淺議參考文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress對(duì)學(xué)術(shù)論文撰寫(xiě)的影響

【摘 要】NoteExpress是世界上第一款多國(guó)語(yǔ)言版的通用參考文獻(xiàn)管理軟件，為用戶提供了信息導(dǎo)入、過(guò)濾、全文下載，以及眾多的管理功能，可以大大提高撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文時(shí)的文獻(xiàn)管理和工作效率。

【關(guān)鍵詞】參考文獻(xiàn)；NoteExpress；管理軟件

一、NoteExpress簡(jiǎn)介

NoteExpress是世界上第一款多國(guó)語(yǔ)言版的通用參考文獻(xiàn)管理軟件。（以下簡(jiǎn)稱NE）2005年6月，由北京愛(ài)琴海軟件公司研發(fā)推出，為眾多研究人員提供了專(zhuān)業(yè)的文獻(xiàn)信息管理解決方案，受到中國(guó)大陸和臺(tái)灣等地高校和研究院所的學(xué)者及研究人員的歡迎。NE已經(jīng)成為中國(guó)文獻(xiàn)管理軟件市場(chǎng)上的第一品牌，擁有絕對(duì)領(lǐng)先的軟件性能和市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)。NE圍繞科學(xué)研究最核心的文獻(xiàn)信息，為用戶提供了信息導(dǎo)入、過(guò)濾、全文下載，以及眾多的管理功能。NE的主要功能有：直接檢索在線數(shù)據(jù)庫(kù)；通過(guò)題錄信息直接從在線數(shù)據(jù)庫(kù)下載全文；多種方式導(dǎo)入題錄；建立文件夾對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行歸類(lèi)；在Word 中直接插入題錄信息，自動(dòng)生成符合期刊格式要求的文獻(xiàn)列表；豐富的筆記功能；強(qiáng)大的批量編輯功能；對(duì)保存的題錄信息進(jìn)行查重、去重。NE與傳統(tǒng)相關(guān)軟件相比，不僅具有良好的中英文兼容力、更高的文獻(xiàn)管理效率，而且具有獨(dú)特的創(chuàng)新功能、輔助資源和發(fā)展?jié)撃?。NE能夠方便地在線檢索CNKI、維普、萬(wàn)方等數(shù)據(jù)庫(kù)并導(dǎo)入題錄。NE 2.X版可以在Windows 2000\\XP\\Vista\\7（32位和64位），Windows Server 2003\\2008\\2008R2（32位和64位）等操作系統(tǒng)上運(yùn)行：NE2.X版的寫(xiě)作插件支持MS Word 2003\\2007\\2010(32位)、WPS Office 2010 文字、Open Office寫(xiě)作工具軟件：NE 對(duì) TeX/LaTeX 也有良好支持。

二、NoteExpress對(duì)學(xué)術(shù)論文撰寫(xiě)的影響

1．提高研究人員工作效率。傳統(tǒng)處理和管理資料的辦法，是用Word 或其他辦公軟件將資料保存到硬盤(pán)里，資料較少這種辦法有效，資料多了容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、低效、繁瑣等問(wèn)題；科研人員投稿必須面對(duì)不同期刊對(duì)于參考文獻(xiàn)排列不同要求的問(wèn)題，傳統(tǒng)方法使得引文整理、標(biāo)注和排序的工作量大、繁瑣，并極易出錯(cuò)。NE用批量編輯器在“語(yǔ)言”字段設(shè)置漢語(yǔ)語(yǔ)言標(biāo)識(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的參考文獻(xiàn)重排，使所有的中文文章排列一起，不必逐條修改，節(jié)省了人力。NE可以方便快捷地生成參考文獻(xiàn)：論文及學(xué)術(shù)著作等對(duì)參考文獻(xiàn)格式有嚴(yán)格的要求，如果手工插入引用的文獻(xiàn)，僅字體、引文順序的調(diào)整就要耗費(fèi)很多時(shí)間，更不用說(shuō)不同參考文獻(xiàn)格式的調(diào)整和校對(duì)了，這個(gè)過(guò)程相對(duì)枯燥且費(fèi)事。這些都需要有一個(gè)好的管理工具管理資料。NE具有強(qiáng)大的批量編輯、強(qiáng)大的檢索功能，而且多分類(lèi)管理功能可以幫助你迅速定位，某篇文獻(xiàn)?？梢苑奖愕亟⑽募A對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行歸類(lèi)，也可以使用軟件中的標(biāo)識(shí)功能對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行進(jìn)一步的整理。同時(shí)，你也可以使用NE方便的為每條文獻(xiàn)條目添加PDF、CAJVIEW、超星、doc等格式的附件。書(shū)目，手稿，軟件以及圖片等信息統(tǒng)稱為題錄。建題錄數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面是為了寫(xiě)作時(shí)，能實(shí)時(shí)插入題錄作為文中標(biāo)引，NE可以將參考文獻(xiàn)題錄作為文中注釋插入文章中，并且在文章末尾按照各個(gè)期刊雜志的格式要求自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)列表。對(duì)于已經(jīng)插入到word中的引文題錄，如果在主程序中進(jìn)行過(guò)修改，只要點(diǎn)擊該按鈕，文中引文及參考文獻(xiàn)索引將同步更新。這樣處理既精確又快速。NE安裝后，如果計(jì)算機(jī)上有MS Word 字處理軟件，則會(huì)自動(dòng)安裝一個(gè)MS Word插件?？焖俣ㄎ徊檎覀€(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)中的題錄，筆記等信息，使管理更加便捷有效。多數(shù)文章看摘要，少數(shù)文章看全文是一種良好的科研習(xí)慣，可以節(jié)約科研工作者的寶貴時(shí)間。在同類(lèi)軟件中，目前NE格式化輸出速度最快，并有多處貼近用戶需求的人性化設(shè)計(jì)，如可以啟動(dòng)多國(guó)語(yǔ)言輸出模版，自動(dòng)按照中英文參考文獻(xiàn)的不同要求輸出參考文獻(xiàn)。通過(guò)NE可以方便快捷地對(duì)你關(guān)心的文獻(xiàn)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，這樣你能夠快速了解某一領(lǐng)域的重要專(zhuān)家，研究機(jī)構(gòu)，研究熱點(diǎn)等。分析結(jié)果能導(dǎo)出為txt和csv等多種格式，方便做出精準(zhǔn)的報(bào)告。NE2.0版本可以對(duì)所有字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)了，包括作者、關(guān)鍵詞、主題詞等等。對(duì)于已經(jīng)下載了大量全文的用戶，導(dǎo)入全文的功能可以快速實(shí)現(xiàn)將大量全文用NE管理起來(lái)，自動(dòng)生成題錄并將文獻(xiàn)作為附件，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)管理的基本功能。文獻(xiàn)題錄導(dǎo)入、管理和分析，都能對(duì)科研人員的研究和資料管理工作帶來(lái)方便。NE具有“綜述”和“筆記”兩項(xiàng)功能。通過(guò)“綜述”的閱讀方式，你可以閱讀文獻(xiàn)題錄盡可能多的信息，包括作者、標(biāo)題、來(lái)源和摘要等。通過(guò)筆記，你可以隨時(shí)記錄下看文獻(xiàn)時(shí)的想法和關(guān)于研究的設(shè)想，這些信息都與你看到的文獻(xiàn)信息關(guān)聯(lián)在一起，便于日后進(jìn)一步展開(kāi)工作。NE具有方便且豐富的筆記功能，將NE主程序中選擇的筆記插入到word光標(biāo)停留處，該功能將平時(shí)閱讀文獻(xiàn)時(shí)記錄的思想火花如日記、科研心得、論文草稿等瞬間產(chǎn)生的隱性知識(shí)直接插入word，形成論文成果，而且每篇筆記和原始文獻(xiàn)之間可以相互鏈接，方便隨時(shí)記錄和查閱?？梢酝ㄟ^(guò)點(diǎn)擊題錄列表下方的“筆記”按鈕查看當(dāng)前題錄所鏈接的筆記列表。編輯筆記窗口的工具欄上有“插入到Word”按鈕，可以非常方便的將該段筆記作為論文的一部分。參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)和筆記的關(guān)聯(lián)方便查閱；該閱讀方式提供題錄作者，標(biāo)題，來(lái)源，摘要字段內(nèi)容，大大提高閱讀效率。

2．規(guī)范學(xué)術(shù)引用。學(xué)術(shù)界與出版界一般都把學(xué)術(shù)論著中是否詳列注釋與參考文獻(xiàn)看作是反映學(xué)術(shù)論著和作者水平的一個(gè)重要組成部分，同時(shí)也視其為學(xué)術(shù)道德和治學(xué)態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊粋€(gè)重要標(biāo)志。由于編輯對(duì)注釋和參考文獻(xiàn)著錄的原則把關(guān)不嚴(yán)和作者對(duì)注釋和參考文獻(xiàn)的認(rèn)識(shí)不全面還存在著錯(cuò)誤引用、用而不引、不用而引，過(guò)度他引，不正當(dāng)自引和模糊著引等現(xiàn)象。參考文獻(xiàn)著錄是科技論文不可缺少的有機(jī)組成部分，也是稿件編輯加工中需要經(jīng)常面對(duì)的問(wèn)題。正確、規(guī)范地著錄參考文獻(xiàn)，重視其時(shí)效性、科學(xué)性和可讀性，是減少編輯工作量，提高工作效率和期刊質(zhì)量的重要一環(huán)。科研人員撰寫(xiě)論文時(shí)，NE可以幫助用戶在正文中的指定位置方便添加文中注釋?zhuān)凑詹煌钠诳袷揭笞詣?dòng)生成參考文獻(xiàn)索引。具體方法：先在Word 中點(diǎn)NE 工具條上的“格式化文獻(xiàn)”按鈕，在彈出對(duì)話框中點(diǎn)“格式化參考文獻(xiàn)”標(biāo)簽，選擇輸出樣式為“XX”；之后單擊“布局”標(biāo)簽，分別設(shè)置參考文獻(xiàn)標(biāo)題、參考文獻(xiàn)列表的字體字號(hào)和對(duì)齊方式，單擊“確定”，即在論文末尾生成參考文獻(xiàn)。在編排論文的參考文獻(xiàn)時(shí)，你可以隨時(shí)插入要引用的文獻(xiàn)信息，NE會(huì)自動(dòng)生成你需要的參考文獻(xiàn)格式。而且如果你改投文章需要調(diào)整參考文獻(xiàn)格式，你可以非常方便的進(jìn)行一鍵轉(zhuǎn)換，這樣既提高了寫(xiě)作效率，又符合相關(guān)投稿規(guī)范。NE內(nèi)置1600種國(guó)內(nèi)外常見(jiàn)學(xué)術(shù)期刊、學(xué)位論文等文獻(xiàn)樣式。并且在不斷增加。NE支持用戶對(duì)參考文獻(xiàn)索引輸出樣式的編輯；解決有些期刊要求引用類(lèi)型的引文和注釋類(lèi)型的引文在文中需要使用不同的格式的問(wèn)題。如果希望編輯輸出樣式，讓參考文獻(xiàn)的文中標(biāo)引和文末參考文獻(xiàn)列表按照自己需要的方式生成，可以通過(guò)NE的菜單【工具】--->【輸出樣式】--->【編輯當(dāng)前樣式】來(lái)進(jìn)行；也可以將自己需要的輸出樣式要求提在技術(shù)支持論壇，由愛(ài)琴海軟件技術(shù)支持人員幫您制作完成。

3．保障信息安全。辛辛苦苦地整理和管理了個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，但天有不測(cè)風(fēng)云，為了盡量減少誤操作或其他原因帶來(lái)的麻煩，或者需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，便于攜帶共享，NE可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份?？梢赃M(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的備份。虛擬文件夾為多學(xué)科交叉的當(dāng)代科研提供了解決辦法，同一條文獻(xiàn)可以屬于多個(gè)文件夾但數(shù)據(jù)庫(kù)中只保存一條。修改任何文件夾中的該條題錄，在其他文件夾下都會(huì)同時(shí)修改；刪除其中一個(gè)文件夾下的這條題錄，其他文件夾中仍然存在，只有將最后一條題錄刪除掉，這條題錄才會(huì)徹底從數(shù)據(jù)庫(kù)中消失。NE還提供筆記回收站功能，點(diǎn)刪除筆記時(shí)均將筆記刪除到NE里的回收站中。以后，可直接從NE回收站中恢復(fù)筆記，最大限度地保護(hù)了用戶的數(shù)據(jù)安全。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]李茂．NoteExpress 軟件在科技查新中的應(yīng)用[J]．情報(bào)探索．2010（8）：73～76

[2]劉頡頏．參考文獻(xiàn)管理軟件評(píng)析與展望[J]．中山大學(xué)研究生學(xué)刊（社會(huì)科學(xué)版）．2010（2）：125～132