商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)議模型初探

商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)議作為群體協(xié)調(diào)的主要途經(jīng)，使高管層在共同的主題下聚集起來，溝通思想，增進(jìn)了解，能夠起到集思廣益、統(tǒng)一思想、解決問題的作用。就其本質(zhì)而言，可視其為一種精密的，解決棘手問題的器械。要使它避免徒勞的沖動(dòng)，真正達(dá)到拓寬言路、集智廣益、倡導(dǎo)民主、增強(qiáng)凝聚力的效果，就需要安排好各個(gè)部件，使它們平衡運(yùn)轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)一致，這就需要建立一個(gè)科學(xué)的會(huì)議模型做為藍(lán)本來更好地落實(shí)和體現(xiàn)議事規(guī)則。

一、內(nèi)部會(huì)議的種類及適應(yīng)形式

商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)議根據(jù)其操作形式和議事程序的不同大體可分為三類：重大決策會(huì)議，如股東大會(huì)、董監(jiān)事會(huì)，黨委會(huì)等；議事會(huì)議，如三長(zhǎng)（董事長(zhǎng)、行長(zhǎng)、監(jiān)事長(zhǎng)）辦公會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)；常規(guī)會(huì)議，如定期例會(huì)、晨會(huì)、財(cái)務(wù)信貸等業(yè)務(wù)審批會(huì)。其中，議事會(huì)議是商業(yè)銀行決策團(tuán)隊(duì)處理日常事務(wù)，落實(shí)三會(huì)（股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)）重大決策的主要方式和日常主要工作內(nèi)容。因此，商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)議模型的主要形式即為議事會(huì)議模型，特別是辦公會(huì)議的主要形式。

二、內(nèi)部會(huì)議模型的構(gòu)建原則

銀行內(nèi)部議事型會(huì)議是經(jīng)營(yíng)管理層做選擇定決策的主要方式，這類會(huì)議在遵循一定規(guī)則的前提下，對(duì)具體問題經(jīng)過自由和充分的討論，得出妥善的解決方案。會(huì)議目的不外乎兩種：一是尋求多數(shù)意見并以整個(gè)會(huì)議的名義做出決議；二是集思廣益、充分討論，進(jìn)而提供建議和意見。在實(shí)踐中，商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)議模型的設(shè)計(jì)構(gòu)建，應(yīng)以其根本目的為設(shè)計(jì)原則，使會(huì)議模型有利于及時(shí)全面掌握銀行內(nèi)部各部門工作進(jìn)展情況，從而對(duì)研究處理工作中有關(guān)問題起到促進(jìn)作用，提高工作質(zhì)量和辦事效率。另外，為避免會(huì)議內(nèi)容過于寬泛，導(dǎo)致議事內(nèi)容和動(dòng)議出現(xiàn)混亂，議事內(nèi)容可限于本行內(nèi)部經(jīng)營(yíng)工作。

三、會(huì)議模型的建立

（一）會(huì)議的發(fā)端環(huán)節(jié)及其基本模型

1、會(huì)議的發(fā)端，即為會(huì)議內(nèi)容或者說是議題的形成和動(dòng)議提出的過程。銀行內(nèi)部經(jīng)營(yíng)事務(wù)致使會(huì)議發(fā)端，主要涉及兩個(gè)問題。

一是動(dòng)議的形成，即經(jīng)營(yíng)事務(wù)是否有必要形成議題，最終提交到議事會(huì)議的內(nèi)容中。在衡量事務(wù)提交必要性方面，可依據(jù)股東大會(huì)、董事會(huì)等法人治理組織的授權(quán)范圍，切實(shí)發(fā)揮分管部門及主管領(lǐng)導(dǎo)各自職能，在職能范圍內(nèi)解決相應(yīng)事務(wù)，對(duì)于超出或重大的事務(wù)需要通過一定的提交和溝通程序進(jìn)行逐級(jí)匯報(bào)研究，最終將需要提交會(huì)議程序的事務(wù)篩選出來，提交到議事會(huì)議，否則即為玩忽職守或超權(quán)行事。在事務(wù)處理和提交的整個(gè)過程中，董事會(huì)或核心決策層可以通過提交事務(wù)的性質(zhì)和分管部門及分管領(lǐng)導(dǎo)的處理建議，形成其對(duì)分管部門及該分管領(lǐng)導(dǎo)（職業(yè)經(jīng)理人）的考核參考。

二是提交的程序，即以動(dòng)議、報(bào)告或傳達(dá)訊息的方式將事務(wù)提交給會(huì)眾。議題的形成和提交過程，可以分為兩種形式。一種是“具文制”，即將具體經(jīng)營(yíng)事務(wù)形成書面文字，并由下級(jí)部門寫明相應(yīng)的處理建議，供上級(jí)研究、調(diào)查、采納和決策。該種方式表意明確、針對(duì)性強(qiáng)且有利于催辦和督導(dǎo)，有利于將核心決策層在紛繁的日常事務(wù)中解放出來。但是該種方式的信息流逐級(jí)上報(bào)，逐級(jí)遞減，使決策層不直接指揮事務(wù)運(yùn)作，削弱了核心決策層的直接領(lǐng)導(dǎo)力，核心決策層只得將部分議事權(quán)和落實(shí)督導(dǎo)權(quán)移交給分管部門或會(huì)議組織部門（綜合辦公室），同時(shí)該種方式對(duì)會(huì)議的組織者文字表達(dá)能力有一定要求，行文復(fù)雜，可能導(dǎo)致事務(wù)的拖延或因文字表達(dá)理解有誤而形成執(zhí)行偏差。另一種是“朝會(huì)制”，即逐級(jí)上報(bào)的過程是通過“碰頭會(huì)”和“面談”的方式相互傳達(dá)信息，最終使事務(wù)信息傳達(dá)給核心決策層，由核心決策層在全面掌握事務(wù)細(xì)節(jié)的前提下，決定提交的議題，發(fā)起動(dòng)議。該種方式傳導(dǎo)信息速度快且全面，對(duì)核心決策層處理事務(wù)和駕馭全局的能力要求較高，但容易造成決策層工作量激增，且易形成“集權(quán)制”和“一言堂”。由于朝會(huì)制為傳統(tǒng)的會(huì)議發(fā)端模式，本文不行贅述，主要以具文制運(yùn)作方式來制作商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)議模型。

2、會(huì)議發(fā)端操作模型

我們將會(huì)議發(fā)端進(jìn)行歸納分類后按照具文制運(yùn)作方式可建立下列模型：

（1）部室或分部遇需總行裁決的問題時(shí)：

各部室或分部遇有關(guān)問題需領(lǐng)導(dǎo)班子審議裁決，或高層主管領(lǐng)導(dǎo)授意相關(guān)部室將某些重要問題交“辦公會(huì)”研究時(shí)，各部室首先將這些問題草擬成議題，必須在議題中說明本部室意見和計(jì)劃解決問題的基本措施;

（2）各支行或其他經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)（前臺(tái)部室或辦事處）遇需總部裁決問題時(shí)：

A各支行其他經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)先請(qǐng)示對(duì)口部室或分部解決，如果不能決定或需要其他部室協(xié)同，則主管部室會(huì)同支行或其他經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，如主管領(lǐng)導(dǎo)不能決定，則呈報(bào)支行或其他經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)形成書面議題，并在議題中明確本單位和主管部室意見及計(jì)劃解決問題的基本措施;

B各部室或分部、支行或其他經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)會(huì)議議題要簡(jiǎn)捷明了、客觀真實(shí)，提出的意見和措施要公正、公平；

C凡支行或其他經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)上報(bào)的議題，先交綜合辦公室機(jī)要人員登記后轉(zhuǎn)交相關(guān)部室，以防推托延誤。

（3）議題的上報(bào)和動(dòng)議的形成

動(dòng)議必須有參加會(huì)議的高管層分管領(lǐng)導(dǎo)（副行長(zhǎng)以上）發(fā)起。

A議題草擬后，呈報(bào)單位將議題上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，接受主管領(lǐng)導(dǎo)審閱和詢問，需上會(huì)議題，由主管主任在議題上簽署同意上會(huì)意見。

B議題由主管主任簽閱完畢，呈報(bào)單位應(yīng)將簽批后的議題于當(dāng)日轉(zhuǎn)交綜合辦公室形成會(huì)議材料，已備會(huì)議討論時(shí)翻閱。

（二）動(dòng)議的討論和決策形成環(huán)節(jié)及其基本模型

1、動(dòng)議的討論和決策形成過程，就是以討論或辯論的方式使各方面得以充分表達(dá)不同意見，來體現(xiàn)公眾意志意志，最終制定科學(xué)的決策，落實(shí)董事會(huì)既定目標(biāo)的過程。

一是公眾意志先于分部或部門的權(quán)利。銀行內(nèi)部根據(jù)《章程》有權(quán)制定與會(huì)成員必須遵守的規(guī)則。在部門權(quán)利與公眾意志發(fā)生沖突時(shí)，公眾意志優(yōu)先。

二是會(huì)議主席（董事長(zhǎng)或執(zhí)行主席）是仲裁者，監(jiān)事會(huì)或監(jiān)事長(zhǎng)是復(fù)議者。會(huì)議主席不能任意改變議程，否則成員可以提出程序問題，質(zhì)疑主席的決定；對(duì)于主席的裁決，監(jiān)事會(huì)或監(jiān)事長(zhǎng)有權(quán)提出復(fù)議而將裁決權(quán)交給會(huì)眾討論或表決；分歧問題可以要求分組表決。

三是每位成員都可提出動(dòng)議、提問、參加表決同時(shí)負(fù)有遵守規(guī)則、服從會(huì)議決定和保密等義務(wù)。

四是一個(gè)時(shí)刻只能考慮一個(gè)問題，只能有一人發(fā)言。當(dāng)前未決問題在討論中時(shí)，提出與它不直接相關(guān)的動(dòng)議是不合規(guī)的。并且，一旦一位成員已經(jīng)主席認(rèn)可而取得發(fā)言權(quán)，其他成員不得打斷他。一旦某個(gè)問題已經(jīng)做出決定，在本次會(huì)議上再提出相同或者類似的問題是不合規(guī)的。不過，有一類專門的動(dòng)議可以使已經(jīng)做成決定的動(dòng)議得到組織的重新考慮，這類動(dòng)議稱為恢復(fù)性動(dòng)議，即在股東大會(huì)的授權(quán)范圍內(nèi)監(jiān)事會(huì)或監(jiān)事長(zhǎng)的復(fù)議。

2、動(dòng)議的討論和決策形成操作模型

A綜合辦公室根據(jù)所交議題內(nèi)容進(jìn)行整理，及時(shí)提醒會(huì)議主席召集內(nèi)部會(huì)議；

B會(huì)議過程按照機(jī)要人員擬定的具文順序逐一討論，與會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)（在議題上簽字的主管領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)責(zé)主動(dòng)議的提出、解釋和申辯，并對(duì)各項(xiàng)擬解決的建議進(jìn)行分析，供會(huì)議決策；

C遇急需審議，又不能及時(shí)召開會(huì)議商定的議題，由機(jī)要人員以分別征求意見等方式傳閱各領(lǐng)導(dǎo)成員，簽署意見，經(jīng)各領(lǐng)導(dǎo)審閱完畢， 達(dá)成共識(shí)，核心決策層決定后，形成紀(jì)要（會(huì)議的官方書面記錄）。

（三）反饋落實(shí)環(huán)節(jié)及其基本模型

1、落實(shí)和反饋過程，即會(huì)議意見的下傳過程，是最終形成實(shí)質(zhì)性效果的關(guān)鍵一環(huán)，因此必須輔助以有效的考核手段，委派專門人員進(jìn)行落實(shí)和督導(dǎo)。在商業(yè)銀行內(nèi)部主要涉及分管領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)要人員和考核部門。其中，分管領(lǐng)導(dǎo)確保會(huì)議決議的部署和完成，機(jī)要人員負(fù)責(zé)決議信息的傳導(dǎo)和執(zhí)行依據(jù)的合法合規(guī)性，考核部門負(fù)責(zé)落實(shí)效果的考核，其考核意見直接對(duì)會(huì)議執(zhí)行主席負(fù)責(zé)，考核結(jié)果也需要經(jīng)核心決策層批準(zhǔn)方能生效。

2、反饋落實(shí)操作模型

會(huì)議決策意見或決定大體以四種方式進(jìn)行落實(shí)和反饋：

A以紅頭或非正式文件方式下發(fā)；紅頭文件需主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，綜合辦公室下發(fā)；非正式文件需主管行長(zhǎng)簽發(fā)，由相關(guān)部室或分部下發(fā);

B分管領(lǐng)導(dǎo)向承辦單位布置落實(shí)；對(duì)于布置工作后，仍然沒有落實(shí)的單位，則由主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令機(jī)要人員下發(fā)催辦或督辦，進(jìn)入催督辦程序；

C機(jī)要人員以會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)進(jìn)行傳達(dá)，遇緊急事件直接下發(fā)催辦；對(duì)沒有完成催辦任務(wù)的承辦單位進(jìn)行考核通報(bào);

D遇不需以紅頭文件、非正式文件或催督辦形式下發(fā)的，必須短期形成規(guī)范執(zhí)行的，由機(jī)要人員形成書面會(huì)議意見，由主管行長(zhǎng)或相關(guān)管理人員許可后下發(fā)執(zhí)行單位；

E機(jī)要人員需對(duì)辦結(jié)事項(xiàng)進(jìn)行追蹤登記，對(duì)各項(xiàng)落實(shí)情況進(jìn)行如實(shí)記錄，為考核部門提供考核依據(jù)。

（作者單位：滄州融信農(nóng)村商業(yè)銀行）