新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理策略探究

■ 劉大巧

新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理策略探究

■ 劉大巧

高校學(xué)生檔案是高校檔案資源的重要組成部分，它既能為用人單位提供人才信息，又能為學(xué)校教育決策提供依據(jù)。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在檔案內(nèi)容不完整、檔案意識(shí)薄弱、檔案信息化建設(shè)程度低等問(wèn)題，論文就此提出加強(qiáng)高校檔案治理，完善學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，普及檔案教育及加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等對(duì)策。

高校 學(xué)生檔案 檔案管理 利用

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間個(gè)人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及其重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，隸屬于人事檔案范疇。高校學(xué)生檔案包含高中檔案、大學(xué)成績(jī)單、高中畢業(yè)生登記表、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、體檢表等內(nèi)容。大學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校將派發(fā)的報(bào)到證等資料放入學(xué)生檔案中，以報(bào)到證為依據(jù)，將學(xué)生檔案按一定的程序轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門，若畢業(yè)生的就業(yè)單位不接收學(xué)生檔案，可委托人才交流機(jī)構(gòu)保管，至此，學(xué)生檔案便轉(zhuǎn)為人事檔案。學(xué)生時(shí)期形成的學(xué)生檔案材料，是一個(gè)人在求學(xué)期間形成的有關(guān)材料，是人事檔案不可缺少的重要組成部分。高校學(xué)生檔案既能為用人單位使用人才提供信息和數(shù)據(jù)，又是做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)，在入黨、就業(yè)、職稱評(píng)定、婚育證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)、各種政審、辦理社會(huì)保險(xiǎn)，以及開(kāi)具出國(guó)、求學(xué)（考研、考博等）有關(guān)證明方面發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案意識(shí)薄弱

首先，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案重視程度不夠。由于高校部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，長(zhǎng)期不重視，認(rèn)為只要保證檔案不丟即可，所以在經(jīng)費(fèi)、檔案管理設(shè)施、人員配置等方面都存在不到位的現(xiàn)象，這嚴(yán)重阻礙了學(xué)生檔案管理的有序展開(kāi)。據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有些高校的學(xué)生檔案管理缺乏檔案柜、打印機(jī)、檔案庫(kù)房等基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備。有些高校學(xué)生檔案管理員是退休人員在兼職管理，這些都嚴(yán)重阻礙了學(xué)生檔案管理的有序開(kāi)展。其次，學(xué)生對(duì)檔案認(rèn)識(shí)程度太低。筆者曾針對(duì)151名在校大學(xué)生檔案意識(shí)進(jìn)行過(guò)調(diào)研，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，僅有7.95%的大學(xué)生很清楚學(xué)生檔案的內(nèi)容，14.57%的大學(xué)生則完全不知道學(xué)生檔案包括哪些材料；11.26%的大學(xué)生則完全不知道學(xué)生檔案有什么作用；24.5%的學(xué)生完全不知道畢業(yè)后如何處理自己的檔案；在“畢業(yè)后進(jìn)入非公或民營(yíng)企業(yè)，你的檔案應(yīng)存放在哪里？”52.98%的同學(xué)認(rèn)為應(yīng)存放在企業(yè)人力部門，18.54%則不知道檔案應(yīng)該存放在哪里。大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)識(shí)模糊，不清楚學(xué)生檔案的管理及處理流程。

2.棄檔、重新建檔現(xiàn)象普遍

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革，非公有制企業(yè)增多。非公企業(yè)在錄用和管理員工時(shí)不注重檔案里的歷史描述，更注重求職者簡(jiǎn)歷和工作能力體現(xiàn)的證明材料，這導(dǎo)致許多從業(yè)者對(duì)檔案的概念和重要性認(rèn)識(shí)模糊。據(jù)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心、北京市人才服務(wù)中心、中國(guó)上海人才市場(chǎng)、中國(guó)北方人才市場(chǎng)、中國(guó)南方人才市場(chǎng)以及四川、貴州等省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)至少有60萬(wàn)“棄檔族”。[1]與之相應(yīng)的“重新建檔”日漸興起。有的單位在引進(jìn)人才時(shí)，因轉(zhuǎn)遞檔案困難，承諾“重新建檔”，檔案的缺失并不影響今后的職業(yè)生涯。據(jù)云南大學(xué)檔案館檔案利用統(tǒng)計(jì)，2015年共有51人到檔案館查詢檔案去向，232人因檔案缺失或丟失而來(lái)補(bǔ)檔；2016年共有65人到檔案館查詢檔案去向，共345人來(lái)補(bǔ)檔。對(duì)學(xué)生檔案的內(nèi)容及重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致棄檔、重新建檔現(xiàn)象普遍。

3.學(xué)生檔案內(nèi)容不完整

教育部第27號(hào)令（《高等學(xué)校檔案管理辦法》）增設(shè)了學(xué)生類檔案，歸檔范圍主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料來(lái)自于教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委、院系學(xué)生工作部門及學(xué)校其他與學(xué)生相關(guān)的部門，因而在檔案的收集、整理、利用中存在多頭管理和歸檔不全的局面。實(shí)際工作中，各部門與高校檔案機(jī)構(gòu)之間缺乏統(tǒng)一有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，容易造成學(xué)生檔案存在錯(cuò)誤、不完整、重復(fù)、遺漏等問(wèn)題，造成學(xué)生檔案的缺失。另外，高校重視教學(xué)過(guò)程管理，對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)原始資料的保存和整理不夠重視。重視對(duì)紙質(zhì)材料的收集，對(duì)照片檔案等其他介質(zhì)的檔案涉及很少。另外，檔案材料內(nèi)容較空泛，如評(píng)語(yǔ)大多千篇一律，不能準(zhǔn)確反映學(xué)生情況。這些均導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容不完整，不能全面反映大學(xué)生的真實(shí)面貌。

4.檔案信息化建設(shè)程度偏低

隨著我國(guó)檔案事業(yè)信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)取得了明顯成績(jī)，但各地檔案事業(yè)發(fā)展水平參差不齊，信息化程度也有差異。高校學(xué)生檔案的管理較多依賴于手工操作，計(jì)算機(jī)通常作為信息錄入、查找檢索等輔助學(xué)生檔案管理。大多數(shù)高校的學(xué)生檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理，查找利用不方便。一方面，由于未進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，大學(xué)生畢業(yè)后，難以追蹤個(gè)人檔案去向。在管理學(xué)生檔案時(shí)，有的管理部門會(huì)自主研發(fā)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生檔案管理，但系統(tǒng)大多是記錄學(xué)生的基本信息，查看學(xué)生檔案目錄，未能實(shí)現(xiàn)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)體管理。另一方面，由于系統(tǒng)是自主研發(fā)的，難以實(shí)現(xiàn)共享，學(xué)生畢業(yè)后，這些信息系統(tǒng)則形成一個(gè)一個(gè)的“信息孤島”，難以實(shí)現(xiàn)共享。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題原因分析

1.高校檔案普及教育長(zhǎng)期缺失

學(xué)校對(duì)檔案知識(shí)宣傳方式單一。學(xué)生往往是因?yàn)樽陨硇枰?，?shí)際查檔后才得以了解學(xué)校管理檔案的模式，在此過(guò)程又常常面臨不知去往何處查詢的窘境。部分高校會(huì)在本校網(wǎng)站上公布檔案管理、檔案利用、學(xué)生檔案作用的基本常識(shí)，但由于大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案缺乏系統(tǒng)、深刻的認(rèn)識(shí)，又受檔案無(wú)用論的誤導(dǎo)，導(dǎo)致大學(xué)生很少關(guān)注檔案管理或檔案利用的信息。大學(xué)生不清楚學(xué)生檔案與人事檔案的關(guān)系，不了解學(xué)生檔案的內(nèi)容，對(duì)學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致對(duì)學(xué)生檔案不關(guān)注、不重視。大學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)前夕是進(jìn)行檔案常識(shí)教育的最好階段，大多學(xué)校偏重于進(jìn)行校史及館藏的教育，缺乏學(xué)生檔案的系統(tǒng)教育。學(xué)生不清楚學(xué)生檔案與人事檔案的關(guān)系，缺乏對(duì)學(xué)生檔案系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，而檔案機(jī)構(gòu)在這方面的宣傳方式單一，普及面窄，導(dǎo)致學(xué)生檔案“養(yǎng)在深閨無(wú)人知”。

2.高校檔案管理機(jī)制不健全

一方面，學(xué)校檔案管理較為混亂。學(xué)生檔案分別由學(xué)生處和研究生院保管，學(xué)生檔案來(lái)源于教務(wù)處、學(xué)生處、招生辦、學(xué)院、團(tuán)委等多個(gè)部門，因而在檔案的收集、整理、利用中存在多頭管理的局面。綜合檔案由學(xué)校檔案館保管，而學(xué)生類檔案與綜合檔案中的教學(xué)檔案多有交叉、重合，這便造成交叉管理的現(xiàn)象，檔案管理較為混亂。另一方面，檔案館只負(fù)責(zé)管理綜合檔案，檔案館難以對(duì)學(xué)生檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。人事處、組織部負(fù)責(zé)管理干部人事檔案，對(duì)學(xué)生檔案的管理難以進(jìn)行監(jiān)督。學(xué)生檔案處于“兩不管”的尷尬境地。由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，學(xué)生檔案的收集、整理、保管多是按慣例進(jìn)行，難以保證學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。例如：一些單位在接收學(xué)生檔案后未填寫(xiě)回執(zhí)單內(nèi)容，甚至不退回回執(zhí)單，這給學(xué)生檔案管理帶來(lái)了極大的不便。

3.學(xué)生檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、格式不統(tǒng)一

雖然高校的學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，但是到目前為止，無(wú)論是中共中央組織部和國(guó)家教育部，都沒(méi)有對(duì)學(xué)校的學(xué)生檔案管理有較為詳盡的管理規(guī)定。一般，學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以及中共中央組織部《干部檔案工作條例》及其實(shí)施細(xì)則來(lái)開(kāi)展的。由于國(guó)家沒(méi)有就學(xué)生檔案的歸檔范圍、歸檔格式、檔案審查進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，各地對(duì)學(xué)生檔案歸檔沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。以“高校學(xué)生登記表”和“授予學(xué)士學(xué)位決定”為例，有的高校有這兩份表格，而有的高校則沒(méi)有，2009年中共中央組織部下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定>的通知》，各地開(kāi)展清查干部人事檔案，對(duì)于缺少“高校學(xué)生登記表”和“授予學(xué)士學(xué)位決定”的畢業(yè)生而言，均需返校查閱相關(guān)檔案并出具證明。歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，歸檔格式不統(tǒng)一，使得學(xué)生檔案難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的統(tǒng)一管理。

三、高校學(xué)生檔案管理改革思路和措施

1.加大宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案意識(shí)薄弱，不僅指大學(xué)生，也包括管理人員及基層檔案員，更包括普通大眾。加強(qiáng)對(duì)檔案、檔案法及檔案工作的宣傳，宣傳對(duì)象包括大學(xué)生，也包括教職人員及檔案工作者。普及檔案基本知識(shí)，有助于深化大眾對(duì)檔案及檔案事業(yè)的認(rèn)識(shí)，從而增強(qiáng)檔案意識(shí)。在新生入學(xué)及畢業(yè)前夕等黃金階段，通過(guò)授課、講座、參觀、實(shí)習(xí)等方式，普及檔案法、檔案管理等基本常識(shí)。對(duì)于基層檔案員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)及繼續(xù)教育，不斷提升業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變“重收集保管、輕利用宣傳”的做法。充分利用網(wǎng)站、微信、微博、慕課等新型方式，提供檔案知識(shí)普及和在線咨詢業(yè)務(wù)。另外，加強(qiáng)檔案利用宣傳工作，改變?nèi)藗儗?duì)檔案的常規(guī)認(rèn)識(shí)，把檔案利用宣傳工作滲透到社會(huì)的各個(gè)方面，讓大眾在檔案利用中體會(huì)到檔案的現(xiàn)實(shí)作用和意義，增強(qiáng)大眾與檔案工作的參與度，從而逐漸轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

2.加強(qiáng)檔案治理，營(yíng)造良好管理環(huán)境

2013年十八屆三中全會(huì)提出“推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”，2014年國(guó)家檔案局檔案館（室）司將推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化作為該司2014年工作重點(diǎn)，2016年國(guó)家檔案局將“完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”寫(xiě)入全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要。將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校檔案管理考核體系中，并有專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)學(xué)生檔案監(jiān)管事宜。將學(xué)生檔案管理納入全?？?jī)效考核管理，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)壓力與激勵(lì)機(jī)制，改變傳統(tǒng)上檔案工作自我封閉、自成體系的現(xiàn)狀。形成學(xué)生檔案工作人員的繼續(xù)教育的制度，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。為學(xué)生檔案管理配備必要的硬件與軟件，庫(kù)房、檔案裝具等為必要設(shè)備，引入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，為學(xué)生檔案管理營(yíng)造良好的軟、硬件環(huán)境。

3.完善規(guī)章制度，實(shí)行高校檔案統(tǒng)一管理

當(dāng)前，學(xué)生檔案多由學(xué)生部門進(jìn)行管理，檔案行政部門對(duì)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)主要集中在綜合檔案上，幾乎不涉及學(xué)生檔案。學(xué)生檔案屬于人事檔案范疇，但組織部、人事處主要監(jiān)管教職工檔案，對(duì)學(xué)生檔案的管理缺乏監(jiān)督與指導(dǎo)。因此，有必要將學(xué)生檔案納入學(xué)校檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，以確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。將本科生檔案、研究生檔案、綜合檔案集中納入檔案進(jìn)行集中管理，便于改善高校檔案管理機(jī)制，解決學(xué)生檔案多頭管理現(xiàn)象，從而更好地開(kāi)發(fā)利用學(xué)生檔案資源。依據(jù)《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合本校學(xué)生檔案工作實(shí)際，制定本校的學(xué)生檔案收集歸檔規(guī)定及實(shí)施細(xì)則，建立學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)歸檔制度，不斷補(bǔ)充、完善學(xué)生檔案。

4.堅(jiān)持適度開(kāi)放原則，加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)

學(xué)校檔案工作要從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)，同時(shí)大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)的需要。實(shí)踐證明，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理學(xué)生檔案，不僅成為學(xué)生檔案管理的重要手段，而且對(duì)于開(kāi)發(fā)和利用學(xué)生檔案信息有著重要作用。提倡學(xué)生檔案歸檔時(shí)實(shí)行“雙套制”，紙質(zhì)與電子版同時(shí)歸檔，對(duì)于沒(méi)有電子版的文件材料，積極進(jìn)行數(shù)字化處理，以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案增量電子化，存量數(shù)字化，并依托檔案管理軟件對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。學(xué)生檔案目錄可供本人查閱，對(duì)于不涉及保密的內(nèi)容，如：成績(jī)單、入黨入團(tuán)時(shí)間、獲獎(jiǎng)證書(shū)等，可對(duì)本人開(kāi)放。加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和研究，以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)生可通過(guò)學(xué)號(hào)、姓名等字段作為檢索詞來(lái)查詢個(gè)人檔案的去向，熟知檔案內(nèi)容，以便加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，從而更好地補(bǔ)充和完善檔案內(nèi)容。

★本文為云南省檔案局科技項(xiàng)目“云南省高校畢業(yè)生檔案管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2016-Y-125-0035）階段性研究成果。

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作者單位：云南大學(xué)檔案館