做好村級(jí)會(huì)計(jì)代理電算化工作之淺見

【摘 要】如何能夠既保證會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性、正確性，又保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性，對(duì)村級(jí)會(huì)計(jì)代理電算化工作提出了新的要求。本文正是根據(jù)工作實(shí)際，談一談如何做好村級(jí)會(huì)計(jì)代理電算化工作。

【關(guān)鍵詞】村級(jí)會(huì)計(jì)代理電算化工作；問題；解決方法

在上世紀(jì)90年代，我市就實(shí)行了村賬鄉(xiāng)代管制度，在代管中堅(jiān)持村級(jí)集體資產(chǎn)的所有權(quán)、使用權(quán)、審批權(quán)和收益權(quán)“四權(quán)”不變的原則。同時(shí)鄉(xiāng)農(nóng)經(jīng)部門與村簽訂了規(guī)范的書面代理協(xié)議，明確鄉(xiāng)、村雙方的權(quán)利和義務(wù)，落實(shí)村報(bào)賬員、鄉(xiāng)代理記賬人員的職責(zé)。隨著農(nóng)經(jīng)站職能的增加、村級(jí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展和代理記賬人員的減少，農(nóng)經(jīng)站的工作量越來越大。為了減輕農(nóng)經(jīng)站工作人員代理記賬的工作量，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化便被提上了工作日程。本世紀(jì)初，經(jīng)過多方運(yùn)作，我市在先行試點(diǎn)的基礎(chǔ)上，在全市全面推行了村級(jí)會(huì)計(jì)代理電算化工作。

一、做好實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的前期準(zhǔn)備工作

（1）籌集經(jīng)費(fèi)。會(huì)計(jì)電算化工作需要財(cái)務(wù)軟件和計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，在財(cái)政部門無法提供財(cái)力支持的情況下，只能靠農(nóng)經(jīng)站自行解決。為了購買軟、硬件，農(nóng)經(jīng)站可以預(yù)收所轄各村1～2年訂賬款，這樣，在既不增加村負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上，又可以解決所需經(jīng)費(fèi)，一舉兩得。（2）核對(duì)賬目。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之前，為了避免出現(xiàn)差錯(cuò)，農(nóng)經(jīng)站人員要與村財(cái)務(wù)人員對(duì)村賬目進(jìn)行清查核對(duì)，檢查科目余額、記帳方向以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等，做到帳帳、帳證、帳實(shí)相符，核對(duì)無誤后再開始錄入微機(jī)。（3）培訓(xùn)人員。我市的電算化人員是由過去的會(huì)計(jì)、出納等轉(zhuǎn)變而來。對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時(shí)，就束手無策。因此為了使記賬人員能夠勝任會(huì)計(jì)電算化工作，我們便請(qǐng)廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)對(duì)記賬人員進(jìn)行了系統(tǒng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)軟件知識(shí)，通過培訓(xùn)，記賬人員能夠獨(dú)立操作會(huì)計(jì)軟件，完成會(huì)計(jì)電算化工作。（4）明確崗位職責(zé)。第一，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)主管工作：一是監(jiān)督并保存系統(tǒng)的正常運(yùn)行，做到合法、安全、可靠、可審計(jì)的要求。二是負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)技術(shù)員安裝、調(diào)試和維護(hù)電算化系統(tǒng)，按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐暾?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)。定期檢查軟件、硬件的運(yùn)行情況。三是負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各有關(guān)資料（包括硬件設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等）的調(diào)用、修改和更新的手續(xù)。四是，做好本系統(tǒng)操作運(yùn)行情況的總結(jié)工作，并提出更新軟件或修改軟件的要求報(bào)告。第二，審核員工作：一是負(fù)責(zé)憑證數(shù)據(jù)的審核工作，包括各類代碼的合法性，摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。二是負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作。對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還各有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊后，再行審核。第三，會(huì)計(jì)檔案員工作：一是嚴(yán)格按會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度管理會(huì)計(jì)檔案。二是負(fù)責(zé)打印出的賬冊、報(bào)表的裝訂、歸檔工作。每一核算年度結(jié)束后，必須將備份的數(shù)據(jù)拷貝到u盤存檔。第四，電算化操作員工作：一是負(fù)責(zé)本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出賬表的打印工作。嚴(yán)格按照輸入憑證做好數(shù)據(jù)輸入操作，輸入完畢后進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無誤后交審核員復(fù)核。二是嚴(yán)格按系統(tǒng)操作說明進(jìn)行操作。三是注意系統(tǒng)的安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，每次操作完畢，應(yīng)及時(shí)做好各類數(shù)據(jù)備份和存檔。（5）建立健全規(guī)章制度。為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全，需要制定和完善相關(guān)的規(guī)章制度，包括電算化操作員要定期更換財(cái)務(wù)軟件登陸密碼，非會(huì)計(jì)電算化人員嚴(yán)禁操作財(cái)務(wù)軟件，會(huì)計(jì)電算化微機(jī)不得用于除會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)之外的上網(wǎng)，不得使用來歷不明的u盤、光盤，會(huì)計(jì)電算化微機(jī)要安裝正版殺毒軟件，不得隨意從網(wǎng)上下載資料等等。（6）計(jì)算機(jī)日常維修、耗材等費(fèi)用的解決辦法。由于實(shí)行了計(jì)算機(jī)記賬，甩掉了手工記賬，從而減少了各村訂賬的費(fèi)用，但也發(fā)生了計(jì)算機(jī)維修、耗材等一些費(fèi)用。農(nóng)經(jīng)站可以根據(jù)當(dāng)年會(huì)計(jì)電算化過程中實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，按照所代管的村數(shù)進(jìn)行合理的分?jǐn)偅谀昴┙y(tǒng)一收取。

二、會(huì)計(jì)電算化過程中出現(xiàn)問題的解決方法

1．關(guān)于系統(tǒng)日期和業(yè)務(wù)日期的問題。系統(tǒng)日期是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)前的日期，或者說是現(xiàn)在的日期。憑證日期是業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，我們可以補(bǔ)賬，但不能提前記賬，因此憑證日期要小于或等于系統(tǒng)日期，而不能超過。比方說，今天是2010年9月25日，今天有一筆憑證需要登記，但是會(huì)計(jì)今天不想做，明天也不想做，后天才想做，那可不可以呢？答案是可以。一直能推到什么時(shí)候呢？2010年9月30日，即當(dāng)月月末。那么，今天是2010年9月25日，會(huì)計(jì)也可以做昨天、前天，一直到9月1日的賬。也就是說我們可以補(bǔ)賬。

2．?dāng)?shù)據(jù)備份與恢復(fù)問題。（1）計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份，通常是指將存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上的數(shù)據(jù)復(fù)制到u盤上，在計(jì)算機(jī)以外的地方另行保管，當(dāng)硬盤上的數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)，能及時(shí)地從u盤上恢復(fù)正確的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)備份的另一個(gè)作用是查詢輸出以往年份的賬。（2）數(shù)據(jù)恢復(fù)，數(shù)據(jù)恢復(fù)是指將備份到u盤上的數(shù)據(jù)恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤上，它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過程。在下列情況下應(yīng)使用數(shù)據(jù)恢復(fù)功能進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)：一是當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)被破壞時(shí)；二是當(dāng)需要查詢以往年份的歷史數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)已從硬盤清除；三是當(dāng)需要從一臺(tái)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)運(yùn)行會(huì)計(jì)軟件時(shí)，可在新的計(jì)算機(jī)上先安裝會(huì)計(jì)軟件，再將原會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到新計(jì)算機(jī)的硬盤上。（3）數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)。一是由于恢復(fù)數(shù)據(jù)是覆蓋性的，不正確的恢復(fù)可能破壞硬盤中的最新數(shù)據(jù)，因此在做數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，應(yīng)先將硬盤數(shù)據(jù)備份；二是進(jìn)行恢復(fù)操作時(shí)，用戶應(yīng)指明恢復(fù)何年何月的數(shù)據(jù)。由于數(shù)據(jù)恢復(fù)工作比較重要，容易錯(cuò)把硬盤上的最新數(shù)據(jù)變成u盤上的舊數(shù)據(jù)，因此應(yīng)指定少數(shù)人進(jìn)行此項(xiàng)操作；三是不要在恢復(fù)過程中關(guān)機(jī)、關(guān)電源或重新啟動(dòng)機(jī)器；四是，不要在恢復(fù)過程中插拔u盤，除非系統(tǒng)提示換盤。

3．微機(jī)打印出的賬簿村出納報(bào)賬員看不明白問題。會(huì)計(jì)電算化初期，部分微機(jī)操作員將總賬發(fā)生額和余額表打印出來，裝訂后作為賬簿使用，導(dǎo)致村出納報(bào)賬員無法分清發(fā)生額的具體內(nèi)容，如果要詳細(xì)了解，只能打開微機(jī)查看，造成諸多不便。為了解決這個(gè)問題，我市作出規(guī)定：微機(jī)打印出的賬簿要嚴(yán)格按照軟件中總賬、明細(xì)賬、日記賬的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行打印。這樣，發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都能清晰地體現(xiàn)在賬簿中，和先前的手工記賬一樣便于查看。

4.內(nèi)部往來賬不錄入微機(jī)問題。由于內(nèi)部往來明細(xì)科目（農(nóng)戶）太多，錄入的工作量太大，部分微機(jī)操作員不愿意錄入，曾一度將內(nèi)部往來只錄入總賬科目金額，明細(xì)賬科目金額留在村，由村出納報(bào)賬員手工記賬。針對(duì)這種情況，我市作出規(guī)定：各農(nóng)經(jīng)站微機(jī)操作員必須按照內(nèi)部往來明細(xì)科目的金額逐戶錄入微機(jī)。

5．打印出的賬頁如何裝訂問題。我市規(guī)定：打印出的賬頁裝訂時(shí)，必須按照總賬、明細(xì)賬、日記賬分別裝訂成冊，即至少要裝訂成三本賬，并在每本賬的扉頁后增加賬戶目錄頁，在上面填寫該賬簿中所開設(shè)的總分類賬戶或明細(xì)分類賬戶的名稱、編號(hào)及在賬簿中的起訖頁數(shù)；在賬頁的底端手工填上頁碼（因?yàn)檐浖惶峁┩毁~戶的賬頁排序，不同賬戶的賬頁排序軟件不能完成）。這樣，一方面可以防止賬頁散失、抽換，另一方面看賬、查賬也很方便。

6．是否需要設(shè)置“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”問題。實(shí)行微機(jī)記賬以后，部分農(nóng)經(jīng)站沒有設(shè)置“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”。為了賬簿的規(guī)范和明確責(zé)任，我市作出規(guī)定：參照手工賬簿的格式，在微機(jī)打印出的賬簿扉頁上設(shè)置“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”。

7．打印出的紙張時(shí)間長了會(huì)不會(huì)褪色問題。按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，賬簿的保管期限一般為15年，在手工記賬的情況下，賬簿記錄可以達(dá)到規(guī)定的年限要求，但在微機(jī)記賬的情況下，打印出的賬簿記錄能否保存15年以上，大家有疑慮。經(jīng)過咨詢得知：現(xiàn)在使用的打印機(jī)一般為針式打印機(jī)、激光打印機(jī)和噴墨式打印機(jī)，它們所使用的打印原料都是穩(wěn)定性極高的碳元素物質(zhì)，在正常的保存環(huán)境下，其保存時(shí)間只取決于紙張的壽命，通常在20年以上。因此，微機(jī)打印出的賬簿記錄可以保存15年以上，字跡不會(huì)退色。