關于電子檔案管理問題的思考

摘要：本文從加強電子檔案管理重要性入手分析，在此基礎上強調(diào)了完善電子檔案管理的措施和如何提高電子檔案管理技能。

關鍵詞：電子檔案廣利研究

隨著科學技術的進步與發(fā)展，隨著信息時代的延伸與強勁，隨著電子檔案的生成和廣泛使用，科學管理電子檔案的問題，已被社會高度重視，專業(yè)專職人員必須全面準確，嚴格規(guī)范對電子檔案的管理。

1 強化電子檔案管理勢在必行

伴隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，電子檔案已發(fā)展成了檔案管理的重要形式，檔案管理工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，做好檔案管理工作，尤其是電子檔案的管理工作，一定要加強對檔案的整理、歸檔、保護，要做到四個必須。

1.1 必須保證電子檔案的完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制文、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產(chǎn)等領域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息失散，造成檔案不完整。特別是電子文件結構復雜，儲存方式多樣，也易于造成信息資料缺損。而且由于一個完整的工程體系，管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 必須保證電子檔案的原始性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。比如紙質(zhì)檔案通過字體、印跡甚至字跡都有很強的原始性，而電子檔案完全沒有這種“原始記錄”。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.3 必須保證電子檔案的真實性。電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。

1.4 必須保證電子檔案的安全性。電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2 完善電子檔案保護措施

提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。而且要在各方面要加強保護措施。光盤比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，作為新型的存貯載體，歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中有利于歸檔電子文件的長期保存。

一是要加強對以前軟磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％-50％，溫度控制在14-24℃。加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

二是要加強對光盤的保護。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，注意避光。陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。

光盤存放的相對濕度應為40％-65％，溫度宜控制在14－24℃，高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關重要。規(guī)范排放和使用。在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。

不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。防治有害生物。①采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。避開磁場和電場。電子檔案在整理、保管、利用時應避開磁場和電場?；瘜W方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷。②采用防霉劑進行化學預防。③通過防氧封存、杜絕霉菌進入庫房的渠道、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、控制溫濕度等措施進行環(huán)境控制。

3 提高電子檔案管理技能

隨著科技的進步，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術——電子計算機軟硬件技術，也在不斷更新?lián)Q代，到未來往往是已經(jīng)過時的技術。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，必須將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺，所以最好這方面的工作至關重要。我們該重點把握好“三個方面”：

3.1 電子檔案建立與管理要格式化

建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對相關人員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。

3.2 要使用背景信息和原數(shù)據(jù)

采集背景信息和原數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結構及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。電子文件的使用者，要特別注意使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，可利用分組密碼進行消息認證。

3.3 增強防寫技術措施

目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。同時，注意使用防火墻。為防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構信息資源的非法訪問，在某個機構的網(wǎng)絡和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡之間設置障礙，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網(wǎng)絡上非法輸出。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應用網(wǎng)關和代理服務等。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡邊界，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，它是通過在網(wǎng)絡邊界上建立起來的相應的網(wǎng)絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡安全規(guī)定的信息允許通過。它可以保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網(wǎng)絡的信息、結構不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全，不符合的就可以被拒于墻外。