議電子文檔與紙質(zhì)文檔的信息流程比較

【摘 要】電子文檔以其方便快捷的優(yōu)越性為社會(huì)大眾使用，紙質(zhì)文檔因其傳統(tǒng)的管理手段，也發(fā)揮著舉足輕重的作用。為使兩者形成共同的、互補(bǔ)的發(fā)展，本文擬對(duì)兩者的信息流程進(jìn)行比較，以便在文檔管理過(guò)程中采取針對(duì)性的管理方式。

【關(guān)鍵詞】信息流程比較；流程層級(jí)；管理的措施

一、兩者在形成信息流程中的不同

電子文檔是在電子文檔的管理系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的，若想具有紙質(zhì)文檔的基本特點(diǎn)來(lái)滿足記錄的需求，就必須在電子文檔管理系統(tǒng)中給其添加記載該生命周期內(nèi)經(jīng)歷的過(guò)程信息，譬如，提交日期、簽署人等一系列可以用于證明電子文檔真實(shí)性的信息，它的真實(shí)性是由查詢其過(guò)程信息體現(xiàn)的。紙質(zhì)文檔是通過(guò)它自身的筆跡來(lái)說(shuō)明文檔內(nèi)容的真實(shí)性。

二、電子文檔的過(guò)程信息概述

電子文檔是在電子文檔管理系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的，它所記錄的信息內(nèi)容是可以和載體分離的，可脫離文檔存在，所以它的過(guò)程信息是在文檔的外部存在的。這樣，信息的內(nèi)容就會(huì)很容易被復(fù)制刪改以及竊取，在網(wǎng)絡(luò)的傳輸過(guò)程中，也會(huì)被非法的截留，因而就對(duì)電子文檔的安全性構(gòu)成了威脅。而電子文檔的另一大缺點(diǎn)是容易被改變且不留痕跡。在《信息視角下的電子文件“信息生命體”研究》這一書(shū)中，張文浩提出，電子文檔的信息分為四個(gè)層級(jí)：第一層是電子信息層；第二層是電子記錄信息層；第三層是電子文件信息層；第四層是電子檔案信息層。

三、紙質(zhì)文檔的過(guò)程信息概述

紙質(zhì)文檔它是以文字和圖像的方式出現(xiàn)在紙張上的，對(duì)于它的文檔形成者的過(guò)程信息來(lái)說(shuō)，是可以辨別的，它的信息內(nèi)容是與載體相融合在一起的，是與文檔緊密相連的，所以任何的改動(dòng)都有可能被輕易的發(fā)現(xiàn)。在紙質(zhì)文檔的信息流程中，可以分為三個(gè)層級(jí)：第一層是文件生成；第二層是使用和辦理完畢；第三層是歸檔。文件首先對(duì)形成機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)具有原始價(jià)值，對(duì)其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者有從屬價(jià)值。在文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，兩種價(jià)值形態(tài)不斷地進(jìn)行規(guī)律性變化，也就是第一價(jià)值逐步減弱，第二價(jià)值逐步增強(qiáng)，最終實(shí)現(xiàn)第一價(jià)值向第二價(jià)值的轉(zhuǎn)化。在紙質(zhì)文檔的信息流程中，就如文件生命的過(guò)程：形成者產(chǎn)生、文件對(duì)于形成者具有偶爾利用或潛在利用價(jià)值、移交機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案室或文件中心保存、文件的現(xiàn)行價(jià)值完全消失、移交檔案館永久保存或者銷毀。在文件生成階段，是存在于每個(gè)單位的文秘部門(mén)，發(fā)文和接收外來(lái)文件，它的第一價(jià)值是對(duì)本形成機(jī)關(guān)的價(jià)值，保管場(chǎng)所是本機(jī)關(guān)內(nèi)部，由業(yè)務(wù)人員或者文書(shū)人員管理，發(fā)揮現(xiàn)行作用；在文件的使用和辦理階段，是在檔案室或者現(xiàn)行文件中心，這時(shí)候第一價(jià)值慢慢遞減，第二價(jià)值逐步呈現(xiàn)，但這個(gè)時(shí)候文件的第一價(jià)值仍然是占有主導(dǎo)作用的，由檔案室或者文件中心人員管理；在文件的歸檔階段，由檔案館專門(mén)人員管理，這時(shí)候第一價(jià)值已經(jīng)失去效用，第二價(jià)值旺盛，把該歸檔的有價(jià)值的文件移交到檔案館，而沒(méi)有價(jià)值的則被銷毀，而這個(gè)時(shí)候它不僅被本機(jī)關(guān)利用，還為社會(huì)大眾提供利用價(jià)值。

四、電子文檔如何才能更安全和長(zhǎng)期的保存

（1）電子文檔面臨的安全威脅分析。電子文檔面臨的安全威脅整體來(lái)說(shuō)可以分為內(nèi)部人員故意或者無(wú)意的泄密和外部環(huán)境的泄密兩個(gè)方面。這種威脅一直存在而且很難防范。一是無(wú)意泄密。這種泄密是指內(nèi)部人員在自己不知情的情況下將涉及秘密的電子文檔泄露。無(wú)意泄密最常見(jiàn)的就是內(nèi)部計(jì)算機(jī)與外部相聯(lián)，造成和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的交叉使用。有的人缺乏安全知識(shí)，在處理涉密電子文檔時(shí)沒(méi)有多加注意，就有可能被一些情報(bào)人員將涉密文檔還原，從而竊取更多的涉密電子文檔。二是故意泄密。它是指內(nèi)部人員通過(guò)各種途徑獲得涉密電子文檔，并且主動(dòng)傳遞出去。這種行為屬于主動(dòng)泄密行為，內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑有很多，譬如，文稿撰寫(xiě)者可以直接拷貝到U盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)保存，其他人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載，有閱讀權(quán)限的人員可以采用手抄、截屏等方式獲得。三是，外部環(huán)境泄密。這種泄密的方式主要通過(guò)攻擊的形式。主要也就是網(wǎng)絡(luò)黑客，惡意代碼等。（2）電子文檔保護(hù)的對(duì)策與思路。一是借助技術(shù)手段。首先，電子文檔的加密技術(shù)。利用加密技術(shù)將電子文檔加密成密文，可以保證非授權(quán)用戶無(wú)法閱讀， 即使文檔被復(fù)制出去，也是一堆亂碼。其次，加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)審計(jì)。采取網(wǎng)絡(luò)審計(jì)手段，按照規(guī)范、真實(shí)等要求，對(duì)電子文檔的操作進(jìn)行客觀和實(shí)時(shí)的監(jiān)控與審計(jì)，將各種違規(guī)操作及時(shí)主動(dòng)阻斷并且報(bào)警審計(jì)。二是加強(qiáng)人員教育。一要大力宣傳信息安全知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)竊密知識(shí)，使得廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無(wú)意丟失和泄露，提高對(duì)各種攻擊手段的認(rèn)識(shí)和警惕性。二要進(jìn)行保密意識(shí)教育，使他們認(rèn)清電子文檔泄露的危害性，不主動(dòng)泄密，不協(xié)同泄密。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]劉家真．電子文件管理-電子文件與證據(jù)保留[M]．北京：科學(xué)出版社，2009

[2]張文浩．信息視角下的電子文件“信息生命體”研究[J]．檔案學(xué)通訊．2008（2）

[3]洪獻(xiàn)．DRM技術(shù)助力電子文檔安全應(yīng)用[M]．北京大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)研究所．2005