淺析高校校友檔案建設(shè)及開發(fā)研究

摘要：校友檔案是高校檔案的重要組成部分，搭建起母校與校友之間溝通的橋梁，為高校蓬勃發(fā)展做出貢獻，同時，為校友成就事業(yè)提供強有力的檔案資料支撐。伴隨著數(shù)字化融入校友檔案，新系統(tǒng)的開發(fā)研究，校友檔案必將迎來嶄新的面貌。

關(guān)鍵詞：高校校友檔案 母校 校友 開發(fā)研究

不同文獻在表述校友的概念和范疇時略有不同。廣義來說，校友是指在同一所學(xué)校接受過教育的各類別和層次的學(xué)生，本校、外籍專職或兼職的教職員工以及被學(xué)校聘請或授予各種榮譽頭銜的著名人士。[1]

高校校友檔案，指把高校學(xué)生(各類在校生、應(yīng)屆往屆畢業(yè)生)的個人信息、學(xué)籍情況、班級照片、畢業(yè)去向等信息資料，收集整理成規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案形式。校友檔案是高校檔案中不可或缺的一部分。它見證了校友的學(xué)習(xí)歷程及與母校的血脈情誼，是了解和挖掘校友信息資源的重要渠道和可靠保證。搭建起校友與母校緊密聯(lián)系的橋梁。同時，對于服務(wù)、促進母校自身的發(fā)展壯大也產(chǎn)生了深遠影響。

1 高校校友檔案的收集范圍及途經(jīng)

1.1 高校校友檔案的收集范圍

縱觀部分高校，在其他檔案的管理建設(shè)如火如荼之際，唯獨缺少校友檔案?？梢姡Ｓ褭n案在有些高校還是未開墾的處女地。校友檔案作為聯(lián)系母校的紐帶，重要程度不言而喻，不但需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，而且建立、完善校友檔案，需要確定收整范圍。首先，每屆在校生完整個人信息、學(xué)籍情況、獲獎情況、畢業(yè)去向及珍貴畢業(yè)照片、影像視頻。特別是優(yōu)秀院系、本?；蛲饧處熀蛯W(xué)生參加國家、省市級比賽，接受表彰的照片，以及運動會、藝術(shù)節(jié)、科考活動、社會實踐活動的視頻等影像資料。其次，重點搜集著名畢業(yè)生的創(chuàng)業(yè)歷程、個人著作與成就、獲獎情況，以及與國家、省市領(lǐng)導(dǎo)的合影，參加國內(nèi)外重大會議，主持國內(nèi)外重大項目，演講的照片、影像等資料。再次，被高校聘請的客座教授、訪問學(xué)者、知名作家也不能忽視。他們在國內(nèi)外的科研成就及獲獎著作、在講臺上諄諄教導(dǎo)的影片，在研討會上侃侃而談，展現(xiàn)大師風(fēng)采的精彩瞬間，同樣也需要被收錄到校友檔案中。

1.2 高校校友檔案的收集途徑

首先，高校設(shè)置專門部門，組織專業(yè)檔案工作人員，收集校友檔案，接待主動歸檔的各院系領(lǐng)導(dǎo)、教授、師生，做好檔案的分類、整理工作。同時，做好校友檔案宣傳工作，利用檔案工作會、發(fā)文等方式講解歸檔的重要性和深遠影響，進一步調(diào)動校友歸檔的積極性，為高校校友檔案的順利收集奠定扎實的基礎(chǔ)。

其次，針對在校生檔案收集，在歸檔宣傳的進一步影響下，以院系為單位，由兼職檔案員完整收集本院系在校生從入學(xué)至畢業(yè)的所有個人信息、學(xué)籍檔案、獲獎情況照片、視頻等資料，移交檔案館。

再次，高校幾十年的發(fā)展歷程中人才輩出，可謂“桃李滿天下”，校友遍布五湖四海，資源十分豐富，如何全面、準(zhǔn)確的做好校友檔案的收集、整理工作？本文認為，要采用多種方式結(jié)合，靈活收集的辦法，主要辦法包括：①通過學(xué)校校友會平臺，聯(lián)系歷屆校友，尤其是著名校友，實現(xiàn)檔案收集；②高校多舉辦各個領(lǐng)域的研討會，邀請專業(yè)領(lǐng)域的校友參與；③各院系、各班級組織的同學(xué)會、老鄉(xiāng)會，為聯(lián)系祖國各地及海內(nèi)外的校友提供了便利；④高校憑借校慶、院慶之際，加強校友檔案歸檔的宣傳力度，讓廣大校友了解校友檔案，認識收集校友檔案的作用與重要性，制作校友通訊錄，廣泛聯(lián)系眾多校友。

2 高校校友檔案的利用價值顯現(xiàn)

不論是對于母校還是校友自身，高校校友檔案寶貴價值都是顯而易見的。

在北京大學(xué)百年校慶之際，江澤民發(fā)表重要講話:“縱觀歷史，國際上一流大學(xué)都是經(jīng)過長期建設(shè)形成，固然要有政府的支持、資金的投人。但更重要的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師常年累月辛勤奮斗的結(jié)果，特別是學(xué)生畢業(yè)后，在國家各個建設(shè)崗位上乃至國際上體現(xiàn)出公認的信譽。”由此可見，高校的發(fā)展壯大需要校友的鼎力相助。每一位教授、導(dǎo)師、在校師生、畢業(yè)生都代表著高校的教育質(zhì)量、整體素質(zhì)和形象，他們在社會工作中的一舉一動都與母校息息相關(guān)。事業(yè)有成的校友對母校懷有感恩之情，他們通過多種方式助母校發(fā)展一臂之力，例如：以捐贈形式，成立各種基金、獎學(xué)金，用于高校的教學(xué)樓、教學(xué)設(shè)施等基礎(chǔ)建設(shè)，以及獎勵優(yōu)秀學(xué)生、資助貧困學(xué)生等；在科研、文學(xué)等領(lǐng)域頗有建樹的校友，回母校任職任教，把自己的科研成果、學(xué)術(shù)研究、著作、經(jīng)驗與師生共享，與母校共繪宏大藍圖；成功企業(yè)家回母校辦社會實踐活動、技能培訓(xùn)班等，通過面對面交流、學(xué)生親身體驗創(chuàng)業(yè)歷程，鍛煉社會能力，掌握一技之長，分享成功經(jīng)驗，促進大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)；校友通過視頻、網(wǎng)絡(luò)、多媒體等現(xiàn)代化手段，制作母校宣傳影片，擴大高校在國內(nèi)外的知名度，為母校與國外名校對話，強強聯(lián)手，招商引資等做出了貢獻?？梢?，母校的強大，需要收集校友檔案。

高校保存的校友檔案對于校友也有很大的幫助，例如: 2005年4月，中國國民黨主席連戰(zhàn)訪問大陸，北京大學(xué)獲悉連戰(zhàn)主席母親趙蘭坤女士與北大的淵源后，特別復(fù)印她76年前在燕京大學(xué)（北京大學(xué)前身）學(xué)習(xí)的學(xué)籍檔案和照片資料，贈送給連戰(zhàn)先生作紀念，表達了兩岸血脈相連、手足相依，和平統(tǒng)一是兩岸同胞的共同期盼。[2]赫崇本教授在中國海洋大學(xué)歷史長河中，扮演了舉足輕重的角色，他的科研成果、學(xué)術(shù)著作，對于學(xué)校發(fā)展海洋、水產(chǎn)特色學(xué)科，全面培養(yǎng)海洋人才奠定了根基。檔案館籌建赫崇本教授陳列館，完備的校友檔案就有了用武之力，通過著作、資料手稿、筆記、照片等資料的展示，熏陶和激勵了青年一代學(xué)習(xí)前輩知識經(jīng)驗、努力創(chuàng)新學(xué)科。再有2008年汶川特大地震中，一名四川德陽中學(xué)普通教師譚千秋，在地動山搖來臨之際，用身軀保護了來不及跑出教室的學(xué)生，卻奉獻出自己寶貴的生命，他舍己為人的精神感動了全國人民。由于地震損毀嚴重，譚千秋詳細的個人資料無法找到，湖南大學(xué)檔案館及時公布了譚千秋校友在校期間的學(xué)籍資料、照片等珍貴檔案資料，為中央電視臺等各大媒體宣揚報道英雄事跡提供唯一渠道，為人民群眾學(xué)習(xí)英雄事跡提供可靠依據(jù)，后來撰寫書籍《大愛千秋》電影《最后一課》等也都借鑒了湖南大學(xué)檔案館的校友檔案。[3]可見，珍藏校友檔案濃縮了校友一生的各個方面，便于后人了解、師承、創(chuàng)新。

3 高校校友檔案開發(fā)研究

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和數(shù)字化辦公融入傳統(tǒng)檔案工作，高校校友檔案面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，讓檔案的收集和利用更便捷、更準(zhǔn)確、更完善成為中心課題。

建立校友的專門網(wǎng)站，以為廣大校友提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為目標(biāo)，擺脫傳統(tǒng)部門網(wǎng)站以單純文字介紹、圖片展示為主的模式，著重設(shè)計以互動為主要模塊，增加BBS留言、聯(lián)系我們等模塊，公布各部門主要負責(zé)人、辦公電話和郵箱，及時、耐心回復(fù)各地校友的咨詢，解答疑問，憑借網(wǎng)站，與國外高校合作，提供快捷的外籍校友檔案資源查詢服務(wù)。在網(wǎng)站制作多媒體宣傳片，介紹校友檔案的發(fā)展歷程、深遠影響；優(yōu)秀校友的事跡和成就；校友檔案收集、利用的注意事項，以及歸檔與業(yè)務(wù)辦理流程圖等，進一步探索、發(fā)掘校友檔案資源的潛力。

開發(fā)校友信息資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案歸檔的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，院系兼職檔案員通過系統(tǒng)整理各院系校友的詳細名單和信息，檢查完畢，上傳至檔案館系統(tǒng)中，由檔案館工作人員在系統(tǒng)中完成收集、整理、編號、入庫等工作。這些工作完全是在管理系統(tǒng)這個平臺實現(xiàn)的，使紙質(zhì)版檔案逐漸向電子版檔案過渡，是檔案工作的變革和進步。同時，校友也可通過系統(tǒng)注冊個人信息，成為檔案館會員，輸入用戶名和密碼，即可查詢檔案館中存檔的自己的錄取、成績、獎懲、畢業(yè)、照片等相關(guān)檔案，也可輸入關(guān)鍵字、詞，查詢某屆、某年級、某專業(yè)同學(xué)的相關(guān)檔案信息。校友信息資源管理系統(tǒng)開發(fā)利用，實現(xiàn)資源的合理配置，簡化傳統(tǒng)的純手工操作，提高工作效率。

總而言之，高校校友檔案建設(shè)造福當(dāng)今澤被后代，不僅為母校的茁壯成長做出貢獻，也為校友的事業(yè)進步提供檔案支撐。同時，任重而道遠，數(shù)字化檔案資源潛力無窮，需要進一步探索、開拓、創(chuàng)新，使校友檔案的宣傳，收集、利用更加靈活性、多樣性，豐富性。

參考文獻：

[1]胡艷娥.高校校友資源的開發(fā)與管理淺析[J].理工高教研究， 2009，28(5):78-80.

[2]付杰.檔案利用工作存在的問題與對策[J].蘭臺世界，2005(3):28-29.

[3]王婷婷.高校校友檔案價值與建設(shè)新探[J].蘭臺世界，2010(11):54.

[4]舒惠.高校校友檔案的建立與利用研究[J].蘭臺世界，2007(5):48.

作者簡介：王文越（1983-），女，山東青島人，中國海洋大學(xué)檔案館助理館員，主要研究方向：檔案管理，檔案信息化建設(shè)。王文佳（1983-），女，山東青島人，青島工學(xué)院講師，主要研究方向：藝術(shù)設(shè)計。