21世紀(jì)信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

靳聚寒

［摘要］ 隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和管理水平的日臻完善，21世紀(jì)醫(yī)院檔案管理工作也要跟緊時代步伐。本文對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行探討、分析，針對存在的問題，提出了一些解決的對策，以期推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。

［關(guān)鍵詞］ 信息化； 檔案管理； 現(xiàn)狀； 對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 070

［中圖分類號］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0120- 01

隨著信息化時代的到來與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院管理也將朝著網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展。而作為醫(yī)院工作重要組成部分的檔案管理及檔案管理的信息化也要進(jìn)一步加強(qiáng)，從而更好地為醫(yī)學(xué)科研和臨床教學(xué)服務(wù)，進(jìn)一步滿足廣大醫(yī)務(wù)人員及社會公眾對醫(yī)療信息的需求。因此，對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)顯得尤為重要。

１ 對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的意義

（1） 隨著社會的發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷提高，以及各種社會保險、商業(yè)保險以及醫(yī)療科研等項(xiàng)工作的開展，醫(yī)務(wù)人員、社會公眾對醫(yī)院檔案信息的需求也日益增多，同時也對檔案的服務(wù)信息提出了更高的要求。所以，對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)顯得非常有必要，同時，社會的發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)，因而，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理面臨著新的改革。在這種新形勢下，醫(yī)院檔案管理只有面對現(xiàn)實(shí)，接受挑戰(zhàn)，重視檔案管理的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，才能夠更好地促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)和社會各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

（2） 由于受現(xiàn)代設(shè)備、管理意識以及技術(shù)等各方面的影響，有些醫(yī)院在檔案管理方面還存在很多不足，對于檔案管理，有些還是依靠手工進(jìn)行操作管理，對檔案的管理技術(shù)落后，利用率低下。對檔案進(jìn)行信息化處理，則可以使以上這些問題得到解決，不僅使檔案管理人員能夠節(jié)省大量時間，工作條件得到很大改善，而且，當(dāng)檔案信息需要修改時，只需在鍵盤上輸入指令，就可以進(jìn)行自如地操作，工作效率大大提高。不僅如此，檔案的信息化管理，還可以加快檔案檢索速度，縮短檢索時間，使用起來更加簡便，提高辦事效率。另外，檔案信息化管理還可以使檔案得到共享與整合，不僅可以擴(kuò)大檔案的應(yīng)用程度，還便于各科室的瀏覽使用，使檔案信息能夠得到同時利用、反復(fù)使用。

（3） 對檔案進(jìn)行信息化管理，不僅可以減少費(fèi)用支出，還能節(jié)省空間。傳統(tǒng)的檔案管理，大部分是通過手工記錄在本子上，這樣，過去了若干年后，紙質(zhì)檔案數(shù)量會慢慢增多，不僅使費(fèi)用增多，還占據(jù)很大空間。對檔案進(jìn)行信息化管理，可以減少費(fèi)用與空間的支出，同時，對檔案進(jìn)行信息化管理，可以避免檔案被多次使用產(chǎn)生的破損，可以更好地保護(hù)檔案并避免丟失。

２檔案信息化管理現(xiàn)狀探討

（１） 傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，受各方面因素的影響，還處于封閉、松散、傳統(tǒng)的管理模式，這與信息化管理還存在一定的差距。主要表現(xiàn)在以下兩個方面：① 相關(guān)管理人員還沒意識到信息化管理是社會發(fā)展的需要，對檔案進(jìn)行信息化管理沒有明確的認(rèn)識。② 有些檔案管理人員思想還處于傳統(tǒng)意識，擔(dān)心檔案信息化管理后自己無法勝任，現(xiàn)有的知識有限而又不主動去學(xué)習(xí)。

（２） 部分醫(yī)院的檔案管理不集中，分部門對檔案進(jìn)行管理，檔案管理顯得比較凌亂松散。比如，有的醫(yī)院把辦公室和檔案室集中在一起，既是檔案室也是辦公室，且具體的檔案由各部門分散管理，且都是手工抄錄，顯得不夠集中。雖然后來已有不少醫(yī)院進(jìn)行信息化管理，但還處于單一的模式，管理水平過于原始，未能把信息化檔案管理很好地加以利用。

（３） 部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，對檔案信息化管理的硬件設(shè)施配備不夠齊全。有些醫(yī)院根本沒有把檔案管理設(shè)備納入計劃范疇，使得檔案管理未能與醫(yī)療的建設(shè)同步進(jìn)行。

（４） 檔案管理人員素質(zhì)較低，跟不上時代的發(fā)展。由于目前很多醫(yī)院檔案管理人員大部分不是專業(yè)人員，對計算機(jī)的使用能力相對較低，對于檔案的數(shù)據(jù)維護(hù)及簡單的程序設(shè)計更是無能為力。

３提高檔案信息化管理的對策

（１） 醫(yī)院要高度重視，從實(shí)際出發(fā)，制定出一系列檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)方案。醫(yī)院檔案信息化管理是不是能順利進(jìn)行，關(guān)鍵還在于醫(yī)院的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是否積極參與。特別是分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，更要及時轉(zhuǎn)變觀念，要從思想上提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，努力推進(jìn)檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。要對檔案進(jìn)行信息化管理，必須先建立健全檔案管理機(jī)制，有計劃、有步驟、較系統(tǒng)地統(tǒng)籌安排，使檔案信息化建設(shè)有序進(jìn)行。

（２） 醫(yī)院要對檔案信息化建設(shè)配備相關(guān)設(shè)施。① 醫(yī)院要實(shí)施檔案信息化建設(shè)，就要加大投入，配備有相關(guān)的檔案設(shè)備，對于信息化建設(shè)所需要的計算機(jī)、掃描儀、速印機(jī)、復(fù)印機(jī)等等，要配備齊全，并對醫(yī)院各科室、各部門建立好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以加快檔案的信息化管理。② 可以在本醫(yī)院內(nèi)建立局域網(wǎng)，對檔案信息資源積極開發(fā)，以實(shí)現(xiàn)信息互動、資源共享。

（３） 保證檔案信息化管理安全有序進(jìn)行。醫(yī)院檔案管理涉及到安全問題，而檔案的安全問題又是檔案信息化面臨的難題。從這個問題出發(fā)，醫(yī)院不僅要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，要配有嚴(yán)密的安全管理機(jī)制，要對信息檔案管理建立健全保障制度，還要具備網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對措施，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。不僅如此，在對檔案進(jìn)行信息化管理的同時，還要保存好紙質(zhì)檔案，以防患于未然，使得檔案能夠安全地得到保護(hù)。

（４） 對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院要實(shí)行檔案信息化管理，檔案管理人員是重要參與者。所以，這就要求檔案管理人員在具備相關(guān)的檔案管理的專業(yè)知識外，對于計算機(jī)的簡單操作和維護(hù)，要熟練掌握。醫(yī)院的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭做好組織檔案信息化管理的培訓(xùn)工作。由有專業(yè)知識的專家或?qū)W者對檔案管理人員及醫(yī)院相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)大家容易忽略、不夠重視的環(huán)節(jié)，創(chuàng)建出科學(xué)的管理培訓(xùn)模式。培養(yǎng)出一批能熟練進(jìn)行信息化檔案管理的專業(yè)人才，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理工作向著健康的發(fā)展軌道邁進(jìn)。

主要參考文獻(xiàn)

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