【摘 要】本文將關(guān)注于會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制方面進(jìn)行進(jìn)一步的研究和討論,主要是簡要分析了傳統(tǒng)的會計(jì)內(nèi)部控制的弊端,而且也分析了當(dāng)前會計(jì)電算化模式下的內(nèi)部控制也存在的一些問題,根據(jù)實(shí)際情況,提出了必須盡快采取措施來加強(qiáng)會計(jì)電算化模式下的內(nèi)部控制,以期不斷提高會計(jì)核算水平和內(nèi)部控制的安全性、有效性。
【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化;內(nèi)部控制;強(qiáng)化措施
企業(yè)的內(nèi)部控制一般包括了內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計(jì)控制,而會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計(jì)控制的特殊形式。應(yīng)該來說,隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段如雨后春筍般冒出來,尤其是覆蓋了全球的以互聯(lián)網(wǎng)為主要代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更是顯現(xiàn)出其重要性。同時(shí),經(jīng)過幾十年的努力,我國會計(jì)電算化工作也已經(jīng)取得了一定的成績,其在內(nèi)部控制中的重要作用愈發(fā)凸顯出來。我國財(cái)政部也出臺了相關(guān)的內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范,明確指出了電子信息技術(shù)控制必須運(yùn)用電子信息技術(shù)來建立內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng),盡量減少人為因素的影響和控制,從而最大限度的有效實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制。但是,我們在看到先進(jìn)的信息技術(shù)帶來的便利與有利的一面的同時(shí),也要看到,任何東西都是具有兩面性的。會計(jì)電算化朝著深層次發(fā)展的同時(shí),也給內(nèi)部控制工作帶來了新問題和新挑戰(zhàn)。根據(jù)最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示,我國有部分企業(yè)的會計(jì)電算化在具體的業(yè)務(wù)處理過程中,不同程度的出現(xiàn)了內(nèi)部控制問題。
一、會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題分析
內(nèi)部控制是任何一個(gè)企業(yè)的部門都應(yīng)該采取的措施,它能夠保證會計(jì)資料的真實(shí)可靠,能夠提供連續(xù)完整、準(zhǔn)確、可靠的會計(jì)信息。應(yīng)該來說,這是國家宏觀管理和企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理的必然要求。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制往往是通過手工的方式來實(shí)施的,其當(dāng)然具有一定的作用和益處,但是,畢竟手工記帳的方式屬于低級落后的方式,容易因?yàn)槎喾N因素的影響而難以顯現(xiàn)出多種內(nèi)部牽制關(guān)系,還容易由于人為操作的不當(dāng)或者失誤等造成會計(jì)行為的失誤。一般來說,手工環(huán)境下,財(cái)務(wù)部門的內(nèi)部控制往往通過兩種形式來實(shí)現(xiàn)。一種方式就是從組織形式來看,財(cái)務(wù)部門分為若干崗位,并進(jìn)行嚴(yán)格的人員分工,從而形成一個(gè)內(nèi)部牽制網(wǎng)絡(luò)。另一種方式就是從會計(jì)帳務(wù)處理的組織程序上來看,財(cái)務(wù)主管可以隨時(shí)觀察經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理情況,并在一定程度上監(jiān)督其處理的合理性,合法性,從而保證會計(jì)信息的質(zhì)量。這種手工式的會計(jì)內(nèi)部控制有著很大的局限性。因此,采用電算化的會計(jì)內(nèi)部控制是形勢所需,它對于系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定,會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整更至關(guān)重要。在會計(jì)電算化背景下,內(nèi)部控制的目標(biāo)往往有:提高經(jīng)營管理效率和促進(jìn)貫徹經(jīng)營管理政策,保證會計(jì)資料的可靠、完整,工作方法和程序不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等。雖然說會計(jì)電算化實(shí)行以后,手工方式中一些有效的組織措施和規(guī)章制度仍然可以使用,但是,由于會計(jì)電算化下的業(yè)務(wù)主要由計(jì)算機(jī)完成,難免也會出現(xiàn)一些差錯(cuò),也帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)和問題。這些問題主要表現(xiàn)在:(1)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和應(yīng)用,使得很多企業(yè)都應(yīng)用了會計(jì)信息系統(tǒng),但是,這畢竟屬于新生事物,在實(shí)際實(shí)施的過程中仍然處于較低的層次,往往使用的是會計(jì)電算化工作的初級職能,還沒有對于較高級別的會計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行多多了解和應(yīng)用;(2)有一些企業(yè)對于會計(jì)電算化還缺乏足夠的認(rèn)識,只是單純的認(rèn)為把手工記帳簡單的變?yōu)橛?jì)算機(jī)記帳,有些財(cái)務(wù)人員對于計(jì)算機(jī)知識和操作較為抵觸,這些都嚴(yán)重影響了會計(jì)電算化的實(shí)際操作效果;(3)當(dāng)前,雖然有些企業(yè)使用了會計(jì)電算化系統(tǒng),但是其使用的財(cái)務(wù)軟件通用性不夠,實(shí)際操作過程中容易造成混亂,也不能相互兼容。同時(shí),會計(jì)電算化的人才往往處于初級水平,這是制約會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)一步發(fā)展的重要問題之一。
二、加強(qiáng)并完善會計(jì)電算化內(nèi)部控制的具體措施
既然會計(jì)電算化在當(dāng)前的國際國內(nèi)形勢之下顯得尤為重要,那么,我們必須盡快采取各種措施來切實(shí)加強(qiáng)并不斷完善會計(jì)電算化的內(nèi)部控制工作,這是會計(jì)電算化的核心環(huán)節(jié),也是決定企業(yè)或者單位未來生存和發(fā)展道路的關(guān)鍵性因素。應(yīng)該來說,在當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代,我們的內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的手工做賬的內(nèi)部控制形式轉(zhuǎn)換為電算化的會計(jì)內(nèi)部控制,是非常有必要的。究其原因,會計(jì)電算化的實(shí)施部分改變了手工做賬的內(nèi)控形式,會計(jì)電算化條件下所有會計(jì)人員和會計(jì)崗位的工作和職能發(fā)生了許多變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)電算化的數(shù)據(jù)安全問題日益嚴(yán)重等,都是造成我們必須盡快加強(qiáng)并完善會計(jì)電算化內(nèi)部控制的迫切原因所在。事實(shí)上,會計(jì)電算化本身就給內(nèi)部控制工作提出了新的要求,即確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度,是會計(jì)電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之一;控制操作人員的職能,是會計(jì)電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二;避免會計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險(xiǎn),是會計(jì)電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之三。我們要根據(jù)這些新要求,采取科學(xué)可行的措施來切實(shí)加強(qiáng)會計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制工作。具體來說,筆者認(rèn)為,我們可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng):(1)我們要在電算化環(huán)境下,加強(qiáng)對于會計(jì)數(shù)據(jù)的相關(guān)控制。因?yàn)樵陔娝慊h(huán)境下,會計(jì)數(shù)據(jù)的存儲和處理都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行的,這就必然要求每一個(gè)企業(yè)或者單位都要配備一個(gè)功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,保證會計(jì)數(shù)據(jù)的邏輯性和完整性。會計(jì)電算化軟件要有相應(yīng)的控制程序鑒別所要輸入的數(shù)據(jù),及時(shí)提醒會計(jì)操作人員或拒絕存入數(shù)據(jù)。會計(jì)電算化下數(shù)據(jù)輸出通常表現(xiàn)為數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)打印、數(shù)據(jù)備份及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)刃问?,企業(yè)要保證會計(jì)數(shù)據(jù)的正確性、可讀性及便于他人查閱等。(2)會計(jì)電算化,必然離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,而計(jì)算機(jī)的應(yīng)用又離不開計(jì)算機(jī)硬件和軟件方面的共同支撐。對于計(jì)算機(jī)硬件,我們要經(jīng)常實(shí)施系統(tǒng)維護(hù),盡可能的保證計(jì)算機(jī)運(yùn)行的安全與正常化,避免發(fā)生不必要的意外情況。除了要做好硬件方面的管理與維護(hù)以外,我們也要對計(jì)算機(jī)軟件做好管理與維護(hù)工作,盡量避免非法修改和刪除會計(jì)數(shù)據(jù)的軟件,確保會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性、完整性和安全性。(3)我們要加強(qiáng)和完善會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制,還要切實(shí)加強(qiáng)對于一線的會計(jì)崗位和會計(jì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的控制,努力形成一套合理、有效的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。首先,我們可以做權(quán)限管理,并做好各自的分工,使得相互牽制,相互制約,職權(quán)分離,還可以根據(jù)各自的實(shí)際需要,在保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下,對會計(jì)電算化工作的各個(gè)工作崗位進(jìn)行交叉設(shè)置。對于會計(jì)人員方面,我們要求他們具有高度的專業(yè)精神,還要有高尚的職業(yè)道德,確保會計(jì)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠,防止財(cái)務(wù)機(jī)密外泄;(4)會計(jì)電算化工作中的內(nèi)部控制工作要做好
的話,我們還要做好會計(jì)基礎(chǔ)工作,建立起嚴(yán)格的內(nèi)控制度,加強(qiáng)會計(jì)資料保密及安全性的控制,防止非法進(jìn)入和修改數(shù)據(jù)庫等情況發(fā)生,加強(qiáng)單位內(nèi)部會計(jì)評價(jià)與審計(jì)控制,加強(qiáng)系統(tǒng)日常操作管理控制,不得越權(quán)操作系統(tǒng),形成一整套電算化系統(tǒng)文件,保證系統(tǒng)的安全。我們還應(yīng)該努力加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)控制,保障系統(tǒng)正常運(yùn)行,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制,建立起多層次全方位的安全監(jiān)管體系,并且要加強(qiáng)對會計(jì)人員的培訓(xùn)工作,推動(dòng)會計(jì)工作由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。
總之,會計(jì)電算化內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制工作的重要組成部分,它能夠減少數(shù)據(jù)出錯(cuò)和操作失誤的可能性,是現(xiàn)代化電子技術(shù)飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的必然趨勢,相較于傳統(tǒng)的手工記賬下的內(nèi)部控制,其優(yōu)勢不言而喻。但是,內(nèi)部會計(jì)控制制度中的新問題和新課題已經(jīng)不斷顯現(xiàn)并將持續(xù)出現(xiàn)。針對這種情況,我們有必要盡快采取措施來應(yīng)對各種問題,加強(qiáng)程序操作控制,加強(qiáng)人員職能控制,加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制,加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作等,不斷確立并積極應(yīng)用新的會計(jì)理論和方法,使電算化會計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展,使得電算化會計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善。同時(shí),我們也要注意到會計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制涉及到的一些新情況,比如說數(shù)據(jù)安全性問題,會計(jì)資料的安全存放問題,會計(jì)崗位的不相容性原則問題以及財(cái)務(wù)軟件使用問題等等,盡可能的多方位考慮會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制,真正提高企業(yè)或單位的經(jīng)濟(jì)效益。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]婁合玲.會計(jì)電算化條件下如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制[J].經(jīng)濟(jì)師.2006(7)
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