新環(huán)境下檔案工作者身份和能力的認(rèn)識(shí)與提升

一、認(rèn)識(shí)新的環(huán)境與挑戰(zhàn)

（一）新的環(huán)境與挑戰(zhàn)表現(xiàn)

對(duì)于檔案工作者而言，新的環(huán)境與挑戰(zhàn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)大的方面：電子數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用；新技術(shù)、新載體的不斷應(yīng)用；信息爆炸；庫(kù)房、人員緊張；利用需求大大增加；社會(huì)關(guān)注度越來越大；檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力相對(duì)不足；新的語(yǔ)境和新的話題不斷更新；物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、感應(yīng)技術(shù)等又撲面而來……

人類進(jìn)入了信息時(shí)代。有人認(rèn)為，人類目前已經(jīng)到了信息時(shí)代和“無紙時(shí)代”，取而代之的是“電子時(shí)代”和“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代”。對(duì)此，我們不能完全同意這種觀點(diǎn)。事實(shí)上，在目前階段和相當(dāng)長(zhǎng)的未來，我們所面臨的是：傳統(tǒng)與電子相互長(zhǎng)期并存的時(shí)代。我們可以稱之為“雙元時(shí)代”。

形象地說，在檔案的庫(kù)房里，一方面，傳統(tǒng)的檔案雖“汗牛充棟”，但一份都不能丟；另一方面，大量電子文件的不同載體淵源不斷地涌進(jìn)庫(kù)房。同時(shí)，為了安全和方便利用，我們還要及時(shí)將檔案異質(zhì)備份和異地備份。

在“雙元時(shí)代”，檔案工作者的身份定位與能力提升都應(yīng)與此相適應(yīng)。

（二）我們的觀點(diǎn)與做法

從人類發(fā)展的歷史進(jìn)程來看，任何書面語(yǔ)言記錄載體的變化和演變都是緩慢而漸進(jìn)的，而不會(huì)是突變。所以不要擔(dān)心哪天早上醒來，我們所熟悉的一切都消亡了，要去面對(duì)一個(gè)我們不懂的世界。所以我們不應(yīng)恐慌和跟風(fēng)，要淡定與從容。做好當(dāng)下的檔案基礎(chǔ)工作。

無疑，“無紙辦公”、網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上查閱等等形式給我們帶來了許多方便，但這仍主要是在文件和信息的制作、傳遞和使用領(lǐng)域。對(duì)于我們搞檔案工作的人來講，我們更關(guān)心的是文件和信息的載體是否原始、真實(shí)、耐久、安全和利用方便。我們應(yīng)當(dāng)繼續(xù)在這些領(lǐng)域加大研究和實(shí)踐的力度。

電子文件和網(wǎng)絡(luò)是個(gè)新興的和正在發(fā)展的事物，有著很多的優(yōu)點(diǎn)，但也需要不斷完善。有著致命的弱點(diǎn)和目前尚未解決的問題。如：對(duì)機(jī)器設(shè)備和電的依賴性、成本投入的高昂性、信息安全的風(fēng)險(xiǎn)性、信息內(nèi)容的易改性、記錄載體的不穩(wěn)定性等等。而傳統(tǒng)的信息記錄與保存模式、載體仍還有著許多的優(yōu)勢(shì)，還是我們?nèi)祟愃钍煜?、最喜歡、最安全和最便利的。

當(dāng)然，面對(duì)新的載體和新的技術(shù)應(yīng)用，檔案人員也不可能無動(dòng)于衷。事實(shí)證明，我們的工作性質(zhì)和以往的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使我們對(duì)外界變化與沖擊的認(rèn)知相對(duì)滯后。因此，“及時(shí)補(bǔ)課”是非常重要的。

在這一轉(zhuǎn)型期，中國(guó)國(guó)家檔案局提出了“三個(gè)三”的發(fā)展方向：即建設(shè)“三大體系”，包括覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系；樹立 “三大觀念”，包括大檔案觀、大服務(wù)觀、大安全觀；實(shí)施 “三大戰(zhàn)略”，包括以人為本戰(zhàn)略、服務(wù)先行戰(zhàn)略、安全第一戰(zhàn)略。

二、檔案工作者的多重身份重塑與轉(zhuǎn)型

新環(huán)境、新變化對(duì)檔案工作從業(yè)者提出了新要求、新挑戰(zhàn)，我們需要及時(shí)調(diào)整。要有新思維、新認(rèn)識(shí)、新能力和新形象，才能有新貢獻(xiàn)。

（一）檔案工作者的新定位

在新環(huán)境下，檔案工作者應(yīng)是多重身份集一身：既是檔案工作者又是社會(huì)普通成員；既是歷史守護(hù)者又是未來傳承者；既是文件價(jià)值的判斷者又是文件價(jià)值的推廣者；既是傳統(tǒng)方法的運(yùn)用者又是新技術(shù)的響應(yīng)者；既是史料管理者又是信息的使用者；既是具體的操作者又是工作的指導(dǎo)者；既要關(guān)注檔案又要關(guān)心文件；既是幕后英雄又是社會(huì)的公共關(guān)系專家… …

（二）有為才有位

檔案工作者的社會(huì)地位、社會(huì)價(jià)值和社會(huì)認(rèn)同不是自封的而是由我們從事的工作、面對(duì)的對(duì)象和作出的貢獻(xiàn)所決定的。

我們與其他社會(huì)成員一樣，都對(duì)社會(huì)做貢獻(xiàn)。但與他們又不一樣，我們既對(duì)歷史負(fù)責(zé)，也對(duì)未來負(fù)責(zé)。因此，我們的社會(huì)責(zé)任更多些。在一個(gè)正常的社會(huì)里，我們更應(yīng)受到社會(huì)的認(rèn)知、認(rèn)可和認(rèn)同，更應(yīng)得到社會(huì)的尊重。當(dāng)然，只有我們努力了，貢獻(xiàn)了，我們才真正有我們的社會(huì)地位。

（三）有所作為的價(jià)值取向、形式與效果

新環(huán)境下檔案工作者要樹立正確的價(jià)值取向，即檔案為社會(huì)服務(wù)，社會(huì)才會(huì)重視檔案；檔案為社會(huì)貢獻(xiàn)越大，越贏得社會(huì)尊重；檔案工作不能默默無聞，而要有生有色；要積極推進(jìn)檔案文化建設(shè)，提高檔案工作者自身的文化自覺和文化自信，形成具有檔案突出特色的行業(yè)文化。

（四）努力實(shí)現(xiàn)新的轉(zhuǎn)型

新環(huán)境下檔案工作者要努力實(shí)現(xiàn)新的轉(zhuǎn)型，由“三線”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙痪€”；由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)；由“幕后”轉(zhuǎn)變?yōu)椤芭_(tái)前”；由“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?；由“一把鎖”轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭f能鑰匙”；由檔案庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)樗枷霂?kù)；由勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍济芗汀?/p>

三、對(duì)檔案工作者專業(yè)能力的新要求

我們對(duì)檔案工作者提出一個(gè)基本的能力框架，以適應(yīng)新的工作環(huán)境。1.檔案工作者應(yīng)努力做到“六個(gè)熟悉”。即：熟悉本單位的歷史沿革、主要領(lǐng)導(dǎo)、重大歷史事件；熟悉本單位的組織結(jié)構(gòu)和下屬部門情況；熟悉本單位的主要業(yè)務(wù)職能；熟悉本單位的檔案品種、分類體系、數(shù)量和存放位置；熟悉本單位各個(gè)部門檔案歸檔移交情況和利用需求；熟悉檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.檔案工作者應(yīng)努力成為讀、寫專家。3.檔案工作者必須對(duì)新技術(shù)、新材料的應(yīng)用迅速響應(yīng)。4.檔案工作者應(yīng)有廣泛的社會(huì)溝通與社會(huì)宣傳。5.檔案工作者應(yīng)努力做好咨詢與顧問工作。

當(dāng)然，在不同類型和不同性質(zhì)的檔案部門，對(duì)檔案工作人員能力和素質(zhì)的要求顯然是不一樣的。比如在檔案館、檔案室、檔案局（處、科）三種類型中的檔案工作者就應(yīng)有較大的能力和素質(zhì)要求區(qū)別；檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員的能力與素質(zhì)要求也是不一樣的；同樣，不同工作崗位人員的要求更是不一樣的：如，從事文件收集、排架整理、價(jià)值鑒定、庫(kù)房保管、借閱利用、史料編研、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、信息化、破損修復(fù)等工作的人員需要的能力與素質(zhì)要求明顯不同。

四、能力提升與角色強(qiáng)化的途徑和方法

（一）高校檔案專業(yè)教育的轉(zhuǎn)型與調(diào)整

目前，在中國(guó)，已有三十多所高等院校設(shè)立了檔案系或檔案專業(yè)，還有的設(shè)立了碩士生和博士生學(xué)位。每年分別招生幾十人不等。按照各個(gè)院校師資力量的不同，同時(shí)，按照他們對(duì)社會(huì)需求和今后發(fā)展趨勢(shì)的不同理解，大致可分為三大類基本教學(xué)學(xué)科模式和課程導(dǎo)向——或偏重歷史學(xué)科、或偏重管理學(xué)科、或偏重信息學(xué)科。

不管怎樣設(shè)計(jì)，這些也還是在探索實(shí)踐之中。目的總是希望培養(yǎng)出能適應(yīng)社會(huì)需求和今后發(fā)展的合格人才。即寬口徑、厚基礎(chǔ)、多選擇、復(fù)合型的檔案專門人才。

（二）按新環(huán)境、新變化所進(jìn)行的檔案人員崗位培訓(xùn)

在中國(guó)，由于地域廣、單位多，基層檔案文秘人員的需求量非常高，幾乎每個(gè)單位至少需要一名檔案文秘人員。光靠大專院校培養(yǎng)檔案專業(yè)人才顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。同時(shí)，由于進(jìn)入檔案部門的門檻比較低，檔案工作者往往是先工作再受訓(xùn)。因此檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)工作的任務(wù)是十分繁重的。在國(guó)家檔案局設(shè)立了檔案干部教育中心，在各省也大都設(shè)立了地區(qū)性的檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。

如：國(guó)家檔案局已經(jīng)堅(jiān)持在北京連續(xù)舉辦了11期中央國(guó)家機(jī)關(guān)檔案人員崗位資格培訓(xùn)班（每年一期），對(duì)上崗人員應(yīng)知應(yīng)會(huì)的檔案與文秘基本知識(shí)和基礎(chǔ)課程，集中進(jìn)行培訓(xùn)。主要課程有：文書學(xué)、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、專門檔案管理、檔案編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)、電子文件管理、檔案信息開發(fā)利用、檔案價(jià)值鑒定、檔案法規(guī)知識(shí)、檔案職業(yè)道德等

（三）開展提升綜合能力的檔案繼續(xù)教育

根據(jù)環(huán)境形勢(shì)的變化和工作的需求，對(duì)已經(jīng)工作的檔案工作者進(jìn)行知識(shí)更新和知識(shí)補(bǔ)充，又稱檔案繼續(xù)教育。內(nèi)容不固定，每次培訓(xùn)課程突出相關(guān)最前沿、最需要、最管用的專題進(jìn)行講授、研討和咨詢，效果也非常好。每個(gè)專題都可作為一期培訓(xùn)班，例如檔案法規(guī)體系建設(shè)、檔案資源建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、檔案信息化建設(shè)、檔案的宣傳展覽、檔案安全防范措施、檔案事業(yè)發(fā)展的熱點(diǎn)問題、國(guó)際檔案工作動(dòng)態(tài)等。

（四）解決檔案管理中某些特定工作的專題培訓(xùn)

為了適應(yīng)電子文件和互聯(lián)網(wǎng)的新環(huán)境與新挑戰(zhàn)，有必要提升檔案工作人員有關(guān)電子文件和信息化管理的知識(shí)與技能。我們舉辦了多期專題培訓(xùn)，特邀有關(guān)專家學(xué)者來講授，主要課程有：電子文件與電子檔案的特性；電子文件歸檔的原則與要求；檔案管理軟件的功能要求與選擇；電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境與歸檔載體要求；傳統(tǒng)檔案數(shù)字化掃描工作的要求與規(guī)范；電子文件與網(wǎng)絡(luò)的安全風(fēng)險(xiǎn)與防范… …

（五）開展廣泛而有效的檔案社會(huì)宣傳

可以采取以下的社會(huì)宣傳方式，來推廣檔案工作：檔案新聞發(fā)言人制度；檔案史料的永久性陳列；面向公民配合社會(huì)紀(jì)念活動(dòng)的檔案主題展覽；編輯出版檔案史料匯編；拍攝播放檔案文獻(xiàn)電視片；檔案館建立學(xué)生教育基地；舉辦檔案周、檔案日活動(dòng)；面向社會(huì)的史料征集活動(dòng)等。

（六）提高對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)和社會(huì)的檔案專業(yè)貢獻(xiàn)

在新環(huán)境下，檔案工作者必須立足本單位，面向全社會(huì)，充分發(fā)揮出檔案的獨(dú)特作用，充分發(fā)揮出檔案的資源優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮出檔案的記憶功能、憑證功能和參考功能這三大功能。

總之，希望通過專業(yè)培訓(xùn)和對(duì)社會(huì)所發(fā)揮的獨(dú)特貢獻(xiàn)，能大大提升檔案人員的自身素質(zhì)和專業(yè)能力，大大提升社會(huì)角色認(rèn)同和社會(huì)評(píng)價(jià)，更好地為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

作者單位：國(guó)家檔案局檔案干部教育中心