關(guān)于高校人事檔案數(shù)字化平臺建設(shè)的若干思考

摘要：本文以長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，分析了當(dāng)今高校人事檔案數(shù)字化趨勢的必要性和迫切性。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案數(shù)字化

1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實(shí)的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實(shí)軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護(hù)、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率

現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用性

目前各個高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺的過程中，著重發(fā)力點(diǎn)都限于對人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項(xiàng)極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個過程中產(chǎn)生的風(fēng)險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時費(fèi)力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質(zhì)原始檔案材料進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺。而數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺的意義

長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到我院各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時費(fèi)力，效率極其低下。

3.1 數(shù)字化管理平臺的建立是實(shí)現(xiàn)了從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數(shù)字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺，向管理員發(fā)出申請，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)——下庫查詢——檔案復(fù)印——領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點(diǎn)將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎(chǔ)上浪費(fèi)的人員精力和管理物力將無法估計(jì)。而人事檔案數(shù)字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實(shí)現(xiàn)了一人多處理線程的可能。

3.2 數(shù)字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數(shù)字化管理平臺中記錄的真實(shí)信息，方便對高校教職工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院的評優(yōu)、評職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進(jìn)教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。

3.3 數(shù)字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項(xiàng)事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。

該數(shù)字化平臺將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計(jì)管理（統(tǒng)計(jì)、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計(jì)信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對學(xué)院各級各類人員個性化和職業(yè)化的進(jìn)行規(guī)劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺可行性分析

我院人事檔案數(shù)字化平臺的項(xiàng)目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項(xiàng)目組組長是具有多年人事工作經(jīng)驗(yàn)及其項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項(xiàng)目運(yùn)行和實(shí)施，并且有能力解決項(xiàng)目過程中困難和風(fēng)險。項(xiàng)目組成員的配置以青年教師為主，集中了計(jì)算機(jī)類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的行政人員。項(xiàng)目立項(xiàng)前，項(xiàng)目組成員進(jìn)行了反復(fù)的論證和實(shí)踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實(shí)的可行性分析及其項(xiàng)目實(shí)施方案。并對項(xiàng)目實(shí)施過程中可能預(yù)見的風(fēng)險做出了解決的預(yù)案。對項(xiàng)目組的成員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個項(xiàng)目能過效率專業(yè)的進(jìn)行。

人事檔案數(shù)字化平臺中的師資信息化平臺的基礎(chǔ)模塊設(shè)計(jì)已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運(yùn)行了一年，在此次項(xiàng)目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經(jīng)開展兩個月項(xiàng)目運(yùn)行中，呈現(xiàn)出極佳的運(yùn)行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)程度。

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