淺談高校文件中心的構(gòu)建

摘要：文件中心在西方已被普遍應(yīng)用，它不僅具有檔案室安全保密的優(yōu)點，而且產(chǎn)權(quán)明確，職責(zé)分明，效率更高，同時有利于檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。本文以高校為視角探索文件中心在高校建構(gòu)的必要性與途徑。

關(guān)鍵詞：高校 文件中心 本土化 構(gòu)建

一、高校文件中心的本土化

文件中心本土化的可行性在于它的管理模式可以充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟的優(yōu)勢。我國目前檔案工作的現(xiàn)狀是：從機關(guān)到企業(yè)，各個單位都建有自己的檔案室。從檔案室的業(yè)務(wù)工作看，各個單位形成的文檔雖然內(nèi)容不同，但它們的整理方法卻是相似的，這一點尤其體現(xiàn)在高等教育中。高校各個層次領(lǐng)導(dǎo)人以及院系領(lǐng)導(dǎo)人都普遍注意到了檔案資料整理和保存的重要性，但是單獨設(shè)立檔案室，投入的成本又太大，學(xué)校檔案工作處于“棄之可惜，食之無味”的兩難境地。然而，隨著信息處理技術(shù)的發(fā)展，許多單位建立了計算機輔助管理信息系統(tǒng)，檔案部門怎樣參與到整個機構(gòu)的信息系統(tǒng)中，成為擺在檔案工作人員面前的難題。由此可見，高校目前的檔案工作已具備規(guī)模經(jīng)濟的特征，對文件中心運作模式的本土化改造時機已經(jīng)成熟。

二、高校文件中心構(gòu)建的必要性

高校文件中心雖然在西方已被普遍應(yīng)用，但在我國高等教育中尚處于探索、試行階段。高校文件中心除了具有檔案室、聯(lián)合檔案室安全保密的優(yōu)點外，同時產(chǎn)權(quán)明確，職責(zé)分明，效率更高，也有利于檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)階段，隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案數(shù)量急劇增加，高校檔案功能擴大化，高校檔案載體及傳播工具現(xiàn)代化，社會對高校檔案的利用要求多元化，改革現(xiàn)行高校檔案管理模式，建立高校文件中心非常必要。

高校文件中心構(gòu)建的基本思路是對文件中心與檔案室、聯(lián)合檔案室的關(guān)系要理順，要充分分析高校文件中心構(gòu)建的必要性和可行性，并提出具體推行的模式和措施。我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，對高校檔案工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。改革開放以來，高校文件的數(shù)量激增，尤其是近年來電子文件大量產(chǎn)生，使得高校檔案室面臨嚴(yán)重困難，高校文件中心也是我國高校精減機構(gòu)、厲行節(jié)約的需要。高校文件中心建立后，可撤銷單位的檔案室，改為指定文書人員負(fù)責(zé)平時的高校文件積累、保管和及時送交高校文件中心，同時不斷變化的社會環(huán)境和高校檔案工作環(huán)境使高校半現(xiàn)行文件管理呈現(xiàn)出多元化的特點，相應(yīng)產(chǎn)生了建立高校半現(xiàn)行文件管理機構(gòu)的多元化需求。所以說，高校文件中心構(gòu)建的必要性主要是基于兩個方面：一是我國高等教育管理高效化的要求；二是我國高等教育管理多元化的需求。

三、高校文件中心的構(gòu)建

1、科學(xué)架構(gòu)高校文件中心的要素

高校文件中心作為一種經(jīng)濟而高效的檔案管理形式，它有利于實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。高校文件中心是一種全新的高校檔案管理形式，是產(chǎn)權(quán)明晰，具有獨立法人實體的檔案管理服務(wù)機構(gòu)，它的架構(gòu)要素如圖所示：

高校文件中心的架構(gòu)要素是多元的，其特征是委托管理和有償服務(wù)，受到高校行政機構(gòu)的管理和監(jiān)督。高校文件中心在高等教育管理體系中居于法人地位，以市場方式來運作，歸口高校管理與服務(wù)的分支，它的服務(wù)效益和效率會更高。當(dāng)然由于我國高等教育管理區(qū)間差異比較大，多種高等教育管理體制并存必將衍生出以高效、便捷為特征的基于高校文件中心的全新檔案管理體系。

2、高校文件中心的構(gòu)建要分階段按步驟實施

高校文件中心的構(gòu)建，不能照搬國外的模式，必須按照國情和高校檔案管理的實際情況采取漸進式的三種模式。第一階段，采用“并存型模式”，即以高校檔案室為主，高校文件中心廣為試點并混有高校聯(lián)合檔案室；第二階段，高校文件中心逐步取代高校檔案室或高校聯(lián)合檔案室；第三階段，高校文件中心普遍推行，高校檔案室極少數(shù)存在。

在我國推行高校文件中心，可采取以下措施。

一是廣泛宣傳，深入發(fā)動，做好試點工作。要使高校文件中心建設(shè)納入國家和高等教育事業(yè)發(fā)展的計劃和規(guī)劃。試點高校文件中心，可以先從發(fā)達城市、發(fā)達地區(qū)高校開始，再向內(nèi)地高校擴展，由點到面。

二是建立、健全相關(guān)法律、法規(guī)，確立高校文件中心的法人地位，使高校文件中心建設(shè)納入法制化軌道。

三是提高高校文件中心的管理和服務(wù)水平。除對參聯(lián)單位開展檔案外借、閱覽、報道、陳列、展覽服務(wù)外，還要搞好高校檔案信息編研工作，根據(jù)一定的需要，對龐雜的高校檔案信息進行系統(tǒng)化、有序化，以解決利用者需求的特定性與信息量大、質(zhì)雜的矛盾，如高校檔案編研、情報、檢索、咨詢服務(wù)。同時要搞好高校檔案信息傳輸服務(wù)工作，滿足利用者的不同利用需求，服務(wù)于利用者，服務(wù)于高校，如高校檔案復(fù)制、聯(lián)機服務(wù)等。

四是加大對高校檔案事業(yè)的資金支持力度。高校檔案管理要從傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)向辦公自動化，特別要重視利用計算機和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息的快速傳遞，達到資源共享。

3、高校文件中心構(gòu)建的思考

高校文件中心是從高校機關(guān)登記室和高校檔案室產(chǎn)生出來的。它既吸收了母體的合理成份，如為高校文件形成機關(guān)管理半現(xiàn)行文件并提供利用服務(wù)的封閉性，對期滿文件進行鑒定、處理或銷毀，或移交檔案館的過渡性，又揚棄了母體不合時宜的落伍成份，如對機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)的依附性，受機關(guān)人、財、物制約的被動性和只保管本機關(guān)的半現(xiàn)行文件的單一性，并形成了一些新的個性特征，如獨立性（脫離于文件形成機關(guān)）、主動性（不受文件形成機關(guān)人、財、物節(jié)制）、來源多向性（保管若干機關(guān)的半現(xiàn)行文件）和經(jīng)濟高效性（文件形成機關(guān)費用低、利用方便）等。高校文件中心以其適應(yīng)社會發(fā)展需要的創(chuàng)新性，合理解除了高校文件形成機關(guān)的窘境和檔案館館藏壓力，顯示出時代的先進性和旺盛的生命力。

文件生命周期理論是對文件中心建設(shè)問題經(jīng)驗的高度總結(jié)，這一理論對高校文件中心實踐有指導(dǎo)意義。文件生命周期理論的思想基礎(chǔ)是根據(jù)文件呈現(xiàn)的價值形態(tài)不同來劃分文件生命階段的，文件在生命運動全過程中先后呈現(xiàn)出：現(xiàn)行價值→第一價值→第二價值。事實上，高校文件與高校檔案采取的是全過程系統(tǒng)管理模式：文件室→檔案室→檔案館?，F(xiàn)行高校文件由形成部門管理，非現(xiàn)行文件規(guī)定由檔案館管理。所不同的只是半現(xiàn)行文件的管理，根據(jù)我國現(xiàn)行檔案管理體制規(guī)定，半現(xiàn)行文件由各單位建立的基層檔案室管理。所以說，這種中外文件生命運動全過程階段性呈現(xiàn)的一致決非偶然，它是文件運動客觀規(guī)律內(nèi)在作用的必然反映。

文件中心引入我國后，爭論多、實踐少。我們應(yīng)該從實際出發(fā)看待高校建立文件中心的問題，從理論到實踐，“本土化”過程是其成功的關(guān)鍵。高校文件中心的突出優(yōu)勢是符合高效、精簡節(jié)約的原則，將松散的“小而全”的高校機關(guān)檔案管理模式迅速向具有集約化、社會化、規(guī)?；墓芾砟Ｊ睫D(zhuǎn)化，大大提高了對高校人、財、物的有效使用。同時，由于高校文件中心隊伍穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高，對高校機關(guān)檔案實施規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高了案卷質(zhì)量，為檔案館工作和更廣泛的社會服務(wù)準(zhǔn)備了良好條件，又可大大減輕形成單位對自身文件管理的各種耗費，同時也為進入“后保管時代”的檔案學(xué)理論體系提供良好的研究視角。

參考文獻：

[1] 王茂躍. 文件機構(gòu)，還是檔案機構(gòu)——文件中心思考之一[J]. 檔案管理， 2010（02） .

[2] 張 敏，王 霞. 試述我國文件中心的發(fā)展特點[J]. 檔案學(xué)通訊， 2004（05） .

[3] 楊松波. 文件中心設(shè)置與地方綜合檔案館建設(shè)構(gòu)想[J]. 檔案學(xué)通訊， 2001（02） .

[4] 劉金霞， 黃存勛. 文件中心中國化障礙探析[J]. 檔案， 2004（04） .

[5] 紀(jì)紅衛(wèi). 國內(nèi)文件中心研究的爭論及其反思[J]. 北京檔案， 2001（07） .

[6] 楊 妍，陳淑花，王宗飛. 文件中心應(yīng)該本土化[J]. 北京檔案， 2001（04） .

[7] 林清澄. 我國沒有文件中心[J].北京檔案，2002（03） .

[8] 李財富.文件中心能否在我國普遍推行？[J]. 中國檔案， 1998（02）.

[9] 吳寶康. 檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1988.

作者單位：江蘇宿遷學(xué)院綜合檔案室