信息化條件下高校財務管理流程的優(yōu)化

高新宇 李祥艷

［摘要］ 信息技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)的高校財務管理流程不再適應實際管理的需要，本文根據(jù)流程再造理論，分析高校實際管理中的業(yè)務流程和財務管理流程及其存在的缺陷，提出了通過優(yōu)化信息處理過程來優(yōu)化財務管理流程的理念及其具體措施。

［關(guān)鍵詞］ 高校；財務管理；流程；優(yōu)化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 11. 008

［中圖分類號］G475 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）11- 0015- 03

1流程再造理論與高校財務管理流程

在工業(yè)化時代，人們一直依據(jù)勞動分工的思想來建立和管理企業(yè)業(yè)務，把工作分為最簡單、最基本的步驟，由各自相對獨立的部門依次完成。２０世紀６０年代以來，信息技術(shù)革命使企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了很大的變化，原有的以勞動分工思想為主的管理方式已不適應企業(yè)的發(fā)展需要，于是出現(xiàn)了業(yè)務流程再造理論。該理論認為企業(yè)管理的理念是：把工作任務重新組合到首尾一貫的工作流程中。

高校基于勞動分工的思想把學校分為人事處、財務處、教務處等職能部門，財務管理流程也是基于這種管理模式形成的。在信息化條件下，這種財務管理流程顯現(xiàn)出許多弊端，因此必須改變傳統(tǒng)的工作方式，依據(jù)流程再造理論對財務管理流程進行優(yōu)化。

2高校財務管理流程分析

2.1 高校財務管理流程

不同的學校，由于管理方式的不同，導致其財務管理流程有很大的差異，通過對實際財務流程進行抽象，可以將高校財務管理過程中涉及的流程概括為兩類：業(yè)務流程和財務管理流程。

2.1.１ 業(yè)務流程

高校的日常業(yè)務中與財務管理相關(guān)的業(yè)務包括學生管理、工資管理、預算管理，籌資與投資不屬于日常業(yè)務，本文不做討論。

（１）學生管理流程。招生處錄取學生，將學生信息傳遞至財務處，財務處將學生信息錄入計算機，依據(jù)此信息向?qū)W生收取學費。學生處將學生資助金發(fā)放表傳遞至財務處，財務處按照資助金發(fā)放表發(fā)放資助金。

（２）工資管理流程。人事處將工資發(fā)放表傳遞至財務處，財務處按照工資發(fā)放表發(fā)放工資。

（３）預算管理流程。預算執(zhí)行單位填報預算申報表，財務處匯總各預算執(zhí)行單位的申報表，匯總、審核生成全校預算方案，然后由預算管理委員會或者校長辦公會等預算最高決策機構(gòu)批準通過。預算執(zhí)行單位根據(jù)經(jīng)批準的預算方案向財務處提交付款申請，財務處審核后提交至主管校長或者校長審批，付款申請經(jīng)審批后由財務處付款并進行賬務處理。

2.1.２ 財務管理流程

財務管理主要包括財務計劃、財務控制、財務評價等活動。依據(jù)信息在財務管理活動中的傳遞過程，可將財務管理流程抽象為信息采集、信息加工、信息報告3個流程。

（１）信息采集。信息采集流程主要是從業(yè)務流程中采集基礎(chǔ)信息，為信息加工流程服務。高校財務管理中需要采集的信息主要有學生信息、學生資助信息、人員工資信息、付款申請等。

（２）信息加工。信息加工是財務處對由業(yè)務流程中采集的信息進行匯總、審核，然后對其進行賬務處理，將處理結(jié)果保存在各類賬簿中。

（３）信息報告。信息報告是以賬簿為依據(jù)，編制內(nèi)部報表和外部報表，用于提供管理信息、決策信息，提交給學生處、人事處、教務處等部門。

從信息處理的角度看，財務管理活動都體現(xiàn)為信息傳遞過程，信息采集、信息加工和信息報告相互聯(lián)系，相互配合，服從于總體目標，形成一個有機整體。

2.2 傳統(tǒng)財務管理流程的缺陷分析

面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)財務管理流程不再適應高校的實際管理情況，因此，深入分析傳統(tǒng)財務管理流程的缺陷，對于優(yōu)化高校財務管理流程，提高高校財務管理水平具有重要意義。

2.2.１ 財務信息與業(yè)務信息分離

傳統(tǒng)的財務管理流程是按照勞動分工的思想設計的，高校按照職能劃分為不同的部門，每個部門負責一部分業(yè)務。由于思想和技術(shù)的制約，業(yè)務部門在向財務部門傳遞信息時以資金信息為主，業(yè)務流程中大量的管理信息并沒有傳遞至財務部門，結(jié)果同一業(yè)務活動的相關(guān)信息被劃分為資金信息和非資金信息，被分別保存于業(yè)務部門和財務部門。這種管理流程不僅使得流程環(huán)節(jié)增加，增加了信息傳遞的難度，而且容易導致財務信息與業(yè)務信息不一致和信息隔閡，難以提供完整的管理信息，給管理決策帶來困難。

2.2.２ 財務信息滯后于業(yè)務信息

任何組織的資金流都是伴隨著業(yè)務流流動的，但是在傳統(tǒng)的高校財務管理流程中，反映資金流信息的財務信息往往滯后于業(yè)務流信息。財務管理活動中的控制功能往往都是事后控制，使得高校無法從效益的角度對業(yè)務活動進行實時控制。主要原因在于，財務管理中所需的信息都是在業(yè)務發(fā)生后采集的，而不是在業(yè)務發(fā)生時實時采集；財務部門對滯后的信息進行加工，不能及時生成管理所需的信息；財務報告不能直接使用，往往需要經(jīng)過若干加工才能供管理者使用。在信息化條件下，這種缺陷削弱了財務信息的有用性和財務的控制力度。

2.2.３ 業(yè)務信息采集困難

當信息技術(shù)應用于高校管理活動時，由于沒有對現(xiàn)有的工作流程重新設計，僅僅簡單地將各部門的業(yè)務用計算機處理，并沒有發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。高校沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和設計，各部門按照自己流程加工數(shù)據(jù)，部門業(yè)務流程之間沒有規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，部門之間信息傳遞仍然以紙質(zhì)信息為主，大大增加了部門之間的信息傳遞時間。比如，人事部門將人員工資信息傳遞至財務部門時，財務部門仍然需要再次將人員工資信息錄入財務系統(tǒng)中；預算執(zhí)行單位執(zhí)行預算時，首先將紙質(zhì)審批單層層審批，財務人員再將審批后的付款申請手工錄入計算機進行賬務處理。由于業(yè)務信息需要財務人員重新錄入財務系統(tǒng)中，一方面，會加重財務人員的工作負擔，使財務人員用于管理的時間減少；另一方面，使錄入財務系統(tǒng)中的業(yè)務信息差錯率上升。

3 信息化條件下高校財務管理流程的優(yōu)化

3.1 財務管理流程優(yōu)化的主要理念

既然從信息處理的角度可將財務管理流程分為信息采集、信息加工和信息報告，傳統(tǒng)的財務管理流程在信息處理過程中存在許多缺陷，那么我們可以從優(yōu)化信息處理過程的角度來優(yōu)化財務管理流程。因此，高校財務管理流程優(yōu)化的主要理念是：以系統(tǒng)思想規(guī)劃和設計高校管理流程，把高校視為一個有機整體，使各個業(yè)務流程實現(xiàn)無縫對接，信息在各個業(yè)務流程中可以暢通地傳遞，信息傳遞的起點是業(yè)務部門而不是財務部門，財務管理是信息傳遞鏈條上的一個環(huán)節(jié)。

3.2 財務管理流程優(yōu)化的具體措施

3.2.１ 從學校整體的角度設計財務管理流程

在規(guī)劃和設計財務管理流程時，從學校整體的角度出發(fā)，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一規(guī)劃各個部門的業(yè)務流程，使全校的業(yè)務流程相互聯(lián)系、相互配合。財務管理流程的設計基于高校各項業(yè)務發(fā)生的完整流程信息，而不僅僅是財務管理所需的信息，財務部門可以實時地從其他部門獲取業(yè)務信息、實時處理信息、實時對外發(fā)布信息。

3.2.２ 將業(yè)務信息嵌入財務管理流程中

高校在開展各項業(yè)務活動的同時，將業(yè)務的相關(guān)信息傳遞到財務部門，財務部門根據(jù)業(yè)務信息及資金信息進行業(yè)務處理，生成含有業(yè)務信息的財務報告，為管理者提供有用的決策信息。財務管理改變原有的管理方式，將管理活動的范圍擴大到業(yè)務部門，直接關(guān)注業(yè)務過程，實時控制財務風險，真正做到讓財務人員參與實際業(yè)務的管理。

3.2.３ 利用信息技術(shù)實現(xiàn)直接調(diào)用業(yè)務信息

在傳統(tǒng)財務管理中，財務管理所需要的信息的錄入都是由財務人員完成的，在信息化條件下，應將信息錄入的起點延伸至其他部門。學校制定統(tǒng)一的信息傳遞編碼，各部門的管理系統(tǒng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，業(yè)務信息可以實現(xiàn)跨部門傳遞，這樣在財務管理中就可以直接調(diào)用業(yè)務信息。比如在預算管理中，預算執(zhí)行單位提交付款申請，財務人員可以實時查詢付款審批情況，并能直接調(diào)用該信息進行賬務處理。通過直接調(diào)用業(yè)務信息，可以使財務人員從日常信息錄入中解脫出來，更加關(guān)注學校的業(yè)務過程，實現(xiàn)財務的管理職能。

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