如何提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力

摘要：本文結合多年的辦公室實際工作，從忠心和放心、恒心和耐心、細心和平心、熱心和真心，開心和關心五方面論述辦公室文秘應該具備的人格魅力，從培養(yǎng)學習、責任、創(chuàng)新三個方面論述辦公室文秘應該具備的工作能力，探討如何做好辦公室工作，對相關崗位人員有指導意義。

關鍵詞：人格魅力 工作能力

人格魅力指一個人在性格、氣質、能力、道德品質等方面具有的很能吸引人的力量。在今天的社會里一個人能受到別人的歡迎、容納，他實際上就具備了一定的人格。

辦公室是企業(yè)正常運轉的中樞，肩負著“參與政務、管理事務、綜合協(xié)調、做好服務”的重要職責，是企業(yè)重要的辦事機構和對外窗口，對外起著互相協(xié)調、形象窗口的作用，對內起著承上啟下、服務領導、服務員工、服務基層的作用。其工作的好壞直接影響著企業(yè)的辦事效率和對外形象，而文秘又是辦公室的重要組成人員。辦公室工作干好了都是小事，干不好都是大事。為此，我結合自己從事文秘工作的實踐，就當前如何做好辦公室文秘工作，談一下辦公室文秘應具備的人格魅力和工作能力。

1 態(tài)度凸顯人格魅力

人格魅力是人的綜合素養(yǎng)的折射，我認為奉獻“十心”是提升文秘人格魅力的關鍵所在。

1.1 忠心和放心。忠心是我國傳統(tǒng)文化所推崇的基本道德范疇，也是衡量人品的基本標準之一。對文秘而言主要表現(xiàn)在對組織負責、對企業(yè)負責。如何讓領導放心，文秘要樹立“六不讓”工作理念。一是不讓工作在我手里延誤；二是不讓信息傳遞在我手里中斷；三是不讓文件在我手里積壓；四是不讓我負責的工作影響到全局工作；五是不讓差錯在我手里出現(xiàn)；六是不讓基層辦事的同志在我這里受到冷落。

1.2 恒心和耐心。有這樣一個故事：在一個小鎮(zhèn)上，路人問三個石匠在做什么。第一個石匠說：“我每天都枯燥無味地搬石頭砌墻?！钡诙€石匠說：“我的工作很重要，我要把墻壘好，這樣房子才結實?！钡谌齻€石匠則目光炯炯地說：“我的責任十分重大，這是鎮(zhèn)上的第一所教堂，我要將它建成百年的標志?！焙髞淼谌齻€石匠成為了當時杰出的一位建筑師。這就是同一件事采取不同態(tài)度和目的來對待而產生的不同結果。如果把工作當成愛好來做，就能快樂工作；如果把工作當成事業(yè)來做，不成功便成仁。

1.3 細心和平心?！疤煜码y事必作于易，天下大事必作于細”。解決困難從容易的地方入手，成就大事從細小的地方開始。在我的辦公桌上，總是整齊地擺放著“紅、黃、藍三種顏色的文件夾，代表了不同類型的文件。紅色醒目，代表“緊急”“重要”文件；黃色明亮，代表主管領導已經批示，需要相關部門辦理的文件；藍色寧靜，代表“平件”，普通文件傳閱。如何將不同顏色的文件夾放置在領導案頭，同樣也是一門學問。日常工作中，我已經習慣按照“先急后平”、“先快后慢”、“先重后輕”、“先早后晚”的原則對文件進行擺放?？傊?，領導每天需要批閱大量的文件。作為文秘，一股腦兒地把所有文件給領導送去顯然是不當之舉，將各類文件整理、排序后再放置于領導案頭才是得力之為。細節(jié)里面見功夫、小事里面有形象，千里之行，始于足下，辦公室工作就要忍得住寂莫，耐得住誘惑，保持一顆平常心。

1.4 熱心、真心。一張笑臉、一句問候、一杯熱水、一份關心，就這樣與來者在瞬間拉近了距離，有理講理、有事辦事，我們一齊唱《都要好好的》。表情是人體語言中最豐富的部分，是人內心情感的流露，人的喜怒哀樂都可以通過表情來體現(xiàn)和反映。在與人交談時，最適宜的表情是微笑，真誠的微笑是自信、友好、禮貌的標志，是最能打動對方的“心理武器”。目光應同對方處在同一水平線上，若一個俯視、一個仰視，容易造成雙方心理上的不平衡感。平和沉穩(wěn)的語調是文秘的首選，與人交談時，聲音不應過高，應該以對方能聽清為宜。

1.5 開心、關心。文秘是辦公室集體中一員，應當與同事友好相處，在緊張的工作環(huán)境中創(chuàng)造一個愉悅的、誠摯的和諧氛圍。一是要搞好相互之間的團結。沒有思想感情的溝通和交流，就不會有工作上的溝通和交流，就沒有好的工作基礎和氛圍，也不可能把工作做好。二是要加強在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。要像運動員踢足球、打籃球一樣，必須做到球到人到，配合默契，才能取得好成績。我認為辦公室分工雖明確，但實際情況是辦公室經常遇到“大兵團作戰(zhàn)”的事情，比如承辦大型會議，迎接上級、外地考察、檢查團等大型公務接待，這時既要講分工，又要講協(xié)作，做好分內工作的同時，通力合作，協(xié)同服務，形成合力。如果能在工作上達到這種默契的狀態(tài)，就能使整個辦公室的工作水平提高一個層次。文秘的特殊工作性質決定了突擊性的工作多、領導臨時交辦的事情多，隨領導應酬的時候多、經常是領導上班，我上班；領導下班，我加班。很難有固定的下班時間和規(guī)律性的節(jié)假日休息。如何關心家人也大有學問。忙里偷閑的一個電話，恰倒好處的一條短信，出差歸來的一份小禮物，都可以營造家庭的溫馨，表達自己的關心。

2 “謀事之基，成事之道”

辦公室文秘必須一切以大局為重，立足大局、把握大局、服務大局，培養(yǎng)“三種能力”，才能更好的攻長板、補短板，提高自身綜合素質。

2.1 培養(yǎng)學習能力。我在實踐中體悟到處理工作和學習之間的矛盾，最好的辦法是在工作中學習，在實踐中學習。一是要認識到學習如逆水行舟，不進則退，會無所作為。二是要善于抓住各種機會，向領導學習，向同事學習。平時應注意學習領導、同事觀察分析和處理問題的方法；勤于發(fā)現(xiàn)、吸納同事的長處，善于取長補短。三是要利用各種文件、資料、信息，勤于思索，勤于積累，學以致用，為用而學，不斷充“電”，才不致落后。

2.2 培養(yǎng)責任能力。有一句話說“不想當將軍的士兵不是好士兵”，不一定很對，但相信當不好士兵的將軍一定不會成為好將軍，所以反過來，我會對自己說要在平凡的崗位上努力做，用心做、培養(yǎng)精益求精的工作態(tài)度，無論服務還是事務，無論辦會還是文字，都必須嚴謹細微，高標準嚴要求，全身心“投入”，高質量“產出”。

文秘要進一步振奮精神、轉變作風、勇?lián)熑?，嚴格做到“四不準”，一是嚴肅時間觀念，不準遲到、早退、無故缺勤、擅自離崗；二是嚴肅責任觀念，在工作時間內不準做與工作無關的私事；三是不準推諉扯皮、敷衍塞責、貽誤工作；四是不準隨意表態(tài)、濫發(fā)議論對工作造成不良影響。

2.3 培養(yǎng)創(chuàng)新能力。創(chuàng)新有三層含義，第一，更新；第二，創(chuàng)造新的東西；第三，改變。做事需要創(chuàng)新，做人也需要創(chuàng)新。人只有不斷克服惰性，打破思維定式，才能有大的突破。創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂，人無新則庸。培養(yǎng)創(chuàng)新能力，一是要激發(fā)求知欲和好奇心；二是要重視思維的流暢性、變通性、獨創(chuàng)性；三是培養(yǎng)求異思想和求同思維；四是培養(yǎng)急驟性聯(lián)想能力。大膽探索，勇于開拓，創(chuàng)新使文秘工作充滿生機和活力，促進文秘真正發(fā)揮職能作用，體現(xiàn)自身和崗位價值。

以公文處理為例，我經過多年的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)電子公文處理實踐摸索，逐步將收發(fā)文流程的重要節(jié)點都增加了提醒功能，如收發(fā)文節(jié)點分別有短信和電腦提示雙提醒設置、各節(jié)點之間有短信提醒，主管領導批示后在傳閱時相關領導對所屬部門另有具體要求時有短信提醒，設置公告欄和考核欄為公文處理督辦和催辦的重要依據(jù)。

在車輛管理方面，我所在企業(yè)有效利用“車輛管理系統(tǒng)軟件”，保證了車輛的統(tǒng)一調度、費用的精確核算、人員狀態(tài)的有效監(jiān)控，保質保量完成了每次出車任務。在省公司辦公室系統(tǒng)內考評中獲得一致好評，作為全面推廣應用的典型。

3 襟懷豁達——得失放得下

因為日常工作中不可避免承擔很大的壓力，文秘的心態(tài)很重要，要樂觀向上，善于調節(jié)情緒。今天因為這個領導批評了一句很委屈影響心情，明天因為自己忘了一個細節(jié)擔心領導不高興而忐忑不安，弄得自己整日精神恍惚，無心工作，最后由此及彼，惡性循環(huán)，連帶把其它事情搞砸。這不是鼓勵文秘要沒心沒肺，什么也不往心里去，而是應該及時調整情緒、理清思路、總結經驗、舉一反三，把教訓真正記住然后輕裝前進，把正在干的事情干得更好。

要有豁達的襟懷和氣度，能寬容別人，能坦然承認自己的錯失，世俗瑣事一笑了之；要有一顆平常心，與上不爭名，與下不爭功，與同級之間不爭利；要大處著眼，小處著手，以平和的心態(tài)對待得失，這樣才有充沛的精力去應對復雜繁瑣的工作。

用最簡單的方法建立人格魅力，每天努力進步一點點，就是在一點點地建立人格魅力。