數(shù)字測(cè)繪檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

摘要：數(shù)字測(cè)繪檔案逐步成為測(cè)繪檔案的館藏主體，維護(hù)其數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效已成為測(cè)繪檔案管理工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。但數(shù)字測(cè)繪檔案管理缺乏具有實(shí)際指導(dǎo)意義的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，接收、整理、保管等管理環(huán)節(jié)存在諸多問(wèn)題，導(dǎo)致其數(shù)據(jù)安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。這就需要進(jìn)一步加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度建設(shè)、加大人力物力投入，才能確保數(shù)字測(cè)繪檔案管理安全有序。

關(guān)鍵詞：數(shù)字測(cè)繪檔案 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

1 概述

數(shù)字測(cè)繪檔案是指數(shù)字化測(cè)繪設(shè)備及作業(yè)環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備讀取、處理的測(cè)繪檔案。相對(duì)于傳統(tǒng)以模擬形態(tài)保管的測(cè)繪檔案而言，數(shù)字測(cè)繪檔案的接收、整理、保管、利用等檔案管理工作必須滿足特有的規(guī)范和要求。但由于投入不足和傳統(tǒng)管理觀念的影響，數(shù)字測(cè)繪檔案管理現(xiàn)狀滯后于實(shí)際管理需求；這就需要不斷改進(jìn)測(cè)繪檔案管理方法，加大人力物力投入，逐步滿足數(shù)字測(cè)圖時(shí)代測(cè)繪檔案管理需要。

2 數(shù)字測(cè)繪檔案管理總體要求

數(shù)字測(cè)繪檔案管理總體要求是確保其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性。具體要求如下：

2.1 采用嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，從數(shù)字測(cè)繪檔案的形成就不間斷對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，保證其產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。

2.2 對(duì)其形成、收集、整理組卷、保管等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，確保管理工作的延續(xù)性。

2.3 應(yīng)該明確其生成時(shí)間、范圍、相應(yīng)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)量、責(zé)任者以及操作者等背景信息，確保質(zhì)量。

2.4 提供滿足規(guī)范要求的庫(kù)房和裝具，滿足其保管環(huán)境要求。

3 數(shù)字測(cè)繪檔案管理現(xiàn)狀

3.1 缺乏具有實(shí)際指導(dǎo)意義的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 當(dāng)前，能夠指導(dǎo)數(shù)字測(cè)繪檔案管理方法的標(biāo)準(zhǔn)主要有下表所列（見(jiàn)表1）：

部分標(biāo)準(zhǔn)難以滿足數(shù)字測(cè)繪檔案實(shí)際管理需求，如《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》就不符合當(dāng)前數(shù)字測(cè)繪檔案的管理需求。部分標(biāo)準(zhǔn)只涉及測(cè)繪行業(yè)或者檔案管理，沒(méi)有把兩者有機(jī)結(jié)合，如CH/T 1014-2006僅對(duì)基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)管理和保護(hù)進(jìn)行規(guī)定；GB/T 18894-2002只是對(duì)文書(shū)、圖像、聲音、視頻等一般數(shù)字檔案管理進(jìn)行規(guī)范和要求，難以滿足數(shù)字測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)格式多等需求。部分標(biāo)準(zhǔn)只是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在其它行業(yè)沒(méi)有進(jìn)行推廣和嚴(yán)格執(zhí)行。

3.2 歸檔過(guò)程不規(guī)范 在數(shù)字測(cè)繪成果歸檔過(guò)程中，原則上均應(yīng)采用物理歸檔；但對(duì)某些本應(yīng)進(jìn)行物理歸檔的數(shù)字測(cè)繪檔案，在當(dāng)前技術(shù)條件下無(wú)法離線存入裝具的，應(yīng)先采用在線邏輯歸檔，如互聯(lián)網(wǎng)使用的瓦片數(shù)據(jù)、衛(wèi)星影像數(shù)據(jù)等。但在實(shí)際工作中，很少進(jìn)行邏輯歸檔工作，甚至把瓦片數(shù)據(jù)剔除后歸檔。

歸檔源數(shù)據(jù)組織欠佳。有些項(xiàng)目人員沒(méi)有很好的進(jìn)行數(shù)據(jù)組織和數(shù)據(jù)命名，導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂繁雜，甚至存在重復(fù)的數(shù)據(jù)。加大了后期整理的難度。

缺少相關(guān)背景信息。目前數(shù)字測(cè)繪檔案歸檔工作中，很少進(jìn)行數(shù)據(jù)源背景信息說(shuō)明的歸檔，如數(shù)據(jù)特征、數(shù)據(jù)硬件及軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)版本等。

少量特殊格式數(shù)據(jù)，因軟件專利權(quán)等原因沒(méi)有歸檔相應(yīng)的軟件、版本。導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行分析和整理，也難以進(jìn)行再利用，成為“死”數(shù)據(jù)。

3.3 管理措施不到位 數(shù)字測(cè)繪檔案具有數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強(qiáng)且數(shù)據(jù)格式多樣化等特點(diǎn)，這就給數(shù)字測(cè)繪檔案的整理、立卷、保管、利用等工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。當(dāng)前數(shù)字測(cè)繪檔案管理措施落后于數(shù)字測(cè)繪檔案的需求，主要表現(xiàn)如下：①數(shù)字測(cè)繪檔案的整理組卷工作還是處于探索階段，且未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。②部分?jǐn)?shù)字測(cè)繪檔案和傳統(tǒng)載體測(cè)繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來(lái)不便。③館藏保管環(huán)境與保管需求存在差距。④因人力物力投入不足、數(shù)據(jù)專業(yè)性太強(qiáng)等原因，入庫(kù)時(shí)沒(méi)有進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)檢查，如存儲(chǔ)載體有無(wú)劃痕、有無(wú)病毒、數(shù)據(jù)有無(wú)損壞。

3.4 數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險(xiǎn) 當(dāng)前，數(shù)字測(cè)繪檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的完整性和有效性。歸檔數(shù)據(jù)組織混亂及歸檔內(nèi)容的不完整，無(wú)數(shù)據(jù)背景信息進(jìn)行歸檔，就對(duì)數(shù)據(jù)的完整性帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。

按照GB/T 18894-2002的要求，為確保數(shù)據(jù)的有效性，保管部門應(yīng)該每年對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行登記；并確認(rèn)載體和新設(shè)備的兼容性；并對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次隨機(jī)讀檢查，且抽樣率不低于10%。但在數(shù)字測(cè)繪檔案的管理工作中，基本沒(méi)有開(kāi)展這項(xiàng)工作。以本館的數(shù)字測(cè)繪檔案管理為例，部分90年代軟盤基本沒(méi)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查；館藏光盤數(shù)量龐大，接近7000余盤，難以提供足夠的人力和財(cái)力進(jìn)行數(shù)據(jù)抽查。

4 改進(jìn)數(shù)字測(cè)繪檔案管理的對(duì)策

4.1 制定可操作性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 針對(duì)數(shù)字測(cè)繪檔案標(biāo)準(zhǔn)落后于管理需要的實(shí)際情況，有計(jì)劃的修改數(shù)字測(cè)繪檔案的接收、整理、保管等標(biāo)準(zhǔn)。特別是要對(duì)1988年發(fā)布的《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》進(jìn)行修訂，明確數(shù)字測(cè)繪檔案的分類及整理方法。同時(shí)，可以借鑒檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如DA/T 38-2008中針對(duì)光盤的技術(shù)指標(biāo)、數(shù)據(jù)刻錄和備份要求、性能檢測(cè)及使用要求等規(guī)范引用到數(shù)字測(cè)繪檔案管理工作中。

4.2 嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，確保歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量 為確保數(shù)字測(cè)繪檔案的安全，應(yīng)嚴(yán)格控制歸檔數(shù)字測(cè)繪檔案的真實(shí)、完整和有效。首先，制定數(shù)字測(cè)繪檔案的歸檔制度，保證歸檔成果數(shù)據(jù)完整。在歸檔測(cè)繪成果數(shù)據(jù)的同時(shí)，還必須同時(shí)歸檔其對(duì)應(yīng)的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等技術(shù)因素和背景信息；其次，嚴(yán)格執(zhí)行物理歸檔一式三套制度，確保數(shù)字測(cè)繪檔案的保管、備份及提供利用的需求；再次，加強(qiáng)歸檔數(shù)據(jù)的鑒定工作，有針對(duì)性的進(jìn)行數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)完整性檢查，如查殺病毒、載體有無(wú)劃痕、數(shù)據(jù)是否完整等；最后優(yōu)化數(shù)字測(cè)繪檔案的登記制度，借鑒GB/T 18894-2002中關(guān)于“電子文件的登記”中的做法，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字測(cè)繪檔案的移交、接收管理。

4.3 強(qiáng)化數(shù)字測(cè)繪檔案的管理措施 在現(xiàn)階段數(shù)字測(cè)繪檔案管理的摸索階段中，加強(qiáng)數(shù)字測(cè)繪檔案的管理主要從以下幾個(gè)方面入手：

一是規(guī)范數(shù)字測(cè)繪檔案的整理組卷、保管，確保數(shù)字測(cè)繪檔案整齊有序、保管良好。二是投入適度的設(shè)施和設(shè)備，如存儲(chǔ)設(shè)備采用一次寫(xiě)的檔案級(jí)光盤（如JVC光盤），防磁設(shè)備、保溫及除濕設(shè)備，盡量提供滿足數(shù)字測(cè)繪檔案保管環(huán)境要求。三是強(qiáng)化數(shù)字測(cè)繪檔案的利用。一般盡量避免直接借出光盤，特別是一些“孤本”光盤和利用頻率高的光盤，盡量采用在線備份提供數(shù)據(jù)利用。

4.4 有計(jì)劃做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份 為了規(guī)避因歸檔和管理的不規(guī)范對(duì)數(shù)據(jù)安全帶來(lái)的沖擊，必須有計(jì)劃進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份工作。如每年進(jìn)行對(duì)館藏?cái)?shù)字測(cè)繪中的10%進(jìn)行抽查，同時(shí)可以參考GB/T 18894-2002數(shù)據(jù)檢查等級(jí)要求進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查情況登記。對(duì)于數(shù)字測(cè)繪檔案的數(shù)據(jù)備份，可以按照產(chǎn)品和類型及歸檔年度由舊至新進(jìn)行數(shù)據(jù)備份計(jì)劃。

以本館館藏?cái)?shù)字測(cè)繪檔案為例，除少量軟盤、磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備外，主要是一次讀寫(xiě)CD、DVD。就檔案類型而言，主要是數(shù)字測(cè)繪成果，如4D產(chǎn)品、航空攝影影像資料、衛(wèi)星遙感影像資料，其中航空攝影影像資料占館藏光盤數(shù)量的一半左右?？梢园凑障纫缀箅y的原則，先進(jìn)行4D產(chǎn)品的數(shù)據(jù)檢查和備份，后進(jìn)行航空攝影影像資料等測(cè)繪資料的數(shù)據(jù)檢查和備份。

數(shù)字測(cè)繪檔案是測(cè)繪檔案館藏的核心，更是廣大測(cè)繪科技工作者多年辛勤勞動(dòng)與智慧的結(jié)晶。需要測(cè)繪生產(chǎn)中各個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)人員通力合作，規(guī)范和強(qiáng)化管理措施，才能確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、有效、安全，為發(fā)揮測(cè)繪成果的社會(huì)價(jià)值奠定基礎(chǔ)。

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