煤炭企業(yè)基層檔案管理工作面臨的問題及對策

李莉

企業(yè)檔案是一個企業(yè)生產經營、改革改制和技術研發(fā)等活動的真實記錄，既記載企業(yè)發(fā)展的歷史原貌，又是企業(yè)正確決策的參謀助手。檔案管理是企業(yè)管理的基礎性工作，是企業(yè)管理水平、工作質量和工作效率的直接體現(xiàn)。隨著煤炭企業(yè)產業(yè)結構的調整優(yōu)化，當前煤炭企業(yè)的檔案管理工作已經不能完全適應企業(yè)發(fā)展的要求。如何進一步加強和改進煤炭企業(yè)基層檔案管理工作，更好地為煤炭企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展服務，是擺在煤炭企業(yè)各級檔案管理人員面前的一項重要而緊迫的任務。

一、煤炭企業(yè)基層檔案管理工作面臨的形勢

近年來，煤炭企業(yè)抓住國家經濟快速發(fā)展的歷史機遇，不斷深化改革改制，加快煤炭資源重組整合，確立新的發(fā)展思路，實施新的發(fā)展戰(zhàn)略，煤炭企業(yè)得到了長足發(fā)展。但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)管理面臨的情況也日趨復雜，檔案管理工作同樣面臨著新形勢和新任務。

1.煤炭企業(yè)的快速發(fā)展對檔案管理工作提出了新要求

煤炭企業(yè)產業(yè)集中度不斷提高，技術水平持續(xù)提升，產品結構也在不斷發(fā)生變化。煤炭企業(yè)的各項生產經營決策，很多時候要求利用檔案信息作為決策參考。而如今煤炭企業(yè)的檔案，有文書檔案、技術檔案、會計檔案、聲像檔案等等，層次繁多，種類復雜。如何快速便捷地收集到所需要的檔案信息資源，要求檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的服務方式，有效促進檔案信息資源的開發(fā)利用，為推動企業(yè)又好又快發(fā)展服務。

2.煤炭企業(yè)的整合重組給檔案管理工作帶來了新情況

在煤炭企業(yè)改革改制過程中，涉及企業(yè)的資產重組、產權變更、人員剝離等一系列問題，需要對相關檔案進行科學處置和妥善保管。另外，在煤炭企業(yè)橫向擴張過程中，企業(yè)的生產規(guī)模和經營規(guī)模不斷擴大，逐步形成了一批跨地區(qū)、跨行業(yè)的子公司。由于地區(qū)和行業(yè)的差異，造成檔案管理水平參差不齊，使檔案管理工作面臨的情況更加復雜。

3.信息化技術的迅猛發(fā)展對檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)

隨著計算機技術和網絡技術的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理手段已經無法適應辦公自動化的要求。隨著信息化技術的普遍應用，煤炭企業(yè)在生產經營活動中形成了大量的電子文檔。如何規(guī)范電子文件的管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存好企業(yè)的歷史記錄，對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

二、煤炭企業(yè)基層檔案管理工作存在的主要問題

由于歷史原因，煤炭企業(yè)的發(fā)展經歷了非常曲折的歷程，基層檔案管理工作同樣歷經波折。隨著企業(yè)經營環(huán)境的不斷變化，煤炭企業(yè)發(fā)展對檔案管理工作的要求越來越高。目前，煤炭企業(yè)基層檔案管理工作還存在一些不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對檔案管理工作缺乏足夠的重視

長期以來，煤炭企業(yè)相當一部分人員包括部分領導干部，對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案管理工作就是簡單的保管事務性工作，不能創(chuàng)造經濟效益，只要“守好攤”，能做到檔案不丟失，不泄密，能應付查閱檔案就可以。有些規(guī)模較小的基層單位由于定員緊張，沒有設置專門的檔案機構和專業(yè)檔案管理人員，造成檔案管理混亂，檔案管理工作難以適應現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。

2.檔案管理工作管理力度不到位

有些基層煤炭企業(yè)基本上沒有專門的檔案管理機構，只設置兼職檔案人員。這些檔案管理人員沒有經過系統(tǒng)的檔案知識培訓，業(yè)務水平不高。而且多數人往往身兼多職，對檔案工作業(yè)務投入精力不足，一定程度影響了檔案工作的質量和水平。另外，有些煤炭企業(yè)對檔案缺乏統(tǒng)一管理，檔案分散保管在多個職能部門，造成很多檔案實行簡單的“信袋式”管理，給檔案信息的查閱和利用帶來很大不便。

3.檔案管理的相關規(guī)章制度落實不到位

從總體來看，煤炭企業(yè)也制訂了一些檔案管理的規(guī)章制度，但由于種種原因，這些制度規(guī)定大多都沒有得到很好的落實。同時，部分煤炭企業(yè)對檔案管理工作的硬件設施投入不足，導致檔案管理仍然停留在相對傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理工作手段簡單，管理方法單一。檔案信息資源也沒有得到有效利用，難以適應企業(yè)快速發(fā)展的要求。

4.各類檔案收集和整理需要進一步規(guī)范

煤炭企業(yè)近幾年發(fā)展較快，一些規(guī)模較小的煤炭企業(yè)實施關停并轉，再加上檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，一些檔案資料漏失的現(xiàn)象比較普遍。在檔案收集歸檔過程中，相應的工作考核機制不明確，想交就交，不想交就不交。一些檔案在立卷過程中，有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。

三、加強煤炭企業(yè)基層檔案管理工作的主要措施

1.建立健全檔案管理工作組織機構

煤炭企業(yè)要加強檔案宣傳工作，充分展示檔案工作在企業(yè)改革和建設中的重要作用，提高全員的檔案意識，引導各級領導干部和檔案管理人員從思想上充分認識檔案管理工作的重要性和緊迫性。各基層企業(yè)應該明確檔案工作的主管領導，明確檔案工作的主管部門，設置具有獨立職能的檔案工作機構，配備具有專業(yè)技術知識和能力的專職檔案工作人員，注重提高檔案管理人員的工資待遇，并保持人員的相對穩(wěn)定，確保檔案工作的順利開展。

2.不斷加強檔案管理人員隊伍建設

煤炭企業(yè)應該積極創(chuàng)造條件，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，逐步培養(yǎng)一批具有實際工作經驗、掌握現(xiàn)代知識和專業(yè)技能、政治素質較好的檔案工作專家隊伍。建立企業(yè)檔案專家人才庫，為組織開展項目檔案驗收、專題培訓、編研利用提供智力支持。要根據國家檔案局的有關要求，積極研究煤炭企業(yè)檔案專業(yè)職稱評定的途徑、方法和程序，積極推進檔案人員職稱評定工作。檔案管理人員要增強愛崗敬業(yè)意識，努力為企業(yè)各類人員提供熱情周到的服務，樹立檔案管理人員的良好形象。

3.主動圍繞企業(yè)重點工作開展檔案管理工作

根據煤炭企業(yè)生產經營的實際情況，檔案管理部門和人員要圍繞企業(yè)中心工作和重點工作，大力開發(fā)檔案信息資源，采取多種形式，主動收集和整理各類檔案信息，對檔案信息資源進行多角度、深層次的開發(fā)，編制有價值的檔案信息，為領導決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務。要加強對企業(yè)重大項目的檔案驗收工作，確保各類資料真實完整。積極開展檔案的整理工作，確保各類檔案編目準確，家底清楚，整齊規(guī)范，查閱方便。積極采取有效措施，消滅積存、零散檔案未整理的現(xiàn)象。

4.積極推進檔案管理工作規(guī)范化

煤礦企業(yè)要認真貫徹落實國家檔案法等相關法律法規(guī)，根據企業(yè)發(fā)展的實際需要，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行修改、補充和完善，逐步建立起一套科學合理的檔案管理制度體系。要以各類檔案的完整收集、安全保管、有效利用為目標，結合本企業(yè)實際，研究制訂符合本企業(yè)特點的檔案分類、歸檔范圍和保管期限的相關制度體系。要加強對檔案的集中管理，改變檔案分散管理的局面，逐步建立檔案的集中統(tǒng)一的檔案管理體制，并相應落實好檔案的集中管理工作。

5.積極推進檔案管理工作信息化

煤礦企業(yè)應該加大檔案工作信息化的投入力度，將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化建設整體規(guī)劃，同步規(guī)劃，分步實施，有效利用。要認真貫徹落實國家檔案局、中央檔案館《關于貫徹落實〈電子文件管理暫行辦法〉的意見》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）的文件精神，結合煤炭企業(yè)各自實際，積極探索電子文檔管理的新模式，有重點、分階段地實施重要紙質檔案的數字化工作，逐步建立檔案數據庫，有效整合各類電子文件，促進檔案管理工作逐步科學化、規(guī)范化和信息化。

（作者單位：山西省霍州煤電集團公司檔案館）