化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制，制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)管理策略和應(yīng)對(duì)措施，尤其要確保每個(gè)節(jié)點(diǎn)的控制和責(zé)任都落實(shí)到人。

2．強(qiáng)化收集。境外人員的頻繁流動(dòng)造成檔案經(jīng)常處于動(dòng)態(tài)變化之中。做好收集工作除了要針對(duì)境外檔案管理制定單獨(dú)的歸檔范圍，明確重點(diǎn)檔案外，還要注重采取隨時(shí)收集、跟蹤收集、定期收集、重點(diǎn)收集“多管齊下”的收集方式，確保檔案的齊全完整。尤其是跟蹤崗位輪換的人員，及時(shí)收集和交接他們的文檔，確保文件收集不留死角。

作者單位：中國石油天然氣集團(tuán)公司辦公廳

中國石油天然氣勘探開發(fā)公司總經(jīng)理辦公室