電算化會計檔案管理之我見

朱小軍

［摘要］ 隨我國會計工作的深入發(fā)展, 會計檔案管理工作愈來愈多地引起各方管理人員的重視,現(xiàn)代的會計檔案管理不同于以往的人工會計檔案的管理,其采用計算機記賬,同時還有各種現(xiàn)代化的載體工具,本文具體分析了新的時代形勢下會計檔案管理工作中存在的各種問題,并提出了相應(yīng)的解決方法，以期望單位會計檔案管理水平能不斷地提高。

［關(guān)鍵詞］ 會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0008- 02

1電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。筆者根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。

（2）傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤，即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

（5）實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。

2當前企事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理法規(guī)不完善

有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.２ 網(wǎng)絡(luò)的安全隱患

首先，計算機系統(tǒng)由許多部分組成，每個部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統(tǒng)的自身安全和保護功能也非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運行并發(fā)揮作用，會計軟件對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理是否真實、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。 2.3 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識，電子檔案管理意識薄弱，導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3會計檔案管理解決措施

（1）規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下3個方面：①訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。②綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。③各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

（２）確保會計檔案安全。①要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權(quán)限，在會計電子檔案管理中負有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴格崗位責(zé)任制，加強相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護措施，根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)采用“ＡＢ備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應(yīng)遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。③對傳輸、存檔的會計檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。④對保存有會計檔案數(shù)據(jù)的計算機應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Ｉｎｔｅｒｎｅｔ互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關(guān)的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

（3）加強會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人：①必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；②會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。

（4）完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。

（5）加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

總之，企事業(yè)單位財務(wù)部門要依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高會計檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟運行提供服務(wù)。

主要參考文獻

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